従業員情報や企業情報の「適用日」を誤った日付で設定してしまった場合は、適用日の変更が可能です。また、「適用日」を削除することで、その適用日において編集した内容を削除できます。それぞれの操作方法や注意点を解説します。
ポイント
入社日、または事業所設置日などを適用日として登録することをおすすめします。
目次
適用日の変更方法
適用日を誤った日付で登録してしまった場合などに、適用日を変更する方法です。
1. 以下の画面で「○適用日」をクリックします。
従業員情報の場合
管理画面 > 従業員一覧 > 対象従業員をクリック > 画面左下
企業情報の場合
管理画面 > 企業情報 > 画面左下
2. 適用日一覧が表示されます。変更したい適用日の行をクリックします。
3. [編集]をクリックして適用日を変更し、[保存]をクリックします。
ご注意
適用日は、直前の適用日の翌日から直後の適用日の前日の間で変更できます。たとえば下図の場合、B(2023/05/01)の適用日は、直前の適用日であるCの翌日(2023/04/02)から直後の適用日であるAの前日(2023/05/31)の間で変更できます。すべての適用日を入社日などにまとめたいときの対処方法は、後述の「補足」をご参照ください。
適用日の削除方法
適用日を削除する方法です。適用日を削除することで、この適用日において編集された内容は削除されます。
ご注意
企業情報の適用日は、削除できない場合があります。企業情報にて部署や役職などの項目を新規作成し、かつ従業員にこの項目を設定している場合、新規作成した際の適用日は削除できません。
1. 以下の画面で「○適用日」をクリックします。
従業員情報の場合
管理画面 > 従業員一覧 > 対象従業員をクリック > 画面左下
企業情報の場合
管理画面 > 企業情報 > 画面左下
2. 適用日一覧が表示されます。削除したい適用日の行をクリックします。
3. [削除]をクリックします。確認メッセージが表示されますので、[削除]をクリックします。
※この適用日において編集された内容は削除されます。
補足:複数の適用日を1つの日付にまとめる方法
以下の適用日の設定例において、A(2023/06/15)とB(2023/04/03)をC(入社日 2010/01/01)の日付に変更したい場合の対処方法を解説します。2通りの方法があります。
【方法1】Bの適用日を入社日に変更、Aは適用日を削除のうえ情報を再登録
B(2023/04/03)の適用日をC(入社日 2010/01/01)と同じ日付に変更します。A(2023/06/15)の適用日は削除し、改めて適用日を指定のうえ情報を登録し直します。
1. 適用日一覧でB(2023/04/03)をクリックし、[編集]をクリックします。適用日の変更画面が表示されますので、Cと同日の「2010/01/01」に変更し、[保存]をクリックします。
2. 適用日一覧でA(2023/06/15)をクリックして詳細画面を開きます。この適用日に変更されたタブや項目は下図のように緑色で表示されますので、内容を控えておきます。
※対象者が多い場合は、フィルタリング機能でのデータ出力も可能です(詳細はこちら)。
3. 右上の[削除]をクリックして、A(2023/06/15)の適用日を削除します。
※この適用日において編集された内容は削除されます。
4. 適用日一覧の左上の「✕」をクリックします。従業員情報画面や企業情報画面に戻ります。
5. [編集]をクリックします。適用日の設定画面が表示されますので、Cと同日の「2010/01/01」を入力し、[決定]をクリックします。
6. 「1」で控えた編集内容を改めて入力し、[保存]をクリックします。
これによって、すべての適用日が入社日(2010/01/01)に統一されます。
【方法2】Bの適用日を入社日に変更、Aの適用日は入社翌日に変更
すべての適用日を残しておきたい場合の方法です(適用日は統一できないため、次善の策となります)。B(2023/04/03)をC(入社日 2010/01/01)と同じ日付に変更します。A(2023/06/15)は入社日の翌日の日付「2010/01/02」に変更します。
1. 適用日一覧でB(2023/04/03)をクリックし、[編集]をクリックします。適用日の変更画面が表示されますので、Cと同日の「2010/01/01」に変更し、[保存]をクリックします。
2. 適用日一覧でA(2023/06/15)をクリックし、[編集]をクリックします。適用日の変更画面が表示されますので、Cの翌日の「2010/01/02」に変更し、[保存]をクリックします。
これによって、適用日は統一されませんが、すべての適用日を残しつつ、実際の日付に近づけることができます。
補足
適用日が多い場合は、入社日直後の適用日を入社日と同日、次の適用日を入社翌日、その次の適用日を入社翌々日、というように変更します。