勤怠差異「基準時刻と打刻 / ログ / 入退室の差異」ではどのようなことができますか?

勤怠レポート > 勤怠差異 > 「基準時刻と打刻 / ログ / 入退室の差異」の仕様を解説します。

※タブ名は「比較対象」の設定によって異なります。

 

目次

 

機能概要

出退勤予定時間などのスケジュール時間と出退勤打刻時刻、PCログ時刻、入退室時刻を比較し、乖離している従業員を確認できます。比較した差異は「過少」「過大」時間として集計されます。それぞれ以下を意味します。

 

  • 過少:出退勤打刻時刻、PCログ時刻、入退室時刻に対し、出退勤予定時間などのスケジュール時間の方が少ない
  • 過大:出退勤打刻時刻、PCログ時刻、入退室時刻に対し、出退勤予定時間などのスケジュール時間の方が多い

 

「時間外勤務申請機能」を利用していて「過少」の値が大きい場合、未申請残業時間が発生していることが考えられます。

 

KING OF TIME 勤怠管理との連携について

  • 出退勤予定時間などのスケジュール時間や出退勤打刻時刻は、KING OF TIME 勤怠管理から連携します。連携仕様はこちらをご参照ください。

  • エラー勤務日の打刻時刻は連携されません。

  • みなし勤務スケジュール(直行 / 直帰 / 直行直帰)を登録している場合は、みなし勤務の時刻(出勤 / 退勤予定時刻)が打刻時刻として連携されます。また、みなし勤務スケジュールの日に打刻があってもエラー勤務としないように設定している場合、実際に打刻した時刻が打刻時刻として連携されます。

 

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事前設定

ご利用の際は、以下を設定してください。

 

メニューバー「環境設定」 > 「表示設定」 > 「勤怠差異の表示」 > 「 基準時刻との差異」にチェックを入れて[登録]をクリック

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「PCログ」ご利用時の事前設定

KING OF TIME システムログのデータを利用する場合は、事前にKING OF TIME システムログのクライアントアプリケーションをセットアップします(詳細はこちら)。

 

PCログのCSVデータをアップロードすることも可能です(詳細はこちら)。

 

「入退室」ご利用時の事前設定

入退室のCSVデータをアップロードします(詳細はこちら)。

 

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「過少」を確認するための利用条件

未申請残業時間がある可能性として「過少」をご確認いただける条件は以下となります。

 

利用できる

  • 時間外勤務申請機能を利用している
    ※残業時間を「~○○:○○まで」というように「時刻」で申請する方法です。

 

利用できない

  • 残業上限の制限機能を利用している
    ※残業時間を「○○分」というように「時間数」で申請する方法です。

  • 残業申請を利用していない
    ※残業時間を打刻時刻どおりに計上している場合です。

 

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「基準時刻」の定義

「基準時刻」とは以下を指します。

 

始業

(1)出勤予定時間のみであれば”出勤予定時間”を基準時刻とする。

(2)出勤予定時間と勤務開始刻限がある場合は”勤務開始刻限”を基準時刻とする。

(3)出勤予定時間と勤務開始刻限の間に出勤打刻がある場合は”出勤打刻”を基準時刻とする。

 

終業

(1)退勤予定時間のみであれば”退勤予定時間”を基準時刻とする。

(2)退勤予定時間と勤務終了刻限がある場合は”勤務終了刻限”を基準時刻とする。

(3)退勤予定時間と勤務終了刻限の間に退勤打刻がある場合は”退勤打刻”を基準時刻とする。

 

図解(1)

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図解(2)

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図解(3)

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基準時刻は、「打刻」「PCログ」「入退室」いずれかの任意の時刻と比較します。

 

ご注意

前述のとおり、KING OF TIME 勤怠管理で「残業上限の制限機能」を利用していたり、そもそも残業申請機能を利用せず、打刻時刻どおりに計上している場合は「過少」は正しく計算されません。これらの利用方法では「勤務開始/終了刻限」を入力しないので、申請の有無に関わらず「出退勤予定」が「基準時刻」となり「過少」が多く計上されてしまうためです。

「過少」の算出機能は「時間外勤務申請機能」を利用していることを前提としていることをご了承ください。

 

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データの確認・操作方法

データの確認や操作の手順を解説します。

※暦日(1日~末日)で集計されます。

 

閾値の設定

勤怠レポート > 勤怠差異 > 「基準時刻と打刻 / ログ / 入退室の差異」の画面右上の歯車のマークをクリックします。

1.png

 

比較対象や見たい差異、閾値を設定します。

2.png

※画像クリックで拡大します。

 

比較対象

基準時刻と比較する時刻を設定します。

項目名 説明
基準時刻-打刻 KING OF TIME 勤怠管理の打刻データと比較します。
基準時刻-PCログ KING OF TIME システムログのデータ、もしくはCSVデータでアップロードしたデータと比較します。
基準時刻-入退室 CSVデータでアップロードしたデータと比較します。
※「入退室」の時刻はAPI連携できません。

 

見たい差異

過少申告だけの差異を表示するか、過少申告と過大申告どちらの差異も表示するかを設定します。

 

設定方法

閾値の設定を、利用中の所属設定に対して一括で行うのか、所属 / 雇用区分別に行うのかを設定します。

 

