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【3月おすすめ情報】いざ準備！入社時の設定とよくある質問ご紹介

更新

KING OF TIMEサポートセンターです。

今回は、従業員の入社時に必要な設定やよくある質問、4月にお問い合わせの多い内容をピックアップしてご紹介します。入社時の手続きでお困りの際や、4月に備えて確認したい際などにぜひご活用ください。また、後半では「KING OF TIME 人事労務」の入社手続き機能についてご紹介します。入社した従業員の人事情報をスムーズに収集可能です。

 

トピック

 

入社時に必要な設定一覧

  • 「KING OF TIME 勤怠管理」にて従業員情報を登録し、スケジュール登録などの必要な設定を行います。必要な作業の一覧はこちらをご参照ください。
  • ご利用のタイムレコーダーに応じて必要な設定を行います。詳細はこちらをご参照ください。

KING OF TIMEシリーズで必要な入社設定

「KING OF TIME 人事労務」をご利用の場合は、「KING OF TIME 勤怠管理」での各種設定が完了した後に「KING OF TIME 人事労務」でのデータ登録を行います。詳細はこちらをご参照ください。

「KING OF TIME 給与」を利用する場合は、「KING OF TIME 勤怠管理」、「KING OF TIME 人事労務」それぞれで必須項目を登録しておく必要があります。詳細はこちらをご参照ください。

 

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「入社」よくあるご質問

従業員入社時によくあるご質問をまとめました。

クリックで詳細が開きます。

入社の前月に従業員を事前登録すると課金されますか？


例えば4月入社の従業員情報を3月に事前登録した場合、「登録人数に応じた従量課金制」が適用されているお客様については、3月ご利用分（4月ご請求）の課金対象となります。

現在「打刻人数に応じた従量課金制」が適用されているお客様については、その月に打刻データやみなし勤務パターンの登録が無い限りは課金対象にはなりません。ただし、4月ご利用分（5月ご請求）からは、すべてのお客様に「登録人数に応じた従量課金制」が適用されますのでご注意ください。詳細はこちらをご参照ください。
入社日前の従業員は打刻や認証登録ができますか？


入社日が未来日に設定されている従業員は、タイムレコーダーでの打刻や、認証情報（指情報やICカード情報）の登録ができません。テスト打刻や、認証登録の事前登録を行いたい場合は、一時的に入社日を削除し、タイムレコーダーをデータ更新または再起動した後に行ってください。
入社日前の従業員が勤怠データの一覧に表示されるのはなぜ？


仕様です。入社日前であっても、日別データや月別データなどの一覧に表示されます。なお、日別データ［CSV］や月別データ［CSV］、タイムカード［PDF］にも、入社前の従業員が含まれますので、除外して出力したい場合は、出力確認画面の［従業員選択］にて対象者のチェックを外してください。

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退職した従業員が再入社する際に必要な設定は？


退職前の勤怠データをいったんリセットするか、引き継ぐかによって設定方法が異なります。それぞれの設定方法と仕様はこちらをご参照ください。
「在職外勤務エラー」の解消方法は？


入社日より前、または退職日より後に打刻データやスケジュールデータが登録されていると「在職外勤務エラー」となります。解消するには入社日や退職日の修正、または在職外勤務の削除を行います。詳細はこちらをご参照ください。
アルバイトから正社員に昇格した日を入社日とする場合の注意点は？


インターンやアルバイトから正社員に昇格し、その昇格した日を入社日に設定する場合、入社日以前の勤怠データが「在職外勤務エラー」として表示されます。このエラーは入社日以降3ヶ月間表示されます。 どうしても上記運用を行う場合、在職外勤務エラーを処理せず、無視してください。
新入社員の自動スケジュールが反映されないのはなぜ？


