【有給休暇付与機能】初回付与日や分割付与日を日付指定する方法

従業員ごとに有休の初回付与日を、入社日から6ヶ月の範囲内で日付指定できます。初回付与日を日付指定した場合は、前倒しして有休を付与する分割付与日も日付指定できます。

ご注意
本機能を利用するには、サポートセンターへ以下2点の機能追加をご依頼ください。

従業員別有休付与設定機能
・初回付与日、分割付与日の日付指定を使用する

※「従業員別有休付与設定機能」を現在ご利用中の場合も、「初回付与日、分割付与日の日付指定を使用する」の機能追加が必要です。

 

目次

 

初回付与を日付指定する設定方法

入社日から6ヶ月後の1日付で初回付与する設定方法を、事例を上げて解説します。

 

4月5日入社で10月1日に初回付与する場合

 

1. 設定 > 従業員 > 従業員設定 を開き、対象者の[編集]をクリックします。

 

2. 雇用情報カテゴリの[詳細]を展開し、有休付与 > [有休付与関連設定]をクリックします。
___________.png

3. 次のように設定します。

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No. 項目名 説明
1 第1基準日 「日付指定[2023/10/1]に初回付与し、毎年の付与日とする」に設定
※入社日から6ヶ月を超える日付を入力した場合、エラーとなります。
2 第2基準日 「なし」と設定します。もし雇用区分設定側で「なし」が設定されている場合は「雇用区分の設定に従う」を設定します。

 

4. その他の項目について、雇用区分の設定と同じにしたい場合は「雇用区分の設定に従う」のまま、変更する必要はありません。変更したい場合は各項目を設定します。設定方法はこちらの記事をご参照ください。

 

5. [登録]をクリックします。

 

付与結果

例えば、以下のように設定した場合

  • 週所定労働日数:雇用区分の設定に従う ※雇用区分設定側で「5日」と設定
  • 第1基準日:2023/10/1に初回付与
  • 第2基準日:雇用区分の設定に従う ※雇用区分設定側で「なし」と設定
  • 比例付与日数:雇用区分の設定に従う ※雇用区分設定側で初期値(法定基準値)を設定

 

日付指定した10月1日が初回付与日になります。2回目以降も同様です。mceclip0.png

付与タイミング 付与日 付与日数
1年目 2023年10月1日 10日
2年目 2024年10月1日 11日
3年目 2025年10月1日 12日
4年目 2026年10月1日 14日

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分割付与を日付指定する設定方法

入社日から3ヶ月後の1日付で、付与日数10日のうち5日を前倒し付与し、入社日から6ヶ月後の1日付で残りの5日を付与する設定方法を、事例を上げて解説します。

※初回付与と分割付与の両方で日付指定する必要があります。分割付与のみの日付指定はできません。

4月5日入社で7月1日に5日を分割付与、10月1日に5日を付与する場合

1. 設定 > 従業員 > 従業員設定 を開き、対象者の[編集]をクリックします。

 

2. 雇用情報カテゴリの[詳細]を展開し、有休付与 > [有休付与関連設定]をクリックします。

___________.png

 

3. 次のように設定します。

2023-06-05_10h39_51.png

 

No. 項目名 説明
1 第1基準日
  • 「日付指定[2023/10/1]に初回付与し、毎年の付与日とする」に設定
  • 「分割付与」にチェック
  • 「分割付与:日付指定[2023/07/01]分割付与日数[5]日付与」に設定
  • 「分割付与日を基準とする」にチェック
※入社日から6ヶ月を超える日付を入力した場合、エラーとなります。
2 第2基準日 「なし」と設定します。もし雇用区分設定側で「なし」が設定されている場合は「雇用区分の設定に従う」を設定します。

 

4. その他の項目について、雇用区分の設定と同じにしたい場合は「雇用区分の設定に従う」のまま、変更する必要はありません。変更したい場合は各項目を設定します。設定方法はこちらの記事をご参照ください。

 

5. [登録]をクリックします。

 

付与結果

例えば、以下のように設定した場合

  • 週所定労働日数:雇用区分の設定に従う ※雇用区分設定側で「5日」と設定
  • 第1基準日:2023/10/1に初回付与、2023/07/01に5日を分割付与、分割付与日を基準とする
  • 第2基準日:雇用区分の設定に従う ※雇用区分設定側で「なし」と設定
  • 比例付与日数:雇用区分の設定に従う ※雇用区分設定側で初期値(法定基準値)を設定

