アラート設定の「日数アラート」を利用することで、日数や回数が一定数を超過 / 不足している場合にアラート表示できます。例として、次のような状況を確認したい場合に利用できます。
- 遅刻回数 / 週が2回以上である
- 「公休」の取得日数 / 週が1日未満である
- 「公休」の取得日数 / 月が4日未満である
補足
遅刻回数や休暇取得日数の他、KING OF TIME 勤怠管理の日数、回数集計項目(デフォルト勤怠項目、カスタムデータ項目)に対して設定できます。
アラートは月別データ、タイムカード画面などで確認できます。アラート対象の集計欄が、指定した色に表示されます。
通知設定と組み合わせることで、管理者や従業員にメール通知することも可能です。
目次
事前設定
アラート機能をオンにします。
1. 設定 > その他 > オプション を開きます。
2. 勤怠管理設定カテゴリの「アラート機能」を「使用する」にして登録します。
設定方法
1. 設定 > 画面表示 > アラート設定 を開き、[日数アラート登録]をクリックします。
2. 以下の各項目を設定します。
番号 | 項目名 | 説明 |
---|---|---|
1 | アラート名 | アラートの名称を100文字以内で入力します。 |
2 | 対象期間 | 対象期間を選択します。 それぞれの対象期間で作成できるアラートの例をご紹介します。 週別: 週に2回以上遅刻している従業員を抽出する 月別: 月に取得した「公休」が4日未満である従業員を抽出する |
3 | アラート対象勤怠 | デフォルト勤怠項目に対してアラート表示したい場合は、この中から対象項目をチェックします。複数の項目を選択することもできます。 |
4 | アラート対象カスタム項目 | カスタムデータ項目に対してアラート表示したい場合は、この中から対象項目をチェックします。複数の項目を選択することもできます。 ※カスタムデータ項目に関する詳細はこちらの記事をご参照ください。 |
5 | アラート | アラートの基準値を入力します。
|
6 | 表示色 | 条件を満たした集計値の背景に表示する色を選択します。 |
3. 必要に応じて、「従業員の選択」欄を入力します。
番号 | 項目名 | 説明 |
---|---|---|
1 | 年齢 | アラート対象とする従業員の年齢を指定したい場合は入力します。
|
2 | 性別 | アラート対象とする従業員の姓別を指定したい場合は選択します。 |
4. アラート対象とする雇用区分と所属を選択して、[登録]をクリックします。
補足:優先順位について
同じ集計項目に対して複数のアラートを設定している場合は、優先順位の設定が必要です。「優先順位」を間違えると希望通りのアラート表示がされなくなりますので、必ず確認し、設定してください。詳細はこちらをご参照ください。
アラート確認方法
各種集計画面と、エラー勤務画面でアラートを確認できます。
各種集計画面
アラートは、月別データ、タイムカード画面で確認できます。確認画面は、アラート作成時に選択した「対象期間」により異なります。
アラート対象勤怠の場合
対象期間 | 確認できる画面 |
---|---|
週別 | 月別データ > 通常タブ |
月別 | 月別データ > 通常タブ 月別データ > [タイムカード]ボタン >[タイムカード]タブ |
アラート対象カスタム項目の場合
月別データ画面の[通常(カスタム)]タブで確認できます。
対象期間 | 確認できる画面 |
---|---|
週別 | 月別データ >[通常(カスタム)]タブ |
月別 | 月別データ > [通常(カスタム)]タブ 月別データ > [タイムカード]ボタン >[タイムカードカスタム]タブ |
週別アラートの表示方法
週別を選択した場合は、月別データの画面上部の「表示条件の指定」下「表示期間」で「週別」を選択し、 表示したい週を指定後に[表示]ボタンをクリックしてください。
表示条件の指定:アラート
「表示条件の指定 > アラート」でアラートを指定してから[表示]をクリックすると、条件に一致する勤怠がある従業員だけを一覧表示できます。
エラー勤務画面
全メニュー > エラー勤務 を開き、[アラート]タブ > 表示期間「月別」、対象区分「実績」を選択して[表示]
※画像クリックで拡大します。
通知設定
作成したアラート設定は、基準値を満たしたタイミングで、 対象従業員にメールで通知することが可能です。 通知設定の設定方法はこちらの記事をご参照ください。