以下の設定状況をお確かめください。

・設定 ＞ スケジュール ＞ 自動スケジュール設定

⇒ 対象となる所属 × 雇用区分のスケジュールが設定されているかどうか

・設定 ＞ 従業員 ＞ 雇用区分設定 ＞ 該当区分の ［編集］ ＞ スケジュールカテゴリ ＞ 自動スケジュールの適用日数

⇒ 1日以上の日数が設定されているかどうか


設定されているのに反映されない場合、反映タイミングが到来していない可能性があります。詳細はこちらをご参照ください。なお、入社日前の期間に対しては、自動スケジュールは反映されません。

 

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変化の4月！よくあるご質問

4月はさまざまな変化が起こるシーズンです。4月にお問い合わせが多い内容に関するコンテンツをピックアップしご紹介いたします。是非ご一読のうえ、変化の4月への備えとしていただけますと幸いです。

クリックで詳細が開きます。

有給休暇の設定例一覧 / 適用方法
人事異動を行う場合
新たな所属を登録する場合
管理者の権限変更方法
1ヶ月単位の変形労働制（手動設定）やフレックスタイム制の場合
従業員画面やスマートフォンアプリにログインできない場合
パスワードがわからなくなった場合
入社した従業員にメールが届かない場合
4月施行の法改正への対応方法

 

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人事情報をスムーズに収集、入社手続き機能のご紹介！

「KING OF TIME 勤怠管理」をご利用のお客様であれば無料で利用できる「KING OF TIME 人事労務」をご存知ですか？「KING OF TIME 人事労務」の入社手続き機能では、入社した従業員の人事情報をスムーズに収集できます。新入社員に入力フォームを送信し、自身で人事情報を入力するよう依頼できます。管理画面でさまざまな入社手続きのタスク管理を行える他、入社手続きに必要な各種帳票の出力が可能です。

入社手続き機能の利用方法の詳細は、こちらをご参照ください。

 

新入社員にメール通知

入社手続きフォームを新入社員にメール通知して、必要な人事情報の入力を依頼できます。

 

管理者は入社手続きの進行状況を随時確認できます。新入社員が入社手続きフォームの入力が完了すると、管理者宛にメール通知もされます。ステータスの詳細はこちらをご参照ください。

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ToDoリスト作成・書類作成

入社手続きフォームの入力内容をもとに、ToDoリストと入社手続きに必要な帳票や届出が生成されます。

 

ToDoリスト

新入社員の入社手続きをタスク管理できます。完了したタスクについてチェックを入れると、達成率が変動します。確認・操作方法は、こちらをご参照ください。

 

申請情報の入力

入社手続きに必要な以下の帳票や届出の情報を収集し作成できます。また、社会保険や雇用保険の届出は、e-Gov電子申請を利用できます（※印のものが対象です）。

  • 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届（※）
  • 健康保険被扶養者（異動）届 / 国民年金第 3 号被保険者関係届（※）
  • 国民年金第 3 号被保険者関係届（※）
  • 雇用保険被保険者資格取得届（※）
  • 外国人雇用状況届出書
  • 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
  • 労働者名簿

e-Gov電子申請の利用手順は、こちらをご参照ください。

 

KING OF TIME 人事労務の利用開始方法

全権管理者アカウントでKING OF TIME 勤怠管理にログインし、スイッチャーが表示されているかどうか、スイッチャーに「人事労務」のアイコンが表示されているかどうかをご確認ください。

 

表示されている場合

すでにアカウントが用意されています。マニュアルやオンラインヘルプを参考に設定を進めてください。
※2024年4月1日以降にKING OF TIME 勤怠管理を利用開始した直販のお客様は、シリーズ製品のアカウントも同時に発行されています。

 

表示されていない場合

こちらのお申し込みフォームよりお申し込みください。

※KING OF TIMEシリーズの4つのサービスのアカウントが同時発行されます。1つだけを申し込むことはできません。なお4サービスすべてにおいて追加料金はかかりません。

 

販売店とご契約のお客様

お申し込みの後、販売店ご担当者様へご一報をお願いします。

 

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