クラウド労務ソフト「SmartHR」と、従業員情報の連携を行なうことができます。
利用条件
ご利用前に、まずは利用条件をお確かめください。
- KING OF TIME/SmartHR 両方のアカウントを持っている
連携機能
- KING OF TIME に登録されている従業員情報を SmartHR に送信
新規登録・更新が可能 - SmartHR に登録されている従業員情報を KING OF TIME に送信
新規登録・更新が可能 - 送信のログを記録
事前設定
1．SmartHRにログインし、画面右上アカウント名をクリック ＞［共通設定］ を開きます。
2．画面左側の「チーム共通設定」内 ＞［アプリケーション連携］をクリック ＞［SmartHR オプション機能］を開きます。
3．KING OF TIME 連携［インストール］をクリックします。※一度［インストール］ボタンをクリックすると、 次回からはボタン表示が［アプリを開く］に変わります。
4. トップ画面に戻り、画面左側「オプション機能」 ＞ 「KING OF TIME連携」をクリックします。
5．KING OF TIME 連携 ＞ 登録する をクリックします。
6. 「KING OF TIME連携設定」画面になるので、［登録する］をクリックします。
7. admin全権管理者のログインIDとパスワードを入力します。利用規約と同意書をお読みいただき、「確認のうえ、同意します。」にチェックを入れ、［承諾する］をクリックします。
8．以下の画面になりましたら、設定完了です。
データ連携
1． TOP画面 ＞ 機能一覧 ＞ ［KING OF TIME 連携］をクリックします。
2．［KING OF TIME から SmartHR に取り込む］または［SmartHR から KING OF TIMEに 送る］をクリックします。
KING OF TIME から SmartHR に取り込む
KING OF TIME の従業員データを SmartHR に取り込みを行います。
1．取り込みたい従業員にチェックを入れ、［取り込む］ボタンをクリックします。
※入社日や性別、生年月日等はKING OF TIMEに入力している内容が表示されます。
※入社日が未来日/退職日が過去日 の場合は、連携不可となります。
2．［取り込む］をクリック後に、どの事業所の従業員として取り込むのか選択する画面が表示されます。所属事業所を選択し、［連携を実行する］をクリックします。
※所属事業所を選択する際は、1つの事業所しか選択ができません。従業員によって所属事業所が異なる場合は、事業所ごとに従業員を取り込むか、取り込み後、SmartHR 側で事業所の設定変更を行ってください。
SmartHR 側に複数の事業所が設定されている場合、かつ、新規で登録する従業員の場合のみ [所属事業所] を選択する必要があります。（更新時の対象にはなりません。）
3．取り込み完了後、画面左下に「取り込みが完了しました」とメッセージが表示されますSmartHR［従業員リスト］を開き、従業員情報が取り込まれていることをご確認ください。
ポイント
この作業はWebAPIの制限時間帯に行えません。
※制限時間帯 8：00～10：00/17：30～18：30
【画面表示】
SmartHR から KING OF TIME に送る
SmartHR から KING OF TIME に従業員データの取り込みを行います。
1．KING OF TIME に取り込みたい従業員にチェックを入れ、［送る］ボタンをクリックします。
※KING OF TIMEと連携を行うためには、SmartHR 側で社員番号・姓名が必須となります。
社員番号・姓名の登録がない場合は、取り込みを行う際エラーとなります。
2．［送る］ボタンをクリック後に、どの事業所の従業員として取り込むのか選択する画面が表示されます。所属事業所を選択し、［連携を実行する］をクリックします。
※新規登録時には、どの所属・雇用区分の従業員なのかを選択が必要となります。所属や雇用区分が異なる従業員は一括では入れられないのでご注意ください。1でチェックを入れた従業員全員に対して、１つの所属、１つの雇用区分となります。所属事業所を選択する際は、1つの事業所しか選択ができません。
従業員によって所属/雇用区分が異なる場合は、従業員を分けて選択し取り込みを行うか、取り込み後、KING OF TIME 側で設定変更を行ってください。
3．取り込み完了後、画面左下に「取り込みが完了しました」とメッセージが表示されます。
KING OF TIME 管理画面を開き、従業員情報が取り込まれていることをご確認ください。
設定 ＞ 従業員 ＞ ［従業員設定］ ＞ ［表示］
連携項目
本システムと SmartHR の連携項目は以下となります。
従業員データ連携
| NO. | 項目名 |
|---|---|
| 1 | 姓・名 |
| 2 | フリガナ |
| 3 | メールアドレス |
| 4 | 性別 |
| 5 | 生年月日 |
| 6 | 入社日 |
| 7 | 退職日 |
※ KING OF TIME 「予備のメールアドレス」は連携対象ではありません。
補足
従業員の登録状況によって、下図3つのステータスに分かれます。
新規登録
連携先のシステムにまだ従業員情報が登録されていない従業員情報です。一覧に書かれた情報がすべて連携先システムに取り込まれます。
更新
赤字 + 取り消し線 がついたものが古い情報、緑の文字で書かれたものが新しい情報になります。緑の文字の情報が連携先のシステムにも取り込まれ、上書きされます。
差分なし
KING OF TIME ⇔ SmartHR 間で、連携対象となる従業員情報に差分がない状態です。取り込む対象として選択することはできません。
送信ログを記録
連携を行ったログの確認が可能です。
TOP画面 ＞ KING OF TIME連携
KING OF TIME 連携 の「連携履歴」は、最新の 10件 が表示されます。［取り込む］をクリック後に、どの事業所の従業員として取り込むのか選択する画面が表示されます。この時1つの事業所しか選択が出来ませんので、所属事業所が異なる場合は、事業所ごとに従業員を選択するか、取り込み後、SmartHR 側で事業所の設定変更を行ってください。