従業員の登録や更新は、インポートによって一括処理することが可能です。
目次
本コンテンツでは以下を解説します。
- 入力レイアウトを作る
- CSVデータを作成する
- インポートする
- インポート項目について
入力レイアウトを作る
入力レイアウトを作成します。この操作は初回のみ必要です。
※この操作を行なうことができるのは、「全権管理者」または基本設定「オプション」に対する「閲覧・編集」権限と、全ての所属・全ての雇用区分の「従業員設定」に対する「閲覧・編集」権限を持った管理者となります。
1. 全メニュー ＞ エクスポ―ト/インポート ＞「従業員データ［CSV］」の隣の「入力レイアウト作成」をクリックします。
2. ［+新規作成］をクリックし、「従業員データレイアウト」登録画面を開き、以下の情報を入力します。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| レイアウト名 | レイアウトの名称を任意に登録します（「新規従業員登録」など）。 |
| 使用区分 | 従業員を新規登録する際は「新規・更新」を選んでください。 ※「更新のみ」を選択すると、既に登録された従業員に対するデータ更新用のレイアウトとなります。この場合、必須項目は「従業員コード」のみとなります。 |
3. 次に「入力項目」にて、従業員登録時にインポートしたい項目を選択してください。「選択できる項目」の中からインポートしたい項目をクリックし、［追加 →］ボタンをクリックします。「選択された項目」に表示された項目が、レイアウトに追加されています。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 追加 | 「選択できる項目」を「選択された項目」に追加します。 |
| 解除 | 「選択された項目」をレイアウトから除外します。 |
| 空白追加 | 「選択された項目」に空白を一列追加します。 「選択された項目」には「-- 空白 --」が入ります。 |
| 並び替え | 「選択された項目」を並び替えます。 「選択された項目」より、並び替えたい項目をクリックし、ボタン操作で移動できます。 |
4. レイアウトを設定したら［登録］ボタンをクリックし、設定内容を保存します。レイアウト一覧に表示されていることをご確認ください。
CSVデータを作成する
インポートするCSVデータを用意します。
1. 全メニュー ＞ エクスポ―ト/インポート ＞「従業員データ［CSV］」をクリックします。
2. 「レイアウト選択」にて、作成したレイアウトを選びます。
3. ［入力用テンプレートのダウンロード］をクリックすると、テンプレート（CSV形式）がダウンロードされますので、デスクトップ等に保存してください。
4. 保存したCSVファイルをExcelやメモ帳等で開きます。1行目の通りに情報を入力し、CSV形式でファイルを保存してください。
値の入力方法や、ファイル作成時のご注意点は、従業員データ入力画面上部の「はじめにお読みください」をご一読ください。
インポートする
用意したCSVデータをインポートします。
※この操作を行なうことができるのは、「全権管理者」または全ての所属・全ての雇用区分の「従業員設定」に対する「閲覧・編集」権限を持った管理者となります。
1. 全メニュー ＞ エクスポ―ト/インポート ＞「従業員データ［CSV］」をクリックします。
2. 以下の項目を選択します。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| レイアウト選択 | 作成したレイアウトを選びます。 |
| 入力項目が空の場合の データの取扱い | 既存の従業員データを更新するときに選択してください。 ※新規登録を行なう場合、この設定の影響はありません。 |
3. ［ファイルを選択］ボタンをクリックし、用意したCSVデータを選択し［アップロード］をクリックします。
4. 「従業員データ入力確認」画面が表示されます。ご確認のうえ［登録］ボタンをクリックしてください。インポートを開始します。
インポート項目について
取り込み項目の詳細を、以下にご案内いたします。
※必須......レイアウト登録 ＞ 使用区分：「新規・更新」、「更新のみ」どちらを選択しても必須です。※新規・更新時は必須......レイアウト登録 ＞ 使用区分：「新規・更新」を選択した場合、必須です。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 従業員コード ※必須 | 従業員コードを 3～10文字の半角英数字で入力します。 既存の従業員コードが無い場合は新規登録として、既存の従業員コードがある場合は従業員データの更新情報として、システムへ取り込まれます。 [入力例]1001 |
| その他 従業員管理コード1,2 | 従業員コード以外に管理する文字があれば50字以内で入力します。 [入力例]00001 |
| 姓 ※新規・更新時は必須 | 従業員の姓を入力します。 [入力例]川崎 |
| 姓（フリガナ） | 姓のフリガナを入力します。 [入力例]カワサキ |
| 名 ※新規・更新時は必須 | 従業員の名を入力します。 [入力例]太郎 |
| 名（フリガナ） | 名のフリガナを入力します。 [入力例]タロウ |
| ミドルネーム | 従業員のミドルネームを入力します。 |
| 性別 | 従業員が男性の場合は1、女性の場合は2を入力します。選択しない場合は0を入力して下さい。新規登録の際に何も入力されていない場合、「選択しない」に設定されます。 [入力例]1 |
| 生年月日 | 生年月日をYYYY/MM/DDの形式で入力します。 [入力例]1980/01/01 |
| 入社年月日 | 入社年月日をYYYY/MM/DDの形式で入力します。 [入力例]2004/04/01 |
