勤怠差異「基準時刻と打刻 / ログ / 入退室の差異」ではどのようなことができますか?

勤怠レポート > 勤怠差異 > 「基準時刻と打刻 / ログ / 入退室の差異」の仕様を解説します。

※タブ名は「比較対象」の設定によって異なります。

 

目次

 

機能概要

出退勤予定時間などのスケジュール時間と出退勤打刻時刻、PCログ時刻、入退室時刻を比較し、乖離している従業員を確認できます。比較した差異は「過少」「過大」時間として集計されます。それぞれ以下を意味します。

  • 過少:出退勤打刻時刻、PCログ時刻、入退室時刻に対し、出退勤予定時間などのスケジュール時間の方が少ない

  • 過大:出退勤打刻時刻、PCログ時刻、入退室時刻に対し、出退勤予定時間などのスケジュール時間の方が多い

 

「時間外勤務申請機能」を利用していて「過少」の値が大きい場合、未申請残業時間が発生していることが考えられます。

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事前設定

ご利用の際は、以下を設定してください。

 

メニューバー「環境設定」 > 「表示設定」 > 「勤怠差異の表示」 > 「 基準時刻との差異」にチェックを入れて[登録]をクリック

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「PCログ」ご利用時の事前設定

KING OF TIME システムログのデータを利用する場合は、事前にKING OF TIME システムログのクライアントアプリケーションをセットアップします(詳細はこちら)。

 

PCログのCSVデータをアップロードすることも可能です(詳細はこちら)。

 

「入退室」ご利用時の事前設定

入退室のCSVデータをアップロードします(詳細はこちら)。

 

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「過少」を確認するための利用条件

未申請残業時間がある可能性として「過少」をご確認いただける条件は以下となります。

 

利用できる

  • 時間外勤務申請機能を利用している
    ※残業時間を「~○○:○○まで」というように「時刻」で申請する方法です。

 

利用できない

  • 残業上限の制限機能を利用している
    ※残業時間を「○○分」というように「時間数」で申請する方法です。

  • 残業申請を利用していない
    ※残業時間を打刻時刻どおりに計上している場合です。

 

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「基準時刻」の定義

「基準時刻」とは以下を指します。

 

始業

(1)出勤予定時間のみであれば”出勤予定時間”を基準時刻とする。

(2)出勤予定時間と勤務開始刻限がある場合は”勤務開始刻限”を基準時刻とする。

(3)出勤予定時間と勤務開始刻限の間に出勤打刻がある場合は”出勤打刻”を基準時刻とする。

 

終業

(1)退勤予定時間のみであれば”退勤予定時間”を基準時刻とする。

(2)退勤予定時間と勤務終了刻限がある場合は”勤務終了刻限”を基準時刻とする。

(3)退勤予定時間と勤務終了刻限の間に退勤打刻がある場合は”退勤打刻”を基準時刻とする。

 

図解(1)

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図解(2)

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図解(3)

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基準時刻は、「打刻」「PCログ」「入退室」いずれかの任意の時刻と比較します。

 

ご注意

前述のとおり、KING OF TIMEで「残業上限の制限機能」を利用していたり、そもそも残業申請機能を利用せず、打刻時刻どおりに計上している場合は「過少」は正しく計算されません。これらの利用方法では「勤務開始/終了刻限」を入力しないので、申請の有無に関わらず「出退勤予定」が「基準時刻」となり「過少」が多く計上されてしまうためです。

「過少」の算出機能は「時間外勤務申請機能」を利用していることを前提としていることをご了承ください。

 

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データの確認・操作方法

データの確認や操作の手順を解説します。

※暦日(1日~末日)で集計されます。

 

閾値の設定

勤怠レポート > 勤怠差異 > 「基準時刻と打刻 / ログ / 入退室の差異」の画面右上の歯車のマークをクリックします。

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比較対象や見たい差異、閾値を設定します。

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比較対象

基準時刻と比較する時刻を設定します。

項目名 説明
基準時刻-打刻 KING OF TIME 勤怠管理の打刻データと比較します。
基準時刻-PCログ KING OF TIME システムログのデータ、もしくはCSVデータでアップロードしたデータと比較します。
基準時刻-入退室 CSVデータでアップロードしたデータと比較します。
※「入退室」の時刻はAPI連携できません。

 

見たい差異

過少申告だけの差異を表示するか、過少申告と過大申告どちらの差異も表示するかを設定します。

 

設定方法

閾値の設定を、利用中の所属設定に対して一括で行うのか、所属 / 雇用区分別に行うのかを設定します。

 

「利用中の所属」は、画面下部の表内にある「利用」のチェックボックスにチェックがある所属を指します。

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また、「所属雇用区分別に設定」を選択すると、表内の右側「個別」を開けるようになり、雇用区分別の入力欄が表示されます。

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閾値設定

何分以上の乖離を「差異」の対象とするのか、閾値を設定します。

 

差異を集計する範囲

「比較対象」でログか入退室を選択すると「差異を集計する範囲」が表示されます。出退勤基準時刻の前後何時間までのログを当日のログとして扱うかを設定できます。

※こちらの設定は、過去のデータにも適用されます。ご注意ください。

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補足

当日の範囲内にログが存在せず、下図のように前日や翌日にログが跨っている場合、その前日や翌日のログが記録されます。

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年間推移

勤怠レポート > 勤怠差異 > 「基準時刻と打刻 / ログ / 入退室の差異」をクリックします。

 

年間の平均差異と「閾値」を超えた実人数をグラフと表で確認できます。表示「所属」「雇用区分」を絞ることで、所属や雇用区分別にも確認できます。

 

「過少申告」は「出勤基準前」と「退勤基準後」の差異が、「過大申告」は「出勤基準後」と「退勤基準前」の差異が対象です。

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グラフにカーソルを合わせると吹き出しが表示され、平均差異と実人数を確認できます。

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個人別一覧

勤怠レポート > 勤怠差異 > 「基準時刻と打刻 / ログ / 入退室の差異」の画面右上の「個人別一覧」をクリックします。

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表示月の基準時間や差異時間など、個人ごとに確認できます。いずれかの従業員の行をクリックすると、より詳細な内容が確認できます。

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表の左上にあるチェックボックスで、表の「出勤基準前」「出勤基準後」「退勤基準前」「退勤基準後終業後」項目の表示/非表示を切り替えられます。

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「在社時間」項目では、「”基準時刻との差異”の設定」の「比較対象」で選択した、いずれかの差異の月間累計を集計します。

 

また、画面右上の「個人データ[CSV]」ボタンをクリックすると、「個人別詳細」の表示内容の一覧をCSVデータで出力できます。

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個人別詳細

「個人別一覧」画面で行をクリックすると、その従業員の日ごとの「基準時刻との差異」が確認できます。

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比較対象で「ログ」か「入退室」を選択している場合、「差異を集計する範囲」で設定した当日の範囲内に含まれないデータは、かっこ付きで表示されます。

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詳細を確認したい日をクリックすると、画面下半分にバーチャートが表示されます。

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(1)スケジュール時刻、打刻時刻、ログ時刻が表示されます。

「入退出との差異」を見る設定にしている場合は、入退出時刻も表示されます。

 

バーチャート
緑……ログイン状態が継続している場合
黄……無操作の時間帯(ロックからロック解除までの時間)

 

「ログ」と「入退室」の「差異を集計する範囲」で設定した当日の範囲内に含まれないデータは、点線で表示されます。

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(2)無操作の時間帯のログの詳細情報が確認できます。

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