【インポート】打刻データの一括登録方法(打刻データ[CSV])

打刻データを、CSVファイルのインポートによって一括登録する方法を解説します。

※全権管理者、または全ての所属に対して[実績・打刻]権限が「〇閲覧・編集」以上の一般管理者だけが可能な操作です。

 

ご注意

過去の打刻は現在から6ヶ月前まで、未来の打刻は現在から1ヶ月後まで登録可能です。6ヶ月以上前の打刻データや、1ヶ月以上先の打刻データをインポートしたいときは、サポートセンターに「1年経過勤怠の編集制限」解除をご依頼ください。

 

目次

 

【手順1】インポート用ファイルの作成

インポートするCSVファイルを用意します。

 

1. 管理画面ホーム > よく使うメニュー > エクスポート / インポート を開き、データ入力(インポート)カテゴリ > [打刻データ[CSV]]をクリックします。

 

2. 「1. テンプレートファイルのダウンロード」の[入力用テンプレートのダウンロード]をクリックします。CSVファイルがダウンロードされますので、デスクトップなどに保存します。

 

3. 保存したCSVファイルをメモ帳やExcelなどで開きます。タイトル行(1行目)の通りに情報を入力し、CSV形式でファイルを保存します。

 

補足

  • サンプル行「123456,川崎太郎,1,200602280900」は削除してください。
  • 1回の最大登録件数は1,000件までです。

 

入力例(メモ帳で開いた場合):

2022-09-09_13h55_23.png

 

CSV入力項目

※本システムの推奨文字はこちらをご参照ください。

項目名 説明
従業員コード(1 従業員コードを 3~10文字の半角英数字で入力します。登録されていない従業員コードは入力できません。
名前(1

従業員の名前を入力します。姓と名はそれぞれ40文字以内で入力し、間には空白(全角または半角)を入れることができます。

打刻種別コード 入力必須項目です。
以下いずれかの半角数字を入力します。
  • 1:出勤
  • 2:退勤
  • 3:休憩開始
  • 4:休憩終了
  • 5:外出開始
  • 6:外出終了
  • カスタム打刻種別コード:カスタム打刻種別を使用している場合は、カスタム打刻種別コードを入力すると、対象のカスタム打刻種別を使用した打刻として登録可能
打刻日時 入力必須項目です。
打刻日時を半角英数字で入力します。以下の登録形式に対応しています。
  • YYYYMMDDHHMM
  • YYYYMMDD HHMM
  • YYYY/MM/DD HHMM
  • YYYYMMDD HH:MM
  • YYYY/MM/DD HH:MM

※1:従業員コード、名前はどちらかは必須です。どちらかが入力されていればインポートできますが、同姓同名の従業員がいる場合は従業員コードでインポートすることをおすすめします。

 

参考:Excelでのファイル編集手順

参考までに、Excelでファイルを編集する際の手順を解説します。

※ご利用のExcelのバージョンによっては表示が異なる場合があります。

 

1. ダウンロードしたCSVファイルをExcelで開きます。

 

2. サンプル行(4行目)を削除します。

2024-02-28_10h54_32.png

 

3. 行ごとに打刻データを入力します。

この際、「打刻日時」は以下いずれかの形式にします。正しくデータ入力するために、データの修正やセルの書式変更が必要なケースがあります。

  • YYYYMMDDHHMM
  • YYYYMMDD HHMM
  • YYYY/MM/DD HHMM
  • YYYYMMDD HH:MM
  • YYYY/MM/DD HH:MM

 

例1:「YYYYMMDDHHMM」の場合

セルの書式が「標準」のままだと、Excelの機能により数値が自動的に変換されてしまい、正しいデータを作成できないことがあります。

2024-02-28_11h18_30.png

 ↓↓↓

セルの書式を「文字列」にすることで、正しくデータを入力できます。

2024-02-28_11h06_35.png

 

例2:「YYYY/MM/DD HH:MM」の場合

データを取り込み可能な形式に変換する必要があるケースがあります。

 

例えば、下図の形式では取り込みできません。

2024-03-07_10h35_14.png

 ↓↓↓

セルの書式を「ユーザー定義:yyyy/mm/dd hh:mm」とすることで、日付や時刻の前が0埋めされ、取り込み可能な形式になります。

2024-03-07_10h39_40.png

 

例3:日付と時刻のデータが分かれている場合

年月日と時刻が分かれている形式では取り込みできません。

2024-03-07_10h57_53.png

 ↓↓↓

計算式などを使って年月日と時刻を1つのセルにまとめ、セルの書式を取り込み可能な形式に変更したうえで、

2024-03-07_10h59_29.png

 ↓↓↓

計算式を値に変換し、

2024-03-07_11h02_34.png

 ↓↓↓

テンプレートに従ってデータを作成する必要があります。

2024-03-07_10h55_46.png

 

補足

  • その他、入力方法の詳細は前述のCSV入力項目をご参照ください。
  • 1回の最大登録件数は1,000件までのため、1,000行以内としてください。

 

4. 入力が終わったら、ファイルをCSV形式で保存します。

2024-02-28_11h09_30.png

 

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【手順2】インポート

作成したCSVファイルをインポートします。

 

ご注意

  • 打刻データが存在する日にインポートした場合、「上書き」ではなく「新規追加」になります。
  • 誤った打刻データでインポートした場合、お客様ご自身で手作業での削除が必要になります(インポートなどで一括削除することはできません)。

 

1. 「2. CSVファイルの選択」の[ファイルを選択]をクリックし、作成したCSVファイルを選択し、[アップロード]をクリックします。

 

2. 確認画面が表示されますので、問題なければ[登録]をクリックします。インポートが開始されます。

 

ご注意

エラー一覧が表示された場合は、CSVファイルを修正し、エラー要素を全て消去してからアップロードをし直してください。

参考記事:CSVデータ取り込み時にエラーが表示された際の対処方法

 

3.  登録完了すると、画面左上に打刻データの取り込み完了のメッセージが表示されます。

 

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インポート結果

インポートした打刻データは、打刻方法として、打刻時刻の前に「編」と表示されます。

2024-02-28_11h26_11.png

 

 

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