使用していない所属の削除方法

使用していない所属を削除する際の、確認事項と削除手順を解説します。

 

目次

 

確認事項

削除前に、以下をご確認ください。

 

1. KING OF TIME データ分析と連携している場合は削除しないでください

本システムをKING OF TIME データ分析と連携している場合、所属や雇用区分は削除しないでください。所属や雇用区分を削除すると、KING OF TIME データ分析上で、過去に連携された勤怠データが表示されなくなってしまうためです。

※KING OF TIME 勤怠管理上の勤怠データは変わらず表示されます。

 

KING OF TIME データ分析画面

削除された所属に在籍していた期間の勤怠データは表示されなくなります。

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補足

所属を削除せずに残したまま管理する方法は、本記事内の「所属を削除しない場合の対処方法」をご参照ください。

 

2. 事前に所属別タイムレコーダーの所属を変更してください

所属別タイムレコーダーに設定されている所属を削除すると、データ更新できなくなるなどの問題が発生します。事前に所属別タイムレコーダーの所属を別の所属に変更したうえで、所属を削除してください。

 

補足

  • デスクトップ版タイムレコーダー、iPad版タイムレコーダーの所属を変更するには、アプリに設定されている接続文字列、証明書を更新します。詳しくは、こちらをご参照ください。
  • クラウドレコーダーの所属を変更するには、新しい所属の打刻用URLにアクセスし、証明書を登録します。詳しくは、こちらをご参照ください。
  • ピットタッチ・プロの所属変更方法は、こちらをご参照ください。

 

3. 所属の削除履歴は残りません

所属の削除操作の履歴を確認することはできません。

 

4. 所属の異動履歴を編集 / 削除できなくなります

サポートセンターに依頼すると、一時的に所属の異動履歴を編集および削除できますが、削除した所属への異動履歴は編集したり削除したりできません。

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5. 未承認申請が残っている場合の挙動

削除した所属の申請承認フローに未承認申請が残っている場合、申請承認フロー設定の「基本申請承認フロー設定」に設定されている管理者に申請があがります。

 

ご注意

基本申請承認フロー設定に設定された管理者が、削除された所属の申請をチェックする場合は、全メニュー > 申請承認 にて「全ての所属」を選択して表示してください。

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なお、基本申請承認フロー設定に設定された管理者が、所属別申請承認フロー設定にて、どの所属の承認フローにも設定されていない場合、

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申請承認画面で情報を表示できなくなり、削除所属の申請も確認できなくなります。この場合は、従業員側でいったん申請をキャンセルしたうえで、再度申請してください。

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6. 所属に従業員が存在すると削除できません

所属に従業員が存在すると、その所属を削除できません(退職済みの従業員も含みます)。所属変更によって従業員を異動させ、所属従業員がいない状態にしてください。

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削除手順(手動)

1. 設定 > 組織 > 所属設定 > 対象所属の[削除] をクリックします。

 

2. 確認画面が表示されますので、問題なければ[削除]をクリックします。これによって所属が削除されます。

 

ご注意

削除対象の所属に従業員(退職済み含む)が1名でも存在する場合は削除できません。

 

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削除手順(一括インポート)

インポートによって一括削除も可能です。

 

1. 入力レイアウトを作成する

1. 管理画面ホーム > よく使うメニュー > エクスポートインポート > データ入力(インポート)カテゴリ > [所属 / タイムレコーダーデータ[CSV]]隣の[レイアウト作成]をクリックし、[+ 新規作成] をクリックします。

 

2. 以下のように入力して登録します。

項目名 説明
レイアウト名 任意の名称(「所属削除」など)
使用区分 「更新のみ」を選択
入力項目 以下2項目を選択
・所属コード
・削除フラグ

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2. CSVデータを作成する

1. [所属 / タイムレコーダーデータ[CSV]]を開き、「1. 所属 / タイムレコーダーデータの入力方法を選択」にて、削除用レイアウトを選択して[入力用テンプレートのダウンロード] をクリックします。

2022-03-14_16h30_35.png

 

2. テンプレート(CSVファイル)がダウンロードされますので、PC上に保存します。

 

3. 保存したCSVファイルをメモ帳やExcelなどで開きます。以下のように入力し、CSV形式でファイルを保存します。

項目名 説明
所属コード 削除したい所属の所属コードを入力
削除フラグ 「1」と入力

2022-03-14_16h32_01.png

 

3. インポートする

1. [所属 / タイムレコーダーデータ[CSV]]内の「2. CSVファイルの選択」にて、[ファイルを選択]をクリックし、作成したCSVファイルを選択します。

2022-03-14_16h34_18.png

 

2. [アップロード]をクリックすると確認画面が表示されます。問題なければ[登録]をクリックします。

※エラーが表示された場合は、CSVファイルを修正し、エラー要素を全て消去してからアップロードし直してください。

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所属を削除しない場合の対処方法

「所属グループ機能」を使って、使用しない所属をグループでまとめることができます。

 

1. 設定 > その他 > オプション > 勤怠管理設定カテゴリ > 所属グループ機能 にて、「使用する」を選択して登録します。

 

2. 設定 > 組織 > 所属グループ設定にて[+新規登録]をクリックします。以下のように入力して登録します。

項目名 説明
所属グループ名 任意の名称(「閉店グループ」、「未使用」など)
所属グループコード 任意のコード(「xxxxxxx」など、所属の表示順で最後になる文字列がおすすめです)

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3. [所属グループ割り当て]タブにて、使用しない所属を割り当てて登録します。

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補足

所属グループ機能の詳細はこちら

 

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