「勤怠データ再計算」の操作方法

勤怠計算に影響する設定(雇用区分設定や、パターン設定など)を変更した場合、それだけでは過去の集計データには適応されません。「勤怠データ再計算」を実施することで、過去の集計データを、設定変更後の設定で計算し直すことができます。

 

本記事では、「勤怠データ再計算」の手順とご注意点を解説します。

 

目次

 

前提

前提として、勤怠データ再計算が必要なケースと、勤怠データ再計算では解消できないケースを解説します。

 

勤怠データ再計算が必要なケース

以下のようなケースでは勤怠データ再計算が必要です。

 

1. 雇用区分設定を変更したとき

雇用区分設定で勤怠計算に関わる設定を変更した場合、その変更を過去の集計にも反映したいときは勤怠データ再計算が必要です。 

 

2. パターン設定を変更したとき

既存パターンの勤怠計算に関わる設定を変更した場合、そのパターンが割り当てられている日に変更内容を適用したいときは勤怠データ再計算が必要です。

 

3. 従業員の雇用区分を変更したとき

例えば「アルバイト」から「正社員」への登用があったとします。対象者の雇用区分を変更する際に、本システム上の変更処理日が実際の変更日よりも遅くなった場合は、変更処理日までは引き続き「アルバイト」の設定で集計されています。このような場合は、変更処理後に、実際の変更日から本日(変更処理日)までの期間を指定して勤怠データ再計算を行うことで対応します。雇用区分の変更後に、過去の日付にさかのぼって勤怠データ再計算を実施すると、変更後の雇用区分の設定内容で集計データが更新されるためです。

 

参考

雇用区分の変更手順はこちらの記事をご参照ください。

 

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勤怠データ再計算では解消できないケース

以下のようなケースは、勤怠データ再計算では解消されません。

 

1. 自動スケジュール設定の変更は、勤怠データ再計算は適用されません

自動スケジュール設定の変更後に勤怠データ再計算を行っても、過去のスケジュールは置き換わりません。 割り当て済みのスケジュールを変更したい場合は、 こちらの記事を参考に、スケジュールを割り当て直してください。

 

2. 勤怠データ再計算で打刻データが修正されることはありません

勤怠データ再計算では打刻データは修正されません。例えば、日をまたいだ打刻が翌日に付いてしまった後に、所属設定の日付変更時間を変更したとします(参考記事)。その後、勤怠データ再計算を実施しても、打刻データの日付が変わることはありません。打刻データを修正したい場合は、こちらの記事を参考に、打刻データを編集してください。

 

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事前確認

勤怠データ再計算を実施する前の確認事項を解説します。

 

対象期間の勤怠が締められていませんか?

勤怠データ再計算は、勤怠の締めが完了した勤務日には適用されません。以下の手順で、対象期間が締められていないかどうかを確認してください。

 

1. 全メニュー > 締め状況 を開きます。

 

2. 再計算対象としたい所属、雇用区分、表示期間を選択して[表示]をクリックします。

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3. 該当所属の表示対象者全員の勤怠が締められている日は、チェックマークが表示されています。締められている日は勤怠データ再計算が適用されないため、一時的に締めの解除が必要です。こちらの記事を参考に一時的に締めを解除してください。

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対象期間は過去1年以内ですか?

1年より前の勤怠は勤怠データ再計算を実施できません。実施しようとするとエラーメッセージが表示されます。1年より前の勤怠データを再計算したい場合は、サポートセンターへ「1年経過勤怠の編集制限」の解除をご依頼ください。

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勤怠データ再計算の手順

※全権管理者、または「勤怠データ再計算」権限が「◯ 可能」の一般管理者だけが可能な操作です。

 

1. 設定 > その他 > 勤怠データ再計算 を開きます。

 

2. 再計算する期間を最大1ヶ月間で選択します。再計算する所属、雇用区分を選択します。

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3. [再計算する]をクリックします。

 

4. 確認画面が表示されますので、[実行]をクリックします。再計算が完了すると、月別データ画面に切り替わります。

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ご注意:フレックスタイム制で再計算する場合

複数月のフレックスタイム制や、翌月清算の1ヶ月フレックスタイム制において、清算期間中に雇用区分の設定変更や勤怠データ修正を行った場合は、月の締め日に関わらず、月を跨がないように必ず時系列順で勤怠データ再計算をしてください。

 

月の締め日:20日 の場合

例1 4月~6月のフレックスタイム制で、5月20日の勤務データを修正した

→ 「3月21日 ~ 3月31日」、「4月1日 ~ 4月30日」、「5月1日 ~ 5月31日」、「6月1日 ~ 6月20日」の順番で、月を跨がないように時系列順で勤怠データ再計算をします。

 

例2 翌月清算の1ヶ月のフレックスタイム制で、4月の勤怠データを修正した

「3月21日 ~ 3月31日」、「4月1日 ~ 4月30日」、「5月1日 ~ 5月20日」の順番で、月を跨がないように時系列順で勤怠データ再計算をします。

※当月だけではなく翌月の再計算も必要です。

 

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