クラウドタイムレコーダー2のQRコード打刻機能を使用すれば、従業員ごとに発行されたQRコードを端末のカメラでスキャンするだけで本人認証と打刻が完了します。本記事ではQRコード打刻機能の設定方法、利用方法を説明します。
目次
利用条件
- こちらをご参照のうえ、所属用のPCやタブレット、スマートフォンなどにクラウドタイムレコーダー2を設定してください。
- クラウドタイムレコーダー2でQRコード認証機能を利用するには、サポートセンターへ「クラウドタイムレコーダー2のQRコード認証」の追加をご依頼ください。
管理者による事前設定（QRコード発行 / 通知・印刷）
QRコード打刻のためには、QRコードを従業員のスマートフォンに表示させる、もしくは印刷したQRコードを配布する必要があります。それぞれ以下の方法をお試しください。
従業員のスマートフォンにQRコードを表示させる場合
従業員を個別に選択してQRコード打刻をさせる方法と、一括でQRコードをメール通知する方法があります。
1. 個別でのQRコード発行
従業員の編集画面にて、QRコードの発行・削除が可能です。QRコード認証の使用可否を1名ずつ設定する際に使用します。
発行方法
設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 ＞ 対象者の［編集］ ＞ QRコード登録状態
上記項目に「無し」と表示されている場合は、QRコードが発行されていません。［QRコード発行］をクリックし、確認画面で［発行］をクリックしてください。
モバイル版タイムカード画面へのQRコード表示
QRコードを発行した従業員については、スマートフォンで従業員画面にログインすると、打刻用のQRコード画像が表示されます。
2. 一括でのQRコードのメール通知
QRコードの表示用URLを、メールで一括配信できます。紙を節約しながら、QRコードを周知する際に使用します。
補足
- 事前に送信対象の従業員にメールアドレスを設定してください。
- QRコードが未発行の従業員には、自動的にQRコードを発行してからQRコード表示用URLが生成されます。
1. 管理画面ホーム ＞ 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 ＞ 対象所属を1つだけ選択した状態で［表示］をクリックします。
2. ［メール送信］が表示されますので、クリックします。
3. 「メールテンプレート選択」にて「QRコード認証用」を選び、［反映］をクリックします。テンプレートがメール内容に反映されます。
4. 「メール送信先の選択」にて対象者を選択し、［メール送信］をクリックします。従業員それぞれの登録アドレスに、QRコードの表示用URLが送信されます。
- 件名：【KING OF TIME 勤怠管理】QRコード認証用QRコードのお知らせ
- 送信元：no_reply@kingtime.jp
5. 従業員がQRコード表示用URLにアクセスすると、KING OF TIMEへのログイン不要でQRコードを表示できます。URL自体に有効期限はないため、ブックマークしておくと便利です。
QRコードを印刷して従業員に配布する場合
一括QRコード発行 / ダウンロード
QRコード発行とPDFダウンロードを、同時に一括で行うことができます。複数の従業員にQRコードを一括で発行したり、QRコードをまとめて印刷したりする際に使用します。
補足
- 退職済みの従業員は発行対象外となります（在籍中の従業員のみ対象）。
- 1,000件までの一括発行・ダウンロードが可能です。
1. 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 ＞ ［一括QRコード発行/DL］をクリックします。
2. 確認画面が表示されますので、以下の項目を確認します。
| 番号 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | 従業員を指定して表示 |
クリックすると、対象の従業員一覧が表示され、対象従業員を個別に選択できます。 ※1,000件を超える場合は［PDFダウンロード］が非活性になりますので、従業員数を1,000件以下まで絞り込んでください。 |
| 2 | 登録済みのQRコードを再発行する |
チェックした状態で［PDFダウンロード］をクリックすると、登録済み従業員のQRコードが新しく再発行されます。 ※既に印刷済みのQRコードは使用できなくなりますのでご注意ください。 |
3. ［PDFダウンロード］をクリックします。対象従業員のQRコードが発行され、QRコードの一覧がPDF形式でダウンロードされます。
PDF表示形式
A4用紙に名刺サイズ（91mm × 45mm）のカードが12枚配置されます。
従業員による打刻方法
［出勤］や［退勤］などの打刻種別をクリック（タップ）します。
QRコードのスキャンモードになりますので、カメラにQRコードをかざして打刻します。
打刻が完了するとタイムカードに記録されます。
クラウドタイムレコーダー2のQRコード認証で打刻した場合、他の認証方法と区別するため、打刻方法に「QR」と表示されます。
その他の操作方法はクラウドタイムレコーダー2マニュアルをご参照ください。