使用していない所属を削除する際の、確認事項と削除手順を解説します。
目次
確認事項
削除前に、以下をご確認ください。
1. KING OF TIME データ分析と連携している場合は削除しないでください
本システムをKING OF TIME データ分析と連携している場合、所属や雇用区分は削除しないでください。所属や雇用区分を削除すると、KING OF TIME データ分析上で、過去に連携された勤怠データが表示されなくなってしまうためです。
※KING OF TIME 勤怠管理上の勤怠データは変わらず表示されます。
KING OF TIME データ分析画面
削除された所属に在籍していた期間の勤怠データは表示されなくなります。
補足
所属を削除せずに残したまま管理する方法は、本記事内の「所属を削除しない場合の対処方法」をご参照ください。
2. 事前に所属別タイムレコーダーの所属を変更してください
所属別タイムレコーダーに設定されている所属を削除すると、データ更新できなくなるなどの問題が発生します。事前に所属別タイムレコーダーの所属を別の所属に変更したうえで、所属を削除してください。
補足
3. 所属の削除履歴は残りません
所属の削除操作の履歴を確認することはできません。
4. 所属の異動履歴を編集 / 削除できなくなります
サポートセンターに依頼すると、一時的に所属の異動履歴を編集および削除できますが、削除した所属への異動履歴は編集したり削除したりできません。
5. 未承認申請が残っている場合の挙動
削除した所属の申請承認フローに未承認申請が残っている場合、申請承認フロー設定の「基本申請承認フロー設定」に設定されている管理者に申請があがります。
ご注意
基本申請承認フロー設定に設定された管理者が、削除された所属の申請をチェックする場合は、全メニュー ＞ 申請承認 にて「全ての所属」を選択して表示してください。
なお、基本申請承認フロー設定に設定された管理者が、所属別申請承認フロー設定にて、どの所属の承認フローにも設定されていない場合、
申請承認画面で情報を表示できなくなり、削除所属の申請も確認できなくなります。この場合は、従業員側でいったん申請をキャンセルしたうえで、再度申請してください。
6. 所属に従業員が存在すると削除できません
所属に従業員が存在すると、その所属を削除できません（退職済みの従業員も含みます）。所属変更によって従業員を異動させ、所属従業員がいない状態にしてください。
削除手順（手動）
1. 設定 ＞ 組織 ＞ 所属設定 ＞ 対象所属の［削除］ をクリックします。
2. 確認画面が表示されますので、問題なければ［削除］をクリックします。これによって所属が削除されます。
ご注意
削除対象の所属に従業員（退職済み含む）が1名でも存在する場合は削除できません。
削除手順（一括インポート）
インポートによって一括削除も可能です。
1. 入力レイアウトを作成する
1. 管理画面ホーム ＞ よく使うメニュー ＞ エクスポートインポート ＞ データ入力（インポート）カテゴリ ＞ ［所属 / タイムレコーダーデータ[CSV]］隣の［レイアウト作成］をクリックし、［＋ 新規作成］ をクリックします。
2. 以下のように入力して登録します。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| レイアウト名 | 任意の名称（「所属削除」など） |
| 使用区分 | 「更新のみ」を選択 |
| 入力項目 | 以下2項目を選択 ・所属コード ・削除フラグ |
2. CSVデータを作成する
1. ［所属 / タイムレコーダーデータ[CSV]］を開き、「1. 所属 / タイムレコーダーデータの入力方法を選択」にて、削除用レイアウトを選択して［入力用テンプレートのダウンロード］ をクリックします。
2. テンプレート（CSVファイル）がダウンロードされますので、PC上に保存します。
3. 保存したCSVファイルをメモ帳やExcelなどで開きます。以下のように入力し、CSV形式でファイルを保存します。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 所属コード | 削除したい所属の所属コードを入力 |
| 削除フラグ | 「1」と入力 |
3. インポートする
1. ［所属 / タイムレコーダーデータ[CSV]］内の「2. CSVファイルの選択」にて、［ファイルを選択］をクリックし、作成したCSVファイルを選択します。
2. ［アップロード］をクリックすると確認画面が表示されます。問題なければ［登録］をクリックします。
※エラーが表示された場合は、CSVファイルを修正し、エラー要素を全て消去してからアップロードし直してください。
所属を削除しない場合の対処方法
「所属グループ機能」を使って、使用しない所属をグループでまとめることができます。
1. 設定 ＞ その他 ＞ オプション ＞ 勤怠管理設定カテゴリ ＞ 所属グループ機能 にて、「使用する」を選択して登録します。
2. 設定 ＞ 組織 ＞ 所属グループ設定にて［+新規登録］をクリックします。以下のように入力して登録します。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 所属グループ名 | 任意の名称（「閉店グループ」、「未使用」など） |
| 所属グループコード | 任意のコード（「xxxxxxx」など、所属の表示順で最後になる文字列がおすすめです） |
3. ［所属グループ割り当て］タブにて、使用しない所属を割り当てて登録します。
補足
所属グループ機能の詳細はこちら