【有給休暇の設定例】上半期入社・下半期入社で付与日を分けて、初回付与も含めて一斉付与する方法

有給休暇付与機能」を利用して、上半期入社・下半期入社で付与日を分け、初回付与も含めたすべての付与を半期ごとの一斉付与日に付与する方法を解説します。初期状態では初回付与日は入社6ヶ月後になりますが、初回付与日の日付指定機能を利用することで、初回付与日の日付を従業員ごとに指定できます。

 

付与イメージ(一斉付与日が、上半期は4月1日、下半期は10月1日の場合)

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  • 4月1日~9月30日に入社した場合は、10月1日に一斉付与
  • 10月1日~3月31日に入社した場合は、4月1日に一斉付与

 

ご注意

この設定を行うには、事前にサポートセンターへ以下2点の機能追加をご依頼ください。

※「従業員別有休付与設定機能」を現在ご利用中の場合も、「初回付与日、分割付与日の日付指定を使用する」の機能追加が必要です。

 

目次

 

【手順1】オプション

有給休暇付与機能がオンになっていることを確認します。

※全権管理者、または「オプション」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。

 

1. 設定 > その他 > オプション を開きます。

 

2. スケジュール設定カテゴリ > 有給休暇付与機能が「使用する」となっていることを確認します。

 

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【手順2】雇用区分設定

雇用区分ごとに有休付与関連設定を設定します。

※全権管理者、または「雇用区分設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。

 

ご注意

設定を変更する前に、「有休付与対象者」がいないかどうかを確認し、対象者がいる場合は、付与または棄却の処理を行ってから、設定変更してください。

「有休付与対象者」が表示されている状態で、有休付与関連設定を変更すると、すでに表示されていた対象者は表示されなくなり、付与対象外になってしまいます。

 

1. 設定 > 従業員 > 雇用区分設定 を開き、対象区分の[編集]をクリックします。

 

2. 休暇関連カテゴリ > 有休付与 > [有休付与関連設定]をクリックし、「有休付与関連設定」画面を開きます。

 

1. 週所定労働日数を設定してください(必須)

付与日数の算出方法を設定します。

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以下のいずれかを選択してください。

 

◯日

週所定労働日数に対応する比例付与日数テーブルから付与日数を決定します。出勤率が80%を超えていることが付与の条件です。出勤率が満たされないと付与日数0日と算出されます。

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年間の勤務日、全労働日を基に週所定労働日数を計算

週所定労働日数を定めていない場合に利用できます。従業員の年間勤務日数に応じて週所定労働日数を仮定し、有休付与日数を計算します。この際、出勤率は参照しません。

 

例えば下図のように比例付与日数が設定されている場合に、ある従業員が年間200日勤務したとき、週所定労働日数4日の基準で有休付与日数が算出されます。年間200日の勤務は年間所定労働日数169日以上217日未満に該当するためです。

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補足

「年間所定労働日数」は1年間勤務した場合の基準です。勤続半年時点では、勤務日数を倍にした数値が「年間所定労働日数」に達しているかどうかで判定されます(詳細はこちら)。

 

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2. 第1基準日を設定してください(必須)

有休の初回付与日を設定します。「入社から6ヶ月後に初回付与し、毎年の付与日とする」と設定します。その下の項目にはチェック不要です。

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ポイント

第1基準日については、後ほど設定する従業員ごとの設定が優先して適用されます。

 

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3. 第2基準日を設定してください(オプション)

2回目以降の付与日を設定します。「付与日を◯月◯日に統一する」を選択し、2回目以降一斉付与したい月日を設定します。「付与日を基準に上半期・下半期を定める」にチェックを入れます。

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ポイント

「付与日を4月1日に統一する」と設定したうえで「付与日を基準に上半期・下半期を定める」にチェックを入れると、4月1日と、その半年後の10月1日が第2基準日になります。

  • 4月1日:10月1日~3月31日に入社した従業員の第2基準日
  • 10月1日:4月1日~9月30日に入社した従業員の第2基準日

 

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4. 比例付与日数を入力してください

週所定労働日数と勤続年数に応じた付与日数表を入力します。[初期値を読み込む]をクリックすると、法定基準が入力されますが、貴社の就業ルールに合わせて編集してください。

 

下図は入力例です。

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ご注意

「年間所定労働日数」を労働基準法の基準値以上、または「比例付与日数」を労働基準法の基準値以下に設定すると、エラーになります。

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5. 付与算出基準となる勤務日数・全労働日数として数える日を設定してください

出勤率の計算対象を設定します。

 

出勤率の計算式

出勤率=勤務日数 ÷ 全労働日数 × 100

 

「勤務日」は出勤した日、または出勤したとみなす日です。「全労働日」は出勤すべき日です。

「平日出勤」「法定休日出勤」「法定外休日出勤」と各休暇の、「勤務日」「全労働日」にチェックします。下図は設定例です。

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補足

前述の「1. 週所定労働日数を設定してください(必須)」箇所で「年間の勤務日、全労働日を基に週所定労働日数を計算」と設定している場合は、出勤率は参照せず、「勤務日」にチェックがある項目が「年間所定労働日数」として集計されます。一方で有休付与対象者画面では出勤率を参考値として算出し、表示しているため「全労働日」のチェックも必要です。

