「有給休暇付与機能」とは、有休の付与日と付与日数を自動計算し、アラートでお知らせする機能です。
機能概要
付与日になると管理画面ホームの「対応が必要な処理」にて、「有休付与対象者」と表示されます。この項目をクリックすると、有休付与対象者画面が表示されます。
付与日、付与日数、またその算出基準が表示されておりますので、確認の上、付与対象者に付与処理を行います。
重要なご注意
以下にご案内する「有給休暇付与機能」に関する事前設定をすべて行った日の、翌日以降に発生する有休に対してアラート表示します。
過去の日付に遡って付与対象とはなりませんのでご注意ください。
過去へ遡って有休付与する場合は、手動にて行ってください。
また、貴社の有給休暇付与基準が以降にご案内する本機能の仕様内で対応できない場合も、本機能を利用せずに手動付与で対応することをお勧めいたします。
有給休暇付与機能の設定・適用
事前設定
ホーム画面の「設定」 ＞ その他 ＞ オプション ＞「スケジュール設定」カテゴリ内の「有給休暇付与機能」が「使用する」となっていることを確認します。
有休付与関連設定
雇用区分設定
ホーム画面の「設定」 ＞ 従業員 ＞ 雇用区分設定 にて対象区分の［編集］ ＞ 「休暇関連」カテゴリ ＞ 「有休付与」：［有休付与関連設定］をクリックし、「有休付与関連設定」画面を開きます。
以下を参照してご設定ください。
付与日数の算出方法
「○日」……選択する週所定労働日数を参照し、対応する比例付与日数テーブルから付与日数（※1）が決定されます。出勤率が80％（※2）を超えていることが付与の条件です。この条件が満たされないと、付与日数は0日と算出されます。
※1 比例付与日数テーブルの「有休付与のための最小限の勤務日数」が0日の場合、出勤率が80％に満たなくても、有休の付与対象に含まれます。ご注意ください。
※2 「年次有休付与のための勤続年数設定」を行なっている場合、設定している出勤率を超えていることが付与の条件になります。
「年間の勤務日、全労働日を基に週所定労働日数を計算」……それぞれの従業員の年間勤務日数に応じて、週所定労働日数を仮定して有休を付与します（出勤率は参照しません）。週所定労働日数を定めておらず、従業員ごとに設定できない場合の利用をお勧めいたします。
例えば下表の比例付与日数設定では、勤続年数6.5年の従業員が年間200日の勤務を行った場合、「有給付与の為の最小限の勤務日数」により、「週の刑労働日数（週所定労働日数」）は4日と仮定され、付与日数は15日と算出されます（勤務日数200日は169日以上217日未満の基準に該当するため）。
表 ― 比例付与日数の例（法定基準値）
初回付与日の設定
初回の付与日を設定します。
「入社日から○（a）か月後に初回付与し、毎年の付与日とする」……有休の初回付与日を設定します。
「□ 分割付与：入社日から○（b）か月後に○日付与」……初回付与より前に、一部の日数を先に付与する（例：入社時に5日付与、初回付与時に5日付与）場合に設定します。「b」には、「a」未満の月しか設定できません。
「□ 分割付与日を基準とする」……「分割付与：入社日から○（b）か月後に○日付与」で設定した分割付与日を、2回目以降の有休付与日とする場合にチェックをつけます。
2回目以降の付与日を設定する
「なし」……2回目以降の付与日も初回付与日と同じ場合は、こちらを選択します。
「付与日を○月○日に統一する」……2回目以降の付与日が初回付与日と異なる場合、こちらで設定します。
「□ 付与日を基準に上半期・下半期を定める」……「付与日を○月○日に統一する」で設定した日付を基準に、1年を上半期と下半期で分けます。例えば「付与日を4月1日に統一する」と設定した場合、上半期は4/1～9/30、下半期は10/1～3/31となります。上半期中に入社した従業員の2回目以降の付与日は10/1、下半期中に入社した従業員の2回目以降の付与日は4/1です。
「□ 第2基準日を優先する」……「付与日を○月○日に統一する」に設定した日付が、初回以降の付与日となります。ただし、例えば入社日が6/1で「付与日を5月1日に統一する」の設定のように、入社日が付与日を過ぎている場合、初回付与日は、「第1基準日を設定してください」の初回付与日の設定に基づきます。
付与日数を設定する
週所定労働日数×勤続年数に応じた付与日数です。初期値は推奨する法定基準ですが、貴社の就業ルールに合わせて編集してください。
出勤率の計算対象を設定します
出勤率の算出に利用されます（勤務日数÷全労働日数×100）。 「平日出勤」「法定休日出勤」「法定外休日出勤」と、各休暇を選択することができます。
