KING OF TIMEサポートセンターです。
春の人事異動に向けて準備を進めているお客様も多いのではないでしょうか。今回は、異動時に必要な設定と、よくあるご質問をご紹介します。もちろん、どの時期の異動でもご活用いただける内容となっております。後半では、KING OF TIME 人事労務の人事データ更新に活用できる、一括インポート機能をご紹介します！
トピック
人事異動時に必要な設定一覧
人事異動の時期には、部署（所属）の異動や、パートから正社員、フルタイムから時短勤務といった雇用区分の変更が多く発生します。必要な設定や注意点をご確認ください。
従業員の所属を変更する
所属変更時の注意点と変更方法はこちらの記事をご参照ください。
特に、所属別に申請承認フローを設定している場合は、従業員の所属変更時に注意が必要です。条件によっては異動前後の申請が意図しない承認者に通知されるケースがあります。異動前の期間の申請は旧所属のフローで、異動後の期間の申請は新所属のフローで承認させるための推奨運用はこちらの記事をご参照ください。
従業員の雇用区分を変更する
雇用区分の変更後に、過去の日付にさかのぼって勤務編集や申請承認を行うと、変更後の雇用区分の設定内容で集計データが更新されてしまいます。このため、変更日前の勤怠データのエラー勤務などを全て解消し、勤怠確認、締め処理が終わった後で変更することをおすすめします。
注意点や変更方法をこちらの記事にまとめておりますので、ご参照ください。
「人事異動」よくあるご質問
人事異動のよくあるご質問をまとめました。
異動後の期間のスケジュールをあらかじめ登録しておく方法は？
一般管理者が事前にスケジュールを手動で登録したい場合、対象の一般管理者の権限設定の変更、もしくは従業員の「出勤所属」を変更することで可能です。詳細はこちらの記事をご参照ください。
異動後の期間に旧所属のスケジュールが残ってしまうのはなぜ？
自動スケジュール設定をご利用の場合、異動後の期間に旧所属のスケジュールが登録されたまま残ってしまうことがあります。自動スケジュール設定では基本的に「何もデータが入っていない」「未来日」に対して自動反映されます。このため、従業員を異動させた場合、異動後の期間に対して、異動前に反映されたスケジュールが残った状態になります。
翌日以降の期間については、スケジュールをいったん削除することで、深夜のシステム更新により異動後の自動スケジュールが自動反映されます。なお、本日以前の期間については、手動でのスケジュール割り当てが必要になります。スケジュールの削除・割り当て方法はこちらの記事をご参照ください。
ポイント
内部設定を変更することで、異動日以降の日付に対して、異動後の自動スケジュールを反映できるようになります。詳細はこちらの記事をご参照ください。
所属変更後、打刻できない原因は？
管理画面での設定変更をタイムレコーダーに反映するには、タイムレコーダーを最新の情報に更新する必要があります。タイムレコーダーの再起動や、データ更新を実施してください。
対象：クラウドレコーダー、デスクトップ版タイムレコーダー、iPad版タイムレコーダーなど
使わなくなった所属を削除しても大丈夫？
削除は可能ですが、注意事項があります。こちらの記事をご参照ください。
新たな所属を追加するときに必要な作業は？
新しい所属の作成に伴い、関連メニューの設定が必要なケースがあります。こちらの記事をご参照ください。
人事データの一括インポート更新も可能！「KING OF TIME 人事労務」のご紹介
「KING OF TIME 勤怠管理」をご利用のお客様であれば無料で利用できる「KING OF TIME 人事労務」をご存知ですか？「KING OF TIME 人事労務」では、「部署」や「役職」「所属事業所」「現住所」「通勤経路」など、人事異動に伴う人事データの変更をCSVインポートによって一括更新できます。インポートの流れを3つのステップでご紹介します。
STEP1：テンプレートファイルのダウンロード
従業員の人事データを更新するための、インポート用テンプレートファイルをCSV形式でダウンロードします。デフォルトで用意されているテンプレートを編集して、更新したい項目のみを選択してダウンロードすることもできます。詳細はこちらをご参照ください。
STEP2：インポート用ファイルの作成
ダウンロードしたテンプレートファイルをExcelやメモ帳などで開き、1行目の項目名の通りに情報を入力します。入力が完了したら、CSV形式で保存します。詳細はこちらをご参照ください。
STEP3：インポートの実施
インポート画面にて「ファイルを選択」の部分をクリックして、作成したファイルを選択します。CSVファイルに問題がなければ、完了後、従業員情報が一括で更新されます。詳細はこちらをご参照ください。
代表的なインポート項目の詳細については、こちらをご参照ください。
KING OF TIME 人事労務の利用開始方法
全権管理者アカウントでKING OF TIME 勤怠管理にログインし、スイッチャーが表示されているかどうか、スイッチャーに「人事労務」のアイコンが表示されているかどうかをご確認ください。
表示されている場合
すでにアカウントが用意されています。マニュアルやオンラインヘルプを参考に設定を進めてください。
※2024年4月1日以降にKING OF TIME 勤怠管理を利用開始した直販のお客様は、シリーズ製品のアカウントも同時に発行されています。
表示されていない場合
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※KING OF TIMEシリーズの4つのサービスのアカウントが同時発行されます。1つだけを申し込むことはできません。なお4サービスすべてにおいて追加料金はかかりません。
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