メールアドレス検証機能の概要と対処方法

管理者や従業員の登録メールアドレスに誤りがなく、本システムからの通知メールを正常に受信できるかどうかを検証するための機能です。

 

本システムの各種通知メール(申請承認機能やアラート通知機能、エラー通知など)は、メールアドレス検証を経て有効化されたメールアドレスだけに送信されます。以下の手順で必ずメールアドレスの検証を行ってください。

 

本機能の背景

本システムの利用者増加に伴い、通知メールが宛先不明となり不達になるケースが増加しています。主な原因はメールアドレスの誤登録です。

宛先不明のまま送信を続けると、本システムからの通知メールがブラックリストに登録され、お客様に送信できなくなります。これを避けるため、一部の通知メールについては、お客様にて検証が完了したメールアドレスだけに送信する仕様となっております。

 

目次

 

本機能の対象

対象となる通知メール

以下の通知メールは、メールアドレス検証を経て有効化されたメールアドレスだけに送信されます。

 

KING OF TIME 勤怠管理

 

KING OF TIME データ分析

「KING OF TIME データ分析」から配信される通知メール

KING OF TIME 給与

「KING OF TIME 給与」から従業員に配信される年末調整の依頼やリマインドメール

 

メールアドレス検証の影響を受けない通知メール

以下の通知メールは、メールアドレス検証が完了していないメールアドレスにも送信されます。

 

対象となる管理者・従業員

admin全権管理者以外の全権管理者、一般管理者、従業員に対してメールアドレス検証が必要です。

admin全権管理者はメールアドレス検証の必要はありません。

※管理者アカウントと従業員アカウントなど、複数のアカウントに同一メールアドレスを登録している場合、それぞれでメールアドレス検証が必要です。

 

退職者への検証メール送信について

  • 退職日が検証メール送信日よりも前の場合、検証メールは送信されません
    例:退職日9月15日 検証メール自動送信日9月20日(有効化の期限9月27日の1週間前)
    →検証メールは送信されません
  • 退職日が検証メール送信日よりも後の場合:検証メールは送信されます
    例:退職日9月15日 検証メール自動送信日9月10日(有効化の期限9月17日の1週間前)
    →検証メールは送信されます

 

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【手順1】検証メールの送信

システムによる自動送信、または管理者による手動送信を行います。

 

自動送信

以下のタイミングで検証メールが自動送信されます。

 

タイミング 送信先メールアドレス
メールアドレスを新規登録したとき 新規登録メールアドレス
メールアドレスを変更したとき 変更後のメールアドレス
有効化したメールアドレスの有効期限の1週間前
※有効期限は有効化完了より1年間です。
登録メールアドレス

 

ポイント

従業員データの新規登録時に検証メールを自動送信したくない場合はこちらの記事をご参照ください。

 

手動送信

検証メールに記載されたリンクの有効期限は7日間です。対象者の処理が遅れ、リンクの有効期限が切れてしまった場合は、手動での再送信が必要です。

※管理者アカウントに対して送信する場合は、全権管理者だけが操作可能です。従業員アカウントに対して送信する場合は、全権管理者または「従業員設定」権限が「◯閲覧・編集」以上の一般管理者だけが操作可能です。

 

1. 以下の画面で[メールアドレス検証]をクリックします。

  • 設定 > 管理者 > 管理者設定
  • 設定 > 従業員 > 従業員設定

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2. 対象者を選択し、[メール送信]をクリックします。

※「メールアドレス検証」欄が「済」になっている対象者にもメール送信したい場合は下図のように「検証済みのメールアドレスにも検証メールを送信します」にチェックを入れます。

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3. 検証メールが問題なく送信された場合は、送信された対象者のリストが表示されます。

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補足

メール送信後、「下記の内容で0人の従業員にメールを送信しました」というメッセージが表示されることがあります。この場合、メールは送信されていません

2022-10-25_11h18_49.png

 

このメッセージは以下の両方の条件に合致したときに表示されます。

  • 対象者全員の「メールアドレス検証」欄が「済」になっている
  • 上記の手順2.で「検証済みのメールアドレスにも検証メールを送信します」にチェックを入れずにメール送信している

 

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【手順2】メールアドレスの有効化

1. 対象者は受信した検証メールを開き、本文内にあるメールアドレス有効化のためのURLをクリックします。

※確認用URLの有効期限は7日間です。有効期限を超過した場合は、担当者に検証メールの再送信を依頼してください。

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2. 以下の画面が出れば検証は完了です。メールアドレスが有効化されました。

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ポイント

対象者がメールアドレスを有効化すると、管理画面のメールアドレス検証画面で「メールアドレス検証」の項目が「済」表示になり、1年間の有効期限が表示されます。

mceclip3.png

 

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ご注意:有効期限が切れた場合

メールアドレスの有効化をせずに「メールアドレス検証有効期限」を過ぎると、下図のように「メールアドレス検証」欄の背景が赤くなり、「未」と表示されます。この表示になったメールアドレスには、アラート通知や申請承認などのメール通知が一切送信されなくなります。

 

※有効期限が過ぎた場合も対象メールアドレスへの検証メールの手動送信と有効化を行えば復旧可能ですので、お早めにご対応ください。

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