年末調整機能で従業員に送信するメールで使用するテンプレートの編集方法を説明します。編集したメールテンプレートは、従業員への申告書の提出依頼や差戻しの送信画面で選択できます。
メールテンプレートの編集方法
1. 従業員一覧画面の歯車アイコンをクリックし、「メールテンプレート設定」を選択します。
2. 編集したいテンプレートの「」をクリックします。
3. ［編集］ボタンをクリックします。
4. メールテンプレート名称、メール件名、メール本文を編集できます。編集後、［保存］をクリックしてください。各種項目については、後述の「編集画面の説明」をご確認ください。
補足
編集画面の説明
| 番号 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | メールテンプレート名称 | テンプレートの名称を変更できます。 |
| 2 | メール件名 | メールの件名を変更できます。タグの挿入も可能です。 ※「年末調整ページURL」「KING OF TIMEログインURL」のタグは挿入できません。 |
| 3 | メール本文 | メールの本文を変更できます。タグの挿入も可能です。 |
| 4 | 挿入タグ一覧 | メール内に表示する内容をタグとして挿入できます。メール件名、メール本文のタグを挿入したい位置にカーソルを合わせ、一覧のタグをクリックすると挿入されます。文章への反映内容は、後述の「タグについて」をご参照ください。 |
| 5 | 初期値に戻す | テンプレートを初期状態の文面に戻します。 |
| 6 | キャンセル | 入力した内容を保存せず、編集を終了します。 |
| 7 | 保存 | 入力した内容を保存します。 |
タグについて
メール件名、メール本文に挿入されたタグは、メール送信時に変換されて文面に反映されます。タグで変換される内容は以下のとおりです。
| タグ名称 | 文章への反映内容 |
|---|---|
| 企業名 | KING OF TIME 勤怠管理 に登録されている企業名 |
| 提出期限 | 各従業員に設定した提出期限 ※差戻し時の再提出期限を設定している場合は、再提出期限が反映されます。 |
| 年末調整ページURL | 従業員の年末調整画面を開くURL ※このURLをクリックすると、ログイン後に年末調整画面が表示されます。 |
| KING OF TIMEログインURL | KING OF TIME 勤怠管理のログイン画面のURL |