新入社員の登録や、従業員を追加登録する際に、必要となる作業をご案内いたします。
必要となる作業
必須作業
- 従業員登録
必要に応じて行う作業
- 認証情報登録
- ヘルプ登録
- 有休残日数登録
- スケジュール登録
各作業について、順にご説明いたします。
従業員登録
従業員を新規登録します。
1. 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定
配属する所属と雇用区分をプルダウンで選択して[表示]ボタンをクリックします。
2. [＋新規登録]をクリックし、各項目を入力し、[登録]ボタンをクリックします。
ポイント
（必須）項目以外に、必要に応じてメールアドレスと入社年月日のご入力をお願いいたします。
メールアドレスは申請が承認（または棄却）された際のメール通知に使用され、入社年月日は有休日数管理の際、勤続年数算出のために使用されます。
登録後の従業員設定画面で対象者のログインIDを確認できます。ログインURL・ログインID、パスワードをお知らせする準備をお願いいたします。
※パスワードは従業員登録画面から設定可能ですが、特に何も指定しなければ従業員コードがそのままパスワードとなります。
※メール通知機能を利用すれば、メール通知を行うことができます。
認証情報登録
従業員と打刻用の認証情報を紐づける作業です。生体認証（指紋、静脈、ハイブリッド）やICカード認証をご利用中の場合、必要となる作業です。登録方法については、各タイムレコーダーのマニュアルをご参照ください。
登録はタイムレコーダー上から行いますので、生体認証の場合は従業員ご本人が出社してからの作業となります。ICカードについては、前もってカードを用意している場合は事前の登録が可能です。（打刻は入社日以降より可能となります。）
ヘルプ登録
特定の所属のタイムレコーダーに他所属の従業員をヘルプ登録を行いタイムレコーダーを共有で使用している場合は、追加する従業員にもヘルプ登録が必要です。
1. 前述の「従業員登録」の際に「打刻可能所属」という入力項目がありますので[編集]ボタンをクリックし、打刻する所属にチェックを入れます。
2. [登録]ボタンをクリックすると従業員登録の画面に戻ります。その画面で再度[登録]ボタンをクリックすると、登録が確定されます。
ポイント
ヘルプ登録完了後は、以下の手順でタイムレコーダーと管理画面の情報を同期する必要があります。
・Windowsデスクトップ版タイムレコーダー
1時間おきに自動で同期を行います。
手動ですぐに同期するときは、タイムレコーダー右上の［設定］より「データ更新」をクリックしてください。
・Internet Explorer版タイムレコーダー
・クラウドレコーダー
タイムレコーダーを一旦閉じ、再起動することで設定変更を反映することができます。
・カメレオンコードレコーダー
・顔認証レコーダー
環境設定 ＞ 従業員データと所属の設定を同期する
をクリックして同期します。
・ピットタッチ・シリーズ
同期の必要はありません。
・BT-2000
1日1回、自動で同期を行います（AM4:00頃）。
手動ですぐに同期するときは、タイムレコーダーの管理者モード画面を開き、データ管理 ＞ [データコピー] をタップしてください。
有休残日数登録
新入社員の場合は不要ですが、在籍中の従業員を新たに本システムで管理する場合、現在所持している有休の残日数を登録する必要があります。
休暇管理 ＞ [表示]ボタン ＞ 対象者の[詳細]ボタン ＞「有休（減算タイプ）」の行をクリックすると、一行目に付与日、付与日数が入力できます。入力後、[登録]ボタンをクリックすると有休の残日数が登録されます。
※有効期間が2年間で前年度の繰越が残っている場合は、2度に渡り、年度毎に登録する必要があります。また、すでに消化済みの有休がある場合は、消化分を差し引いた日数を付与します。
例）付与日が4月1日で、前回・前々回と20日ずつ付与されたが5日有休取得済みのため残日数が35日の場合
- 2016年4月1日……20日で登録
- 2015年4月1日……15日で登録
スケジュール登録
遅刻や早退の管理をするため、スケジュールを登録して出退勤予定時刻を明確にする必要があります。
所属や従業員種別ごとに決まっているスケジュールを自動スケジュール設定で反映されるように設定済みであれば、登録は不要です。
自動スケジュール設定を行わない場合は、
全メニュー ＞ スケジュール管理 ＞ 対象者の所属を選択して[表示] ＞ [スケジュール登録]でコピー元スケジュールを選択し、対象者の行にスケジュールを割り当てます。