従業員の退職処理方法と、退職処理後の挙動を解説します。
目次
退職処理方法
KING OF TIME 勤怠管理側で、対象従業員の「退職日」を入力することで退職処理となります。詳細はこちらをご参照ください。
補足
退職後の挙動
1. 退職者には源泉徴収票をアップロードできません
管理画面 > 業務一覧 > 源泉徴収票発行 では、退職者に対して源泉徴収票のPDFデータをアップロードできません。アップロードが必要になる場合は、退職処理方法で入力した「退職日」をいったん削除してから操作してください。
※対応完了後は退職日を必ず再入力してください。退職日が入力されていない期間によっては、課金対象となる場合があります(詳細はこちら)。
給与明細は退職後もアップロード可能
管理画面 > 業務一覧 > 明細発行 では、退職者にも制限なく給与明細のCSVデータをアップロードできます。
退職者に給与明細を発行しない場合は、退職者を除いたデータをアップロードしてください。データをアップロードする際の「配信対象者の一覧」画面には、退職済みの従業員も表示されます。退職者にメール通知したくない場合は、「対象」チェックを外して保存してください。
2. 退職者は従業員画面にログインできません
「退職日」を過ぎた従業員は、本システムの従業員画面にログインできません。このため、アップロードされた給与明細や源泉徴収票も確認できません。確認が必要になる場合は、次のいずれかの方法で対応してください。
方法1:管理者がデータを取得して、従業員に直接送付する
管理画面 > 業務一覧 > 明細閲覧 > 該当タイトルをクリック > 対象者の[PDF]をクリックで、PDFデータが表示されますので、ブラウザ機能でダウンロードします。このPDFデータを個別のメールなどで直接送付してください。
「KING OF TIME 給与」で退職者の源泉徴収票を出力する
KING OF TIME 給与で毎月の給与計算を行っている場合は、管理画面 > 帳票・データ > 退職者の源泉徴収票 にて、退職日を過ぎた従業員の源泉徴収票をPDFデータで出力できます。
方法2:「退職日」をいったん削除する
退職処理方法で入力した「退職日」をいったん削除し、対象者がデータをダウンロードした後で再度「退職日」を登録します。
※対応完了後は退職日を必ず再入力してください。退職日が入力されていない期間によっては、課金対象となる場合があります(詳細はこちら)。
3. 退職者は「在籍者一覧」フィルターには表示されません
「退職日」を過ぎた従業員は、従業員一覧画面にデフォルトで用意されている「在籍者一覧」フィルターには表示されません。退職者を含んだ一覧を表示するには新たなフィルターを作成してください。
退職者を含んだフィルターの作成方法
「在籍者一覧」フィルターの一部を変更し、別の名称で複製を登録する方法をご紹介します。
1. 管理画面 > 従業員一覧 を開き、画面左部の[>フィルターを表示]をクリックします。
2. フィルター一覧が表示されます。「在籍者一覧」の[編集](ペンのアイコン)をクリックします。
3. フィルター編集画面が表示されます。フィルター名を「退職者含む」などに変更します。条件を下図のように追加します。
※画像クリックで拡大します。
4. [別名保存]をクリックします。退職者を含んだ新たなフィルターが作成されます。