【アラート機能】集計時間が一定時間を超過 / 不足している場合にアラート表示する方法(時間アラート)

アラート設定の「時間アラート」を利用することで、集計時間が一定時間を超過または不足している場合にアラート表示できます。例として、次のような状況を確認したい場合に利用できます。

  • 労働合計 / 日が5時間未満である
  • 残業時間 / 週が2時間以上である
  • 残業時間 / 月が20時間以上である

補足

労働合計や残業時間の他、KING OF TIME 勤怠管理の時間集計項目(デフォルト勤怠項目、カスタムデータ項目)に対して設定できます。

 

アラートは日別データ、月別データ、タイムカード画面などで確認できます。アラート対象の集計欄が、指定した色に表示されます。

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※画像クリックで拡大します。

 

通知設定と組み合わせることで、管理者や従業員にメール通知することも可能です(対象期間が月別のアラートに限ります)。

 

目次

 

事前設定

アラート機能をオンにします。

 

1. 設定 > その他 > オプション を開きます。

 

2. 勤怠管理設定カテゴリの「アラート機能」を「使用する」にして登録します。

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設定方法

1. 設定 > 画面表示 > アラート設定 を開きます。

 

2. [時間アラート登録]をクリックします。 

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補足

[時間帯アラート登録]をクリックすると、特定の時間帯に、打刻または出退勤予定が存在する場合のアラートを作成します。詳しくはこちらの記事をご参照ください。

 

3. 以下の各項目を設定します。

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番号 項目名 説明
1 アラート名 アラートの名称を100文字以内で入力します。
2 対象期間 対象期間を選択します。

それぞれの対象期間で作成できるアラートの例をご紹介します。

日別:
1日の休憩時間が20分未満の従業員を抽出する

週別:
週に12時間以上残業している従業員を抽出する

月別:
月に20時間以上残業している従業員を抽出する
3 アラート対象勤怠 デフォルト勤怠項目に対してアラート表示したい場合は、この中から対象項目をチェックします。複数の項目を選択することもできます。
4 アラート対象カスタム項目 カスタムデータ項目に対してアラート表示したい場合は、この中から対象項目をチェックします。複数の項目を選択することもできます。
※カスタムデータ項目に関する詳細はこちらの記事をご参照ください。
5 アラート アラートの基準値を入力します。
  • 「超過」「未満」はその値を含みません。
  • 「以上」「以下」はその値を含みます。
例えば、20時間0分「超過」とした場合は、20時間0分はアラート対象になりません。20時間1分以上の集計に対してアラート表示されます。
6 表示色 条件を満たした集計値の背景に表示する色を選択します。

 

4. 必要に応じて、「従業員の選択」欄を入力します。

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番号 項目名 説明
1 年齢 アラート対象とする従業員の年齢を指定したい場合は入力します。
  • 「超過」「未満」はその値を含みません。
  • 「以上」「以下」はその値を含みます。
※本項目を設定する場合、「従業員設定」で「生年月日」を設定してください。
2 性別 アラート対象とする従業員の姓別を指定したい場合は選択します。

 

5. アラート対象とする雇用区分と所属を選択して、[登録]をクリックします。

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優先順位設定

同じ勤怠項目に対して複数のアラートを設定している場合は、優先順位の設定が必要です(残業時間が20時間以上で黄色いアラート、30時間以上で赤いアラートなど)。「優先順位」を間違えると希望通りのアラート表示がされなくなりますので、必ず確認し、設定してください。

 

表示順が上のアラートの優先順位が高くなります。 優先順位が高いものから順にアラートをチェックして、監視基準と合致した勤怠にアラートが適用されます。このため、監視基準の値が大きいアラートの優先順位を高くする必要があります。アラート設定画面の優先順位欄の[∧]、[ v]で優先順位を変更します。

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誤った設定例

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上図の場合、優先順位が高いのは黄色のアラート「残業20時間以上/月」です。基準値が小さい方の優先順位が高いと、月の残業時間が30時間以上になった場合も先にアラート「残業20時間以上/月」が合致してしまい、赤色のアラート「残業30時間以上/月」は適用されなくなってしまいます。

 

正しい設定例

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上図のように、優先順位を変更して「残業30時間以上/月」のアラートの優先順位を上げることで、月の残業時間が20時間以上になった場合は「残業20時間以上/月」が、30時間以上になった場合は「残業30時間以上/月」が適用されるようになります。

 

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アラート確認方法

各種集計画面と、エラー勤務画面でアラートを確認できます。

 

各種集計画面

アラートは、日別データ、月別データ、タイムカード画面で確認できます。確認画面は、アラート作成時に選択した「対象期間」により異なります。

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アラート対象勤怠の場合

対象期間 確認できる画面
日別 日別データ > 通常タブ 
日別データ > [タイムカード]ボタン >[タイムカード]タブ
週別 月別データ > 通常タブ
月別 月別データ > 通常タブ 
月別データ > [タイムカード]ボタン >[タイムカード]タブ

 

アラート対象カスタム項目の場合

月別または日別データ画面の[通常(カスタム)]タブで確認できます。

対象期間 確認できる画面
日別 日別データ > [通常(カスタム)]タブ 
日別データ > [タイムカード]ボタン >[タイムカードカスタム]タブ
週別 月別データ >[通常(カスタム)]タブ
月別 月別データ > [通常(カスタム)]タブ
月別データ > [タイムカード]ボタン  >[タイムカードカスタム]タブ

週別アラートの表示方法

週別を選択した場合は、月別データの画面上部の「表示条件の指定」下「表示期間」で「週別」を選択し、 表示したい週を指定後に[表示]ボタンをクリックしてください。

表示条件の指定:アラート

「表示条件の指定 > アラート」でアラートを指定してから[表示]をクリックすると、条件に一致する勤怠がある従業員だけを一覧表示できます。

 

エラー勤務画面

エラー勤務画面で、アラートに該当する従業員の一覧を確認できます。

 

1. 管理画面ホーム > 全メニュー > エラー勤務 を開き、[アラート]タブをクリックします。

 

2. 対象区分にて「実績」を選択して表示すると、アラートに該当する対象者の一覧を確認できます。

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※画像クリックで拡大します。

 

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通知設定

作成したアラート設定は、基準値を満たしたタイミングで、 対象従業員にメールで通知することが可能です。 通知設定の設定方法はこちらの記事をご参照ください。

 

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