「利用中の所属を一括で設定」を選択した場合、「利用」のチェックボックスにチェックがある所属に対し、後述の「閾値設定」で設定した値を適用します。

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また、「所属/雇用区分別に設定」を選択した場合、「利用」にチェックがある所属に対して閾値を設定できます。何分以上の乖離を「差異」の対象とするのかを設定します。さらに表内の右側「個別」を開くと、所属内の各雇用区分に対して「利用」のオン・オフと閾値を設定できます。

3.png

※画像クリックで拡大します。

 

閾値設定

前述の「設定方法」で「利用中の所属を一括で設定」を選択した場合に入力可能になります。

 

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年間推移

勤怠レポート > 勤怠差異 > 「基準時刻と打刻 / ログ / 入退室の差異」をクリックします。

 

年間の平均差異と「閾値」を超えた実人数をグラフと表で確認できます。表示「所属」「雇用区分」を絞ることで、所属や雇用区分別にも確認できます。

 

「過少申告」は「出勤基準前」と「退勤基準後」と「基準時刻なし」の差異が、「過大申告」は「出勤基準後」と「退勤基準前」と「打刻なし」(ログなし、入退室なし)の差異が対象です。

※「打刻なし」「ログなし」「入退室なし」の表示は、歯車アイコン(設定) > ”基準時刻との差異”の設定 > 比較対象 の設定により変わります。

4.png

※画像クリックで拡大します。

 

グラフにカーソルを合わせると吹き出しが表示され、平均差異と差異時間の合計を確認できます。

5.PNG

 

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個人別一覧

勤怠レポート > 勤怠差異 > 「基準時刻と打刻 / ログ / 入退室の差異」の画面右上の「個人別一覧」をクリックします。

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表示月の基準時間や差異時間など、個人ごとに確認できます。いずれかの従業員の行をクリックすると、より詳細な内容が確認できます。

基準時刻.PNG

※画像クリックで拡大します。

 

表の左上にあるフィルターで、「出勤基準前」「退勤基準後」「基準時刻なし」「出勤基準後」「退勤基準前」「打刻なし」(ログなし、入退室なし)項目の絞り込みができます。

※「打刻なし」「ログなし」「入退室なし」の表示は、歯車アイコン(設定) > ”基準時刻との差異”の設定 > 比較対象 の設定により変わります。

フィルターデザイン(基準時刻).PNG

 

個人別一覧の各項目の説明は次の通りです。

項目名 説明
月間差異 拘束時間と基準時間の差異の月の合計時間です。
拘束時間

”基準時刻との差異”の設定 > 比較対象 の設定により変わります。

  • 基準時刻ー打刻を選択:
    出勤打刻~退勤打刻までの、月の合計時間です。
    ※休憩時間も含みます。

  • 基準時刻ーPCログを選択:
    日の最初のログ~最後のログまでの、月の合計時間です。

  • 基準時刻ー入退室を選択:
    入室時刻~退室時刻までの、月の合計時間です。
基準時間 基準時間の月の合計時間です。
過少 出勤基準前 打刻 / ログ / 入退室が先に記録され、その後に出勤基準が記録されています。サービス残業が発生した可能性がありますのでご注意ください。
退勤基準後 退勤基準が先に記録され、その後に打刻 / ログ / 入退室が記録されています。サービス残業が発生した可能性がありますのでご注意ください。
基準時刻なし 打刻 / ログ / 入退室が記録されている時間のうち、基準時刻のない時間を記録しています。サービス残業が発生した可能性がありますのでご注意ください。
過大 出勤基準後 出勤基準が先に記録され、その後に打刻 / ログ / 入退室が記録されています。
退勤基準前 打刻 / ログ / 入退室が先に記録され、その後に退勤基準が記録されています。
打刻 / ログ / 入退室なし 基準時刻が記録されている時間のうち、打刻 / ログ / 入退室のない時間を記録しています。

 

また、画面右上の「個人データ[CSV]」ボタンをクリックすると、「個人別詳細」の表示内容の一覧をCSVデータで出力できます。

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個人別詳細

「個人別一覧」画面で行をクリックすると、その従業員の日ごとのログと打刻時刻のタイムバー、差異時間が確認できます。

8.PNG

※画像クリックで拡大します。

 

[詳細] をクリックすると、集計画面が表示されます。

9_2.png

※画像クリックで拡大します。

 

(1)打刻時刻、ログ時刻がタイムバーで表示されます。

緑……過少集計されている時間帯

青……過大集計されている時間帯

黄……休憩、またはロック中の時間帯

 

(2)打刻時刻、ログ時刻を確認できます。

 

(3)過少集計されている時間の合計、過大集計されている時間の合計が表示されています。

 

補足

  • タイムバーの表示開始時間は、KING OF TIME 勤怠管理にて設定した従業員の所属の日付変更時間となります。所属設定の詳細はこちらをご参照ください。

  • 勤怠差異の集計例はこちらをご参照ください。

 

ご注意

基準時刻と打刻 / ログ / 入退室時刻の差異時間は、システムの内部では秒数も含めて計算しています。そのため、画面上に表示されている基準時刻と打刻 / ログ / 入退室時刻の差異を計算した場合と、最大1分程のずれが生じる可能性があります。

 

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