年末調整のメールテンプレートの編集方法

年末調整機能で従業員に送信するメールで使用するテンプレートの編集方法を説明します。編集したメールテンプレートは、従業員への申告書の提出依頼や差戻しの送信画面で選択できます。

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メールテンプレートの編集方法

1. 従業員一覧画面の歯車アイコンをクリックし、「メールテンプレート設定」を選択します。

 

2. 編集したいテンプレートの「」をクリックします。

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3. [編集]ボタンをクリックします。

 

4. メールテンプレート名称、メール件名、メール本文を編集できます。編集後、[保存]をクリックしてください。各種項目については、後述の「編集画面の説明」をご確認ください。

 

補足

  • メール本文の末尾には、送信時に以下の文言が自動で追加されます。
  • 進捗状況を「確認済」に変更した場合、従業員にメールが自動送信されます。こちらのメール内容は変更できません。
  • メールテンプレートは5種類設定できます。従業員によってメール文面を変える場合などは、「予備1」「予備2」のテンプレートを編集してご活用ください。
  • メールテンプレートは各年の年末調整で共通の設定となり、前年にテンプレートを設定した場合は翌年にも同じ内容が引き継がれます。

 

編集画面の説明

 

番号 項目名 説明
1 メールテンプレート名称 テンプレートの名称を変更できます。
2 メール件名 メールの件名を変更できます。タグの挿入も可能です。
※「年末調整ページURL」「KING OF TIMEログインURL」のタグは挿入できません。
3 メール本文 メールの本文を変更できます。タグの挿入も可能です。
4 挿入タグ一覧 メール内に表示する内容をタグとして挿入できます。メール件名、メール本文のタグを挿入したい位置にカーソルを合わせ、一覧のタグをクリックすると挿入されます。文章への反映内容は、後述の「タグについて」をご参照ください。
5 初期値に戻す テンプレートを初期状態の文面に戻します。
6 キャンセル 入力した内容を保存せず、編集を終了します。
7 保存 入力した内容を保存します。

 

タグについて

メール件名、メール本文に挿入されたタグは、メール送信時に変換されて文面に反映されます。タグで変換される内容は以下のとおりです。

タグ名称 文章への反映内容
企業名 KING OF TIME 勤怠管理 に登録されている企業名
提出期限 各従業員に設定した提出期限
※差戻し時の再提出期限を設定している場合は、再提出期限が反映されます。
年末調整ページURL 従業員の年末調整画面を開くURL
※このURLをクリックすると、ログイン後に年末調整画面が表示されます。
KING OF TIMEログインURL KING OF TIME 勤怠管理のログイン画面のURL

 

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