従業員の所属や雇用区分の変更手順と、注意事項を解説します。
ご注意
「従業員の履歴管理機能」をご利用の場合は一部仕様が異なります。
目次
確認事項
所属や雇用区分の変更前に以下を確認してください。
1. 雇用区分を変更する場合は、締め処理後に実施してください
雇用区分の変更後に、過去の日付にさかのぼって勤務編集や申請承認を行うと、変更後の雇用区分の設定内容で集計データが更新されてしまいます。このため、変更日前の勤怠データのエラー勤務などを全て解消し、勤怠確認、締め処理が終わった後で変更することをおすすめします。その後に、実際の変更日以降の期間に対して勤怠データ再計算をすることで、変更後の勤怠だけを新しい雇用区分の設定が適用された状態にできます。
2. 雇用区分を変更する場合は、事前にデータ出力してください
雇用区分を変更した場合、勤怠データ再計算をしなくても、データ出力時点の雇用区分の設定内容で集計データが出力されます。このため、雇用区分変更後に過去のデータを出力すると、管理画面上で確認できる値と出力データの値に相違が出る可能性があります。雇用区分の変更前に、データを出力しておくことをおすすめします。データ出力の手順は以下の記事をご参照ください。
3. 変更後は、過去のタイムカードも最新の所属/雇用区分名で表示されます
タイムカードなどの勤怠データ確認画面上で表示される所属/雇用区分名は、特に履歴を考慮したものではありません。所属や雇用区分の変更後は、過去のタイムカードも最新の所属/雇用区分名で表示されます。データ出力時も同様にデータ出力時点の所属/雇用区分名で出力されます。
4. 異動日には、当月度の開始日以降を指定できます
所属や雇用区分の異動日には、当月度の開始日以降を指定できます。例えば月末締めの従業員に対して10月5日に変更作業をしている場合は、10月1日以降の日付を指定できます。
ご注意
当月度の開始日より前の日付で異動したい場合は、サポートセンターによる制限解除が必要です。サポートセンターに「所属・雇用区分の変更履歴編集制限を解除希望」の旨をご連絡ください。
※制限は一時的に解除します。変更作業が終わった後は、再度制限をかけさせていただきます。
5. 異動日には、勤怠締め済み期間の最終日より後の日付を指定できます
所属や雇用区分の異動日には、勤怠締め済み期間の最終日より後の日付を指定できます。勤怠締めが完了している期間にさかのぼって異動したい場合は、締めを一時的に解除してから変更作業をしてください。
6. 異動後の期間に反映済みの自動スケジュールは上書きされません
一度自動スケジュールが反映されると、その後に設定を変更しても、反映済みの期間に対しては上書きされません。従業員を異動させた場合にも、異動後の期間に対して、異動前に反映された自動スケジュールが残った状態になり、手動でのスケジュール修正が必要になります。
ポイント
「自動スケジュール更新時に未来のスケジュールを更新する」機能を有効化すると、従業員の所属や雇用区分を変更した日以降の日付に対して、変更後の所属や雇用区分の自動スケジュール設定を反映することができます。設定の詳細はこちらの記事をご参照ください。
所属の変更方法
※全権管理者、または異動前後の所属に対する「従業員設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
1. 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 を開き、対象従業員の［編集］をクリックします。
2. 雇用情報カテゴリ内の［所属変更/履歴］をクリックします。
3. 以下の項目を設定して［登録］をクリックします。
| 番号 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | 異動日 | 当月度の開始日以降の日付を指定できます。例えば月末締めの従業員に対して10月5日に変更作業をしている場合は、10月1日以降の日付を指定できます。 未来の日付を指定すると異動の予約状態になります。 勤怠締め済みの期間は指定できません。 |
| 2 | 所属 | 異動先の所属を選択します。 変更の際に変更元所属に対してヘルプ登録をする 本システムの仕様として、所属用タイムレコーダーは「自所属のタイムレコーダーでのみ打刻を受け付ける」という基本設計があります。他所属のタイムレコーダーを使用して打刻する場合は「ヘルプ登録」という処理が必要です。 所属を変更すると、今まで打刻していた旧所属のタイムレコーダーは使用不可になりますが、所属変更処理と同時に旧所属に対してヘルプ登録を行うことができる、というオプションが当機能になります。 ※異動日を本日より過去に設定した場合は、この項目をチェックできません。 自所属の打刻として扱う 他所属のタイムレコーダーで打刻した場合、基本的にはヘルプ勤務として扱われます。しかしながら、「自所属の打刻として扱う」を選択した場合は自所属で打刻したものとみなされます。 当機能は、複数の所属の従業員が1つのタイムレコーダーを共有する際に、ヘルプ表示を避けるために使用する機能となります。 ※この項目は、「変更の際に変更元所属に対してヘルプ登録をする」にチェックすることでチェック可能になります。 |
4. 「所属の変更履歴一覧」に登録内容が反映されます。
補足
当月度中は、変更履歴に［編集］［削除］ボタンが表示されます。［編集］にて異動日や異動先所属の変更が可能です。［削除］クリックで所属異動を取り消しできます。ただし、月度が変わると編集や削除はできなくなります。
5. ［従業員登録に戻る］をクリックし、従業員登録画面に戻ります。従業員登録画面にて［登録］をクリックして完了です。
雇用区分の変更方法
※全権管理者、または異動前後の雇用区分に対する「従業員設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
1. 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 を開き、対象従業員の［編集］をクリックします。
2. 雇用情報カテゴリ内の［雇用区分変更/履歴］をクリックします。
3. 以下の項目を設定して［登録］をクリックします。
| 番号 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | 異動日 | 当月度の開始日以降の日付を指定できます。例えば異動先の雇用区分が月末締めの場合に、10月5日に変更作業をしているときは、10月1日以降の日付を指定できます。 未来の日付を指定すると異動の予約状態になります。 勤怠締め済みの期間は指定できません。 |
| 2 | 雇用区分 | 異動先の雇用区分を選択します。 |
4. 「雇用区分の履歴」に登録内容が反映されます。
補足
当月度中は、変更履歴に［編集］［削除］ボタンが表示されます。［編集］にて異動日や異動先雇用区分の変更が可能です。［削除］クリックで雇用区分異動を取り消しできます。ただし、月度が変わると編集や削除はできなくなります。
5. ［従業員登録に戻る］をクリックし、従業員登録画面に戻ります。従業員登録画面にて［登録］をクリックして完了です。
異動日を過去日に指定する際の範囲
所属や雇用区分の異動日には、異動処理する月度の開始日以降、かつ勤怠締め済み期間の最終日より後を指定できます。以下、事例をあげて解説します。
異動前後の雇用区分で、締め日が同じ場合
例1）旧雇用区分（20日締め）の締め日以降に、新雇用区分（20日締め）に異動する
8/25に異動処理する場合、当月度の開始日は8/21です。8/21以降の勤怠は締められていないため、8/21までさかのぼって雇用区分を異動できます。
異動前後の雇用区分で、締め日が異なる場合
例2）旧雇用区分（20日締め）の月度の途中から、新雇用区分（末締め）に異動する
新雇用区分の当月度開始日は8/1です。8/1以降の勤怠は締められていないため、8/1までさかのぼって雇用区分を異動できます。
例3）旧雇用区分（20日締め）の締め日以降に、新雇用区分（末締め）に異動する
新雇用区分の当月度開始日は8/1です。8/1から8/21までの勤怠は締められているため、8/21までさかのぼって雇用区分を異動できます。
補足
勤怠を締めていない場合は、例2、例3、どちらのケースも新雇用区分の当月度開始日8/1までさかのぼることができます。