従業員設定
ホーム画面の「設定」 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 ＞ ［編集］ ＞ 「入社年月日」を入力します。
※入社年月日の入力が漏れると、付与対象者となりませんのでご注意ください。
自動計算された有休付与を適用する
「従業員設定」に対する「閲覧・編集」権限を持つ管理者は以下の作業を行なうことができます。
1. 付与基準に基づいて有休付与対象者が発生するとホーム画面の「対応が必要な処理」に「◯有休付与対象者」と表示されます。この項目をクリックすると、有休付与対象者画面が表示されます。（全メニュー ＞ 休暇管理 ＞ 有休付与対象者 からもアクセスできます。）
2. 対象者の付与日、付与日数を確認します。付与日数には自動算出された数字が表示されますが、個別に変更できます。
3. 「付与」を選んで［有休付与］をクリックします。次の画面で［適用］をクリックします。
操作ボタンについて
［有休付与設定］ボタン
有休付与に関する設定を、雇用区分毎に登録・編集することができます。
[従業員別有休設定］ボタン
有休付与に関する設定を、従業員毎に登録・編集することができます。この設定は、［有休付与設定］よりも優先して適用されます。
各項目について
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 入社年月日 または 前回付与日 |
初回付与が行われるまでは入社年月日、それ以降は前回付与日が表示されます。実際の付与実績からではなく、有休付与関連設定と入社年月日から算出された年月日となります。 |
| 付与方法 | 有休付与関連設定によって選択された付与方法が表示されます。 「入社日基準」、「付与日基準」のいずれかとなります。 |
| 有休日数 選択方法 |
付与基準設定によって選択された休暇日数選択方法が表示されます。 「契約日数」、「労働日数」のいずれかとなります。 |
| 週間契約労働日数 | 有休付与日数選択方法によって以下の内容を表示します。 「契約日数」の場合：設定されている週所定労働日数を表示します。週所定労働日数が未設定の場合は、セルが黄色く表示されます。 「労働日数」の場合：有休付与関連設定 ＞ 比例付与日数の「年間所定労働日数」を満たしている週の契約労働日数を算出し()付きで表示します。週所定労働日数が0日の場合は、黄色表示されます。 |
| 期間内日数 | 休暇付与のための基準期間内日数を表示します。 |
| 全労働日数 | 期間内日数のうち、有休付与関連設定で「全労働日」として指定された日数を表示します。 |
| 勤務日数 | 期間内日数のうち、有休付与関連設定で「勤務日」として指定された日数を表示します。 |
| 出勤率（%） | 勤務日数 / 全労働日数 = 出勤率として表示します。 有休付与のための最低出勤率(80%)に満たない場合は、黄色表示されます。 |
| 付与日数 | 付与される日数を表示します。0日の場合は赤色表示されます。 |
| 有休付与日 | 有休付与日を表示します。 |
| 付与日時点の 勤続年数 |
入社日から付与日までの勤続年数を表示します。 |
年次有休付与のための勤続年数設定
付与基準となる出勤率（80％）や比例付与日数の勤続年数部分を、会社独自のルールにカスタマイズできます。
1. オプション ＞ 有給休暇付与機能 ＞ 「勤続年数をカスタマイズする」にチェック ＞ ［勤続年数設定］ ＞ をクリックします。
2. ［新規登録］をクリックします。
3. 以下を参考に入力し、［登録］してください。
勤続年数：比例付与日数表に表示される名称です。設定する「勤続年月」が分かりやすい名称に設定することを推奨します。
勤続月数：付与タイミングに合う勤続年数を設定します。
皆勤付与：出勤率の基準を80％から変更する場合、「使用する」にチェックを入れ、付与基準となる出勤率を設定します。
なお、「年次有休付与のための勤続年数」を1つでも登録した場合、既存の比例付与日数表にプラスされるのではなく、既存の比例付与日数表はリセットされます。
（「年次有休付与のための勤続年数」を1つだけ登録した場合）
「年次有休付与のための勤続年数」を登録する場合は、全ての勤続年数分を登録してください。
※ 従業員が最長の勤続年数を超えて勤務している場合、付与日数は最長の勤続年次以上には増加しません。
例）上図のように最長勤続年数が7.5年・付与日数が22日の場合、8.5年経過時点でも付与日数は22日です。