| 退職年月日 | 退職年月日をYYYY/MM/DDの形式で入力します。 [入力例]2009/03/31 |
| 異動日 ※新規・更新時は必須 | 所属または雇用区分を変更する際に異動日を指定できます。指定された異動日に所属または雇用区分が変更されるように予約された状態になります。 異動日が指定されない場合は、即時に所属または雇用区分が変更されます。 ・YYYY/MM/DDの形式で入力してください。 ・異動日は以下のように指定してください。 「従業員の履歴管理機能」をご利用中のお客様：「2006年」～「現在の年 + 2年」 「従業員の履歴管理機能」をご利用でないお客様：「当月度の開始日」～「現在の年 + 2年」 ・異動日に勤怠締め済みの期間を指定することはできません。 ・異動日には本日以降の日付を指定してください。 過去日ではインポートできません。 ・従業員の更新時のみ適用されます。 新規登録時は、異動日は無視されます。 [入力例]2010/04/01 |
| 雇用区分コード ※新規・更新時は必須 | ここで指定された雇用区分へ従業員が設定されます。 既に登録されている雇用区分の雇用区分コードを入力します。 [入力例]1000 |
| 所属コード ※新規・更新時は必須 | ここで指定された所属へ従業員が設定されます。 既に登録されている所属の所属コードを入力します。 [入力例]1000 |
| 従業員グループカテゴリー名 従業員グループコード | ※従業員グループ機能を使用しているときに表示されます。 ここで指定された従業員グループへ従業員が設定されます。 既に設定されている従業員グループの従業員グループコードを入力します。従業員を複数の従業員グループに設定したい場合は、従業員グループコードの間を「::(コロン2つ)」で区切って下さい。 [2グループ入力する場合の入力例] a10::a11 |
| パスワード | 従業員のパスワードをパスワードポリシー設定に沿った値で入力します。 新規登録時に何も入力しないと、従業員コードと同じ値が設定されます。 ※ここで設定されたパスワードは仮パスワードとなります。従業員の初回ログイン時や初回打刻時に、本パスワードを設定する画面が表示されます。 |
| パスワード打刻を許可 | Windowsデスクトップ版タイムレコーダー等でのパスワード打刻を許可するかどうかを設定できます。設定する場合には以下の値を入力して下さい。 ・「しない」:0 ・「する」:1 新規登録時に、何も入力しないと「しない」が設定されます。更新時に、何も入力しないと現在設定されている値が維持されます。 |
| 日の契約労働時間 | この従業員が休暇を取得した際に加算される労働時間を設定できます。 分単位で入力してください。 [8時間の場合の入力例]480 |
| 週の契約勤務日数 | 雇用区分設定で有休日数の算出基準として「契約勤務日数に応じて付与」を設定したときに有効となります。 この従業員が、週に何日働くことになっているかを設定します。 1～6日までの日数を入力して下さい。 [5日契約の場合の入力例]5 |
| 月のみなし残業時間 | 月のみなし残業制を導入している場合、月のみなし残業時間数を設定します。 分単位で入力してください。 [20時間の場合の入力例]1200 |
| メールアドレス | メールアドレスを3～100文字の半角英数で入力します。2つのアドレスを入力したい場合は、「::(コロン2つ)」で区切って入力してください。 [入力例]aaa@aaa.com::bbb@bbb.com |
| 休暇付与日 (YYYY/MM/DD) | 休暇の付与日を登録できます。「（休暇名）付与日数」あるいは「（休暇名）残日数」とセットでご使用ください。 YYYY/MM/DDの形式で入力します。 「現在年-3年」~「現在年+2年」の範囲で指定できます。 ※空白の場合はインポート時の年月日が付与日として登録されますのでご注意ください。 [入力例]2010/04/01 |
| （休暇名）付与日数 | 休暇の付与日数を入力します（休暇を付与できるのは減算タイプ休暇のみ）。半休を使用できる休暇の場合、0.5日単位の付与も可能です。この項目については、「更新の際のデータの取り扱い」で選択した内容に関わらず、更新の際に何も入力しない場合は更新されません。 [入力例]20 |
| （休暇名）付与時間 | ※時間単位で取得できる休暇がある場合に表示されます。 休暇の付与時間を入力します。 [入力例]7 |
| （休暇）有効期限 | 休暇の有効期限をYYYY/MM/DDの形式で入力します。 ※休暇の有効期限は、休暇区分設定にて休暇数の計算方法が「減算」の休暇のみ指定できます。 |
| ICcardUID登録 | ※IC認証を使用しているときに表示されます。 IC認証では「IC card UID」（または「FeliCa IDm」）と呼ばれる20桁（または16桁）のコードを読み取り、打刻認証しております。これは、カード表面には記載されておりません。この項目ではUIDをインポートにより取り込むことができます。 [入力例]01234567890123456789 |
| 従業員削除 | 対象の従業員を削除する場合には1を入力します。1以外の値を入力した場合にはエラーとなります。 ※インポートでは削除のみ行なえます。削除した復帰を復帰させる場合には従業員一覧画面から行なって下さい。 [入力例]1 |
| 個人タイムレコーダーへの 遷移ボタン | タイムカードで、個人タイムレコーダーへの遷移ボタンを表示するかを設定できます。設定する場合には以下の値を入力してください。 新規の際に、何も入力しない場合には「表示しない」が設定されます。 更新の際に、何も入力しない場合には現在設定されている値から変更されません。 「表示しない」：０ 「表示する」 ：１ [入力例] 0 |
| --空白-- | この項目に値が入力されても、その値は無視されます。 |