新しく従業員が入社した場合や、在籍中の従業員を新たに本システムで管理する場合に、必要な作業を解説します。
目次
- 1. 【必須】従業員を新規登録する
- 2. 有休残日数を登録する
- 3. スケジュールを登録する
- 4. ヘルプ登録する
- 5. 認証情報を登録する
- 6. 従業員画面へのログイン情報を送付する
- ご注意：入社前データについて
1. 【必須】従業員を新規登録する
1. 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 ＞ 配属する所属と雇用区分を選択して［表示］をクリックします。
2. ［＋新規登録］をクリックします。
3. こちらを参考に各項目を入力し、登録します。
補足
「メールアドレス」と「入社日」は必ず入力することをお勧めします。
2. 有休残日数を登録する
※新入社員の場合は不要ですが、在籍中の従業員を新たに本システムで管理する場合、現在所持している有休の残日数を登録する必要があります。
こちらの記事を参考に、有休残日数を登録してください。
3. スケジュールを登録する
スケジュール（出勤/退勤予定）を登録することで、遅刻や早退を管理できるようになります。
自動スケジュール設定を利用している場合
自動スケジュール設定を利用する場合は作業は不要です。
従業員別自動スケジュール設定を利用している場合
こちらを参考に、対象従業員の従業員別自動スケジュールを設定してください。
上記どちらも利用しない場合
こちらを参考に、入社日以降のスケジュールを手動で割り当ててください。
4. ヘルプ登録する
※従業員が、自分の所属以外のタイムレコーダーで打刻する場合に必要な作業です。複数の拠点で勤務する場合や、1つのタイムレコーダーで複数の所属の従業員が打刻する場合が該当します。自所属だけで打刻する場合や、個人用タイムレコーダー（Myレコーダー、スマートフォンアプリなど）を利用する場合はこの作業は不要です。
1. 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 ＞ 対象従業員の［編集］をクリックします。
2. タイムレコーダー情報カテゴリ ＞ 打刻可能所属の［編集］をクリックし、打刻する所属にチェックを入れて［登録］をクリックします。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 登録 | その所属のタイムレコーダーで打刻できます。打刻所属には打刻した所属の名前が記録され、ヘルプ勤務として扱われます。 |
| 自所属の打刻として扱う | その所属のタイムレコーダーで打刻できます。打刻所属には自所属の名前が記録されますので、実際に打刻した所属は特定できなくなります。 ※「自所属として扱う」だけにチェックを入れることはできません。 |
3. 従業員登録の画面に戻りますので、再度、［登録］をクリックします。
補足
ヘルプ登録完了後は、以下の手順でタイムレコーダーと管理画面の情報を同期する必要があります。
・Windowsデスクトップ版タイムレコーダー
1時間おきに自動で同期します。手動で同期するときは、タイムレコーダー右上の［設定］より［データ更新］をクリックしてください。
・クラウドレコーダー
タイムレコーダーを一旦閉じ、再起動することで同期します。
・iPad版タイムレコーダー
環境設定 ＞ 従業員データと所属の設定を同期するをクリックして同期します。
・ピットタッチ・プロ
・ピットタッチ・ビズ
同期の必要はありません。
・BT-2500
・BT-2000
1日1回、自動で同期します（AM4:00頃）。手動で同期するときは、タイムレコーダーの管理者モード画面を開き、データ管理 ＞ ［データコピー］ をタップしてください。
5. 認証情報を登録する
※タイムレコーダーで、生体認証（指紋、指静脈、指ハイブリッド、顔）や、ICカード認証を利用する場合に必要な作業です。
従業員に打刻用の認証情報（指情報やICカード情報など）を登録します。登録方法については、以下をご参照ください。
- 指紋認証、指静脈認証、指ハイブリッド認証
こちらよりマニュアルをダウンロードし、ご参照ください。 - 顔認証、カメレオン認証
こちらよりマニュアルをダウンロードし、ご参照ください。 - ICカード認証
こちらをご参照ください。
※退職者のICカードを再利用する方法については、こちらをご参照ください。
補足
認証情報の登録はタイムレコーダーで行います。このため、生体認証の場合は従業員本人が出社してから行う必要があります。
ICカード認証の場合、前もってカードを用意しているときは事前登録が可能です。
6. 従業員画面へのログイン情報をメール送付する
従業員画面（タイムカード）へのログイン情報をメール送付します（送付手順はこちら）。
ご注意：入社前データについて
1. 入社日前の勤怠画面にも従業員名が表示されます
入社日より前の期間の勤怠画面（月別データ、日別データ、スケジュール管理など）にも、対象従業員の名前が表示される仕様です。
2. 入社日より前は打刻できません
入社日以降に打刻可能になります。入社日前にタイムレコーダーで打刻してもエラーとなり記録されません。