 

日付指定した7月1日(分割付与日)と10月1日に5日ずつ付与されます。分割付与日が基準となるため、3回目以降は毎年7月1日に付与されます。

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付与タイミング 付与日 付与日数
1年目(前倒し付与) 2023年7月1日 5日
1年目(残りの付与) 2023年10月1日 5日
2年目 2024年7月1日 11日
3年目 2025年7月1日 12日

 

「分割付与日を基準とする」項目に関するご注意
「分割付与」項目で前倒し付与を設定する場合は、「分割付与日を基準とする」にチェックしてください。チェックしないと登録時にエラーとなります。

労働基準法では、「前倒し付与をした場合、次年度の付与日も繰り上げた期間と同じか、それ以上の期間、法定の基準日より繰り上げなければならない」とされています。

違法となる例
(1)4月5日に入社
(2)7月1日に日付指定で5日付与(分割付与)
(3)10月1日に日付指定で5日付与(本来の付与日)
(4)次年度の10月1日に11日付与

上記例の場合、(4)では遅くとも7月1日には付与しなければなりません。

 

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CSVインポートによる一括登録

CSVインポートによって、初回付与日、分割付与日の一括登録が可能です。

※この操作には、すべての所属と雇用区分の 従業員設定に対する「閲覧・編集」権限が必要です。

 

入力レイアウトを作成する(初回のみ)

データを初めてインポートする場合は、全メニュー > エクスポート/インポート > データ入力(インポート)カテゴリ > 従業員データ[CSV] の「入力レイアウト作成」 > [+新規作成]より、以下の通りレイアウトを作成します。

 

項目名 説明
レイアウト名 「初回・分割付与日」といったレイアウト名を設定します。
使用区分 「更新のみ」を選択します。
選択できる項目 「従業員コード」「年次有休:初回付与日(YYYY/MM/DD)」「年次有休:分割付与日(YYYY/MM/DD)」「年次有休:分割付与日数」の4つを選択します。
※「年次有休:分割付与日(YYYY/MM/DD)」と「年次有休:分割付与日数」は必ずセットで選択されます。
※初回付与日だけを登録したい場合は、「従業員コード」「年次有休:初回付与日(YYYY/MM/DD)」の2つを選択してください。
備考 レイアウトについての説明を記入できます。

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補足
「備考」に記入した内容は、従業員データレイアウト設定画面の「備考」欄とインポート画面の「備考」欄に表示されます。レイアウト編集やインポートの際、該当レイアウトの判別にご利用ください。

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データをインポートする

1. 全メニュー > エクスポート / インポート > データ入力(インポート)カテゴリ > 「従業員データ[CSV]」クリックします。

 

2. 該当レイアウトを選択し、[入力用テンプレートのダウンロード]をクリックします

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3. ダウンロードしたテンプレートファイルを開き、テンプレートに沿ってデータを作成します

 

項目名 説明
従業員コード 対象者の従業員コードを入力します。
年次有休:初回付与日(YYYY/MM/DD) 年次有休の初回付与日をYYYY/MM/DD形式で入力します。
例:2023年10月1日 → 2023/10/01
年次有休:分割付与日(YYYY/MM/DD) 年次有休の分割付与日をYYYY/MM/DD形式で入力します。
例:2023年7月1日 → 2023/07/01
年次有休:分割付与日数 年次有休の分割付与日数を指定します。
例:5日分割付与 → 5

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4. 保存したファイルを「従業員データ[CSV]」画面で選択して[アップロード]をクリックすると、確認画面が表示されます。[登録]をクリックするとインポートを開始します。

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入力項目が空の場合のデータの取扱い
入力したCSVファイルにおいて、ある項目(例として「分割付与日数」)が空白だった場合に、分割付与日数の既存のデータを【残す】か【削除する】か、選択できます。
【残す】場合は「 登録されている値そのまま残す」、【削除する】場合は「登録されている値を削除する」を選択します。
CSVファイルに空白の項目が無ければ、どちらを選択しても影響ありません。

 

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