「有給休暇付与機能」とは、有休の付与日と付与日数を自動計算し、アラートでお知らせする機能です。
機能概要
付与日になると管理画面ホームの「対応が必要な処理」にて、「有休付与対象者」と表示されます。この項目をクリックすると、有休付与対象者画面が表示されます。
付与日、付与日数、またその算出基準が表示されておりますので、確認の上、付与対象者に付与処理を行います。
重要なご注意
以下にご案内する「有給休暇付与機能」に関する事前設定をすべて行った日の、翌日以降に発生する有休に対してアラート表示します。
過去の日付に遡って付与対象とはなりませんのでご注意ください。
過去へ遡って有休付与する場合は、手動にて行ってください。 また、貴社の有給休暇付与基準が以降にご案内する本機能の仕様内で対応できない場合も、本機能を利用せずに手動付与で対応することをお勧めいたします。
【仕様1】有休付与日について
有休付与日を設定する仕組みは、以下の2つに分けられます。
- 入社日基準で付与
- 付与日基準で付与
それぞれの設定について、付与日がどのように設定されるかを解説します。
入社日基準で付与
入社日から半年後に初回の有休付与が行われ、以後毎年入社日から半年後の日付になると有休が付与されます。
※9月1日入社のケース
付与日基準で付与
入社日から半年後に初回の有休付与が行われます。以後、設定された付与日になると有休が付与されます。
※9月1日入社、4月1日付与のケース
【仕様2】有休付与日数の算出基準設定
付与する有休の日数を算出する仕組みは、以下の2つから選択します。
- 契約勤務日数に応じて付与
- 労働日数に応じて可変的に付与
それぞれの設定について、付与する有休の日数がどのように算出されるかを解説します。
契約勤務日数に応じて付与
「雇用区分設定」または「従業員設定」で登録した「週の契約労働日数」を参照し、対応する比例付与日数テーブルから付与日数が決定されます。出勤率が80％を超えていることが付与の条件です。この条件が満たされないと、付与日数は0日と算出されます。
※比例付与日数テーブルの「有休付与のための最小限の勤務日数」が0日、もしくは未設定の場合、出勤率が80％に満たなくても、有休の付与対象に含まれます。ご注意ください。
労働日数に応じて可変的に付与
それぞれの従業員の年間勤務日数に応じて、週間契約日数を仮定して有休を付与します（出勤率は参照しません）。週間労働日数契約を交わしておらず、従業員ごとに設定できない場合の利用をお勧めいたします。
例えば下表の比例付与日数設定では、勤続年数6.5年の従業員が年間200日の勤務を行った場合、「有給付与の為の最小限の勤務日数」により、「週の契約労働日数」は4日と仮定され、付与日数は15日と算出されます（勤務日数200日は169日以上217日未満の基準に該当するため）。
表 ― 比例付与日数の例（法定基準値）
「有給休暇付与機能」の事前設定
事前に以下のすべての設定を行ってください。
オプション
1. ホーム画面の「設定」 ＞ その他 ＞ オプション ＞「スケジュール設定」カテゴリ内の「有給休暇付与機能」が「使用する」となっていることを確認します。
雇用区分設定
1. ホーム画面の「設定」 ＞ 従業員 ＞ 雇用区分設定 にて対象区分の［編集］を開きます。
2. 「有休付与方法」を選びます。前述の【仕様1】を参考に、「入社日基準で付与」か、「付与日基準で付与」を選択してください。
3. 「有休付与日数選択方法」を選びます。前述の【仕様2】を参考に、「契約勤務日数に応じて付与」か、「労働日数に応じて可変的に付与」を選択してください。
※「契約勤務日数に応じて付与」とした場合は、同画面の「基本情報」カテゴリ内の詳細項目「週の契約労働日数」も登録してください。
4. 「有休付与方法」内の［付与基準設定］をクリックし、以下を設定します。前述の【仕様2】を参考にしてください。
「比例付与日数」
週の契約労働日数×勤続年数に応じた付与日数です。初期値は推奨する法定基準ですが、貴社の就業ルールに合わせて編集してください。
「有休算出基準となる勤務日数・全労働日数として数える項目」
出勤率の算出に利用されます（勤務日数÷全労働日数×100）。 「平日出勤」「法定休日出勤」「法定外休日出勤」と、各休暇を選択することができます。
従業員設定
ホーム画面の「設定」 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 ＞ ［編集］ ＞ 「入社年月日」を入力します。
※入社年月日の入力が漏れると、付与対象者となりませんのでご注意ください。
自動計算された有休付与を適用する
「従業員設定」に対する「閲覧・編集」権限を持つ管理者は以下の作業を行なうことができます。
1. 付与基準に基づいて有休付与対象者が発生するとホーム画面の「対応が必要な処理」に「◯有休付与対象者」と表示されます。この項目をクリックすると、有休付与対象者画面が表示されます。（全メニュー ＞ 休暇管理 ＞ 有休付与対象者 からもアクセスできます。）
2. 対象者の付与日、付与日数を確認します。付与日数には自動算出された数字が表示されますが、個別に変更できます。
3. 「付与」を選んで［有休付与］をクリックします。次の画面で［適用］をクリックします。
操作ボタンについて
［有休付与設定］ボタン
有休付与に関する設定を、雇用区分毎に登録・編集することができます。
[従業員別有休設定］ボタン
有休付与に関する設定を、従業員毎に登録・編集することができます。この設定は、［有休付与設定］よりも優先して適用されます。
各項目について
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 入社年月日 または 前回付与日 |
初回付与が行われるまでは入社年月日、それ以降は前回付与日が表示されます。実際の付与実績からではなく、付与基準設定と入社年月日から算出された年月日となります。 |
| 付与方法 | 付与基準設定によって選択された付与方法が表示されます。 「入社日基準」、「付与日基準」のいずれかとなります。 |
| 有休付与日数 選択方法 |
付与基準設定によって選択された休暇日数選択方法が表示されます。 「契約日数」、「労働日数」のいずれかとなります。 |
| 週間契約労働日数 | 有休付与日数選択方法によって以下の内容を表示します。 「契約日数」の場合：設定されている週の契約労働日数を表示します。週間契約労働日数が未設定の場合は、セルが黄色く表示されます。 「労働日数」の場合：有休付与基準設定内の「休暇付与のための最小限の勤務日数」を満たしている週の契約労働日数を算出し()付きで表示します。週間契約労働日数が0日の場合は、黄色表示されます。 |
| 期間内日数 | 休暇付与のための基準期間内日数を表示します。 |
| 全労働日数 | 期間内日数のうち、有休付与基準設定で「全労働日」として指定された日数を表示します。 |
| 勤務日数 | 期間内日数のうち、有休付与基準設定で「勤務日」として指定された日数を表示します。 |
| 出勤率（%） | 勤務日数 / 全労働日数 = 出勤率として表示します。 有休付与のための最低出勤率(80%)に満たない場合は、黄色表示されます。 |
| 付与日数 | 付与される日数を表示します。0日の場合は赤色表示されます。 |
| 有休付与日 | 有休付与日を表示します。 |
| 付与日時点の 勤続年数 |
入社日から付与日までの勤続年数を表示します。 |