退職処理方法 / 退職処理後の挙動

従業員の退職処理方法と、退職処理後の挙動を解説します。

 

目次

 

退職処理方法

KING OF TIME 勤怠管理側で、対象従業員の「退職日」を入力することで退職処理となります。詳細はこちらをご参照ください。

 

補足

  • KING OF TIME 勤怠管理の利用開始時期によって、KING OF TIME 勤怠管理での「打刻人数」に応じた従量課金制、または従業員の「登録人数」に応じた従量課金制のいずれかが適用されます。退職者の利用料金について、詳細はこちらをご参照ください。
  • 過去日付の退職日を設定した従業員を登録することは可能です。ただし退職者は「在籍者一覧」フィルターには表示されないため、後述の手順でフィルターを作成してください。

 

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退職後の挙動

1. 退職者には源泉徴収票をアップロードできません

管理画面 > 業務一覧 > 源泉徴収票発行 では、退職者に対して源泉徴収票のPDFデータをアップロードできません。アップロードが必要になる場合は、退職処理方法で入力した「退職日」をいったん削除してから操作してください。

※対応完了後は退職日を必ず再入力してください。退職日が入力されていない期間によっては、課金対象となる場合があります(詳細はこちら)。

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給与明細は退職後もアップロード可能

管理画面 > 業務一覧 > 明細発行 では、退職者にも制限なく給与明細のCSVデータをアップロードできます。

 

退職者に給与明細を発行しない場合は、退職者を除いたデータをアップロードしてください。データをアップロードする際の「配信対象者の一覧」画面には、退職済みの従業員も表示されます。退職者にメール通知したくない場合は、「対象」チェックを外して保存してください。

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2. 退職者は従業員画面にログインできません

「退職日」を過ぎた従業員は、本システムの従業員画面にログインできません。このため、アップロードされた給与明細や源泉徴収票も確認できません。確認が必要になる場合は、次のいずれかの方法で対応してください。

 

方法1:管理者がデータを取得して、従業員に直接送付する

管理画面 > 業務一覧 > 明細閲覧 > 該当タイトルをクリック > 対象者の[PDF]をクリックで、PDFデータが表示されますので、ブラウザ機能でダウンロードします。このPDFデータを個別のメールなどで直接送付してください。

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「KING OF TIME 給与」で退職者の源泉徴収票を出力する

KING OF TIME 給与で毎月の給与計算を行っている場合は、管理画面 > 帳票・データ > 退職者の源泉徴収票 にて、退職日を過ぎた従業員の源泉徴収票をPDFデータで出力できます。

 

方法2:「退職日」をいったん削除する

退職処理方法で入力した「退職日」をいったん削除し、対象者がデータをダウンロードした後で再度「退職日」を登録します。

※対応完了後は退職日を必ず再入力してください。退職日が入力されていない期間によっては、課金対象となる場合があります(詳細はこちら)。

 

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3. 退職者は「在籍者一覧」フィルターには表示されません

「退職日」を過ぎた従業員は、従業員一覧画面にデフォルトで用意されている「在籍者一覧」フィルターには表示されません。退職者を含んだ一覧を表示するには新たなフィルターを作成してください。

 

退職者を含んだフィルターの作成方法

「在籍者一覧」フィルターの一部を変更し、別の名称で複製を登録する方法をご紹介します。

 

1. 管理画面 > 従業員一覧 を開き、画面左部の[>フィルターを表示]をクリックします。

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2. フィルター一覧が表示されます。「在籍者一覧」の[編集](ペンのアイコン)をクリックします。

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3. フィルター編集画面が表示されます。フィルター名を「退職者含む」などに変更します。条件を下図のように追加します。

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※画像クリックで拡大します。

 

4. [別名保存]をクリックします。退職者を含んだ新たなフィルターが作成されます。

 

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