 

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【手順3】従業員設定

各従業員に「入社日」と、「有休初回付与日」を設定します。手動登録またはインポートでの操作が可能です。

 

手動登録の場合

従業員設定画面から登録します。

※全権管理者、または「従業員設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。

 

1. 設定 > 従業員 > 従業員設定 を開き、該当者の[編集]をクリックします。

 

2. 雇用情報カテゴリ内の「入社日」を入力します。

 

3. 雇用情報カテゴリの[詳細]を展開し、有休付与 > [有休付与関連設定]をクリックします。「有休付与関連設定」画面にて以下のように設定し、登録します。

 

2. 第1基準日を設定してください(必須)

従業員ごとの初回付与日の日付を設定します。「日付指定」を選択し、初回付与日の日付を入力します。

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ポイント

上半期(4月1日~9月30日)に入社した従業員は10月1日、下半期(10月1日~3月31日)に入社した従業員は4月1日と設定したい場合、以下のように入力してください。

  • 4月1日~9月30日入社 : 入社した年の10月1日
  • 10月1日~12月31日入社: 入社翌年の4月1日
  • 1月1日~3月31日入社 : 入社した年の4月1日

 

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インポートの場合

従業員ごとに「入社日」や「初回付与の日付」をインポートする方法を解説します。入力レイアウトを作成し、入力テンプレートに従ってインポート用のCSVファイルを作成します。このファイルをインポートすることで一括で登録・更新できます。

 

1. 入力レイアウトの作成

1. 管理画面ホーム > よく使うメニュー > エクスポート / インポート > データ入力(インポート)カテゴリ > [従業員データ[CSV]]右の「入力レイアウト作成」をクリックします。

 

2. [+新規作成]をクリックします。

 

3. 以下のように設定して登録します。

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番号 項目名 説明
1 レイアウト名 任意のレイアウト名を入力します(「初回付与日設定」など)。
2 使用区分 「更新のみ」を選択します。
3 入力項目 以下の3項目を選択します。
  • 従業員コード
  • 入社日(YYYY/MM/DD)
  • 年次有休:初回付与日(YYYY/MM/DD)
※各従業員の「入社日」をすでに登録済みの場合は、レイアウトへの追加は不要です。

 

2. インポート用ファイルの作成

1. 管理画面ホーム > よく使うメニュー > エクスポート / インポート > データ入力(インポート)カテゴリ > [従業員データ[CSV]]をクリックします。

 

2. 「レイアウト選択」にて作成したレイアウトを選び、[入力用テンプレートのダウンロード]をクリックします。

 

3. CSV形式のテンプレートファイルがダウンロードされますので、デスクトップなどに保存します。

 

4. 保存したCSVファイルをExcelやメモ帳などで開きます。1行目の項目名の通りに、データを入力します。

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ポイント

「年次有休:初回付与日(YYYY/MM/DD)」について、上半期(4月1日~9月30日)に入社した従業員は10月1日、下半期(10月1日~3月31日)に入社した従業員は4月1日と設定したい場合、以下のように入力してください。

  • 4月1日~9月30日入社 : xxxx(入社した年)/10/1
  • 10月1日~12月31日入社: xxxx(入社翌年)/4/1
  • 1月1日~3月31日入社 : xxxx(入社した年)/4/1

 

5. ファイルをCSV形式で保存します。

 

3. インポート

1. 管理画面ホーム > よく使うメニュー > エクスポート / インポート > データ入力(インポート)カテゴリ > [従業員データ[CSV]]をクリックします。

 

2. 「レイアウト選択」にて作成したレイアウトを選び、[ファイルを選択]をクリックします。用意したCSVデータを選択して、[アップロード]をクリックします。

 

3. 「従業員データ入力確認」画面が表示されます。ご確認のうえ[登録]をクリックしてください。インポートを開始します。

 

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ご注意:「入社日」を変更した場合は、初回付与日の日付も変更してください

上記手順で設定した初回付与日の日付は、「入社日」とは連動していません。万一、対象従業員の「入社日」を変更した場合は、初回付与日の日付も手動で変更してください。

 

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有休付与早見表

前述の手順に従って、以下のように設定した場合、

  • 週所定労働日数:5日
  • 第1基準日:上半期(4月1日~9月30日)に入社した従業員は「xxxx年10月1日」、下半期(10月1日~3月31日)に入社した従業員は「xxxx年4月1日」
  • 第2基準日:4月1日、付与日を基準に上半期・下半期を定める
  • 比例付与日数:法定基準通りに設定

 

付与日数とタイミングは以下の表の通りです。

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  • 4月1日~9月30日に入社した場合は、10月1日に有休が一斉付与されます。
  • 10月1日~3月31日に入社した場合は、4月1日に有休が一斉付与されます。

 

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