従業員や管理者のメールアドレスを有効化する方法(メールアドレス検証)

従業員や管理者(admin全権管理者以外)のメールアドレスを登録または変更すると、対象のメールアドレス宛に「検証メール」が自動送信されます。メール本文に記載されたリンクを開くことでメールアドレスが有効化されます。本システムからの一部の通知メールは、このように有効化されたメールアドレスだけに送信されます。

 

有効化されたメールアドレスの有効期限は1年間です。有効期限の1週間前に検証メールが再度自動送信されます。メール本文に記載されたリンクを開くことで有効期限が1年後に延長され、継続して通知メールを受信できます。

 

本記事では、メールアドレス検証機能の概要と実施手順を解説します。

 

目次

 

機能概要

本システムの利用者増加に伴い、通知メールが宛先不明となり不達になるケースが増加しています。主な原因はメールアドレスの誤登録です。宛先不明のまま送信を続けると、本システムからの通知メールがブラックリストに登録され、お客様に送信できなくなります。これを避けるため、一部の通知メールについては、お客様にて検証が完了したメールアドレスだけに送信する仕様となっております。

 

メールアドレス検証が必要なアカウント

  • 従業員アカウント
  • admin全権管理者以外の管理者アカウント

詳細はこちら

 

受信にメールアドレス検証が必要となるメール

申請承認メールや、アラート通知メールなどの各種通知メール

詳細はこちら

 

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【手順1】検証メールの送信

基本的にはシステムによって自動送信されますが、必要に応じて管理者による手動送信を行います。

 

自動送信

以下のタイミングで検証メールが自動送信されます。

  • 従業員や管理者のメールアドレスを新規登録したタイミングで自動送信されます。
  • 従業員や管理者のメールアドレスを変更したタイミングで、変更後のアドレスに自動送信されます。
  • 有効化したメールアドレスの有効期限は1年間です。有効期限が切れる1週間前に自動送信されます。

 

ポイント

従業員データの新規登録時に検証メールを自動送信したくない場合はこちらの記事をご参照ください。

 

手動送信

検証メールに記載されたリンクの有効期限は7日間です。何らかの理由で従業員や管理者が検証メールに対応できず、リンクの有効期限が切れてしまった場合は、手動での再送信が必要です。

手順の詳細はこちらの記事をご参照ください。

 

手動送信が必要な例

  • 対象となる従業員や管理者が検証メールに気づかず対応できなかった
  • 入社予定の従業員のメールアドレスを、入社日前に登録したため対応できなかった

 

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【手順2】メールアドレスの有効化

対象となる管理者・従業員は、検証メールが届いたら、本文内に記載されたリンクを開いてメールアドレスを有効化します。手順の詳細はこちらの記事をご参照ください。

 

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【手順3】進捗確認

管理画面にて、メールアドレスが有効化されているかどうかを確認します。

※従業員に対して送信する場合、全権管理者または「従業員設定」権限が「◯閲覧・編集」の一般管理者が操作できます。

※管理者に対して送信する場合、全権管理者だけが操作できます。

 

1. 以下それぞれの画面で、[メールアドレス検証]をクリックします。

  • 設定 > 従業員 > 従業員設定 > [メールアドレス検証]
  • 設定 > 管理者 > 管理者設定 > [メールアドレス検証]

 

2. 対象者がメールアドレスを有効化すると、「メールアドレス検証」欄が「済」となり、1年間の有効期限が表示されます。

「メールアドレス検証」欄に「未」と表示されているメールアドレスは有効化されていません。一定期間を経ても有効化が完了しない場合は、詳細を確認してください。

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詳細確認の流れ

まずは対象者に声掛けし、検証メールが届いているかどうかを確認してください。

 

メールが届いていたが対応していなかった場合

対象者に、検証メール内に記載されたリンクをクリックして有効化するよう依頼してください。リンクの有効期限はメール送信から7日間です。有効期限が切れている場合は、検証メールを手動送信してください。

 

メールが届いていない場合

考えられる原因と対処方法は以下の通りです。確認・対応のうえ、検証メールを手動送信してください。

 

登録されたメールアドレスが誤っている:

登録されたメールアドレスが誤っている場合、検証メールを受信できず、有効化できません。管理画面の以下のメニューを開き、登録メールアドレスが正しいかどうかをご確認ください。

  • 従業員の場合:設定 > 従業員 > 従業員設定
  • 管理者の場合:設定 > 管理者 > 管理者設定

 

メーラーの受信設定でフィルタリングされている:

URL付きのメールを受信拒否している、登録アドレス以外からのメールを受信拒否している、迷惑メールに振り分けられているなど、ご利用のメーラーの設定によって、検証メールを受信できていない場合があります。メーラーの受信設定をご確認ください。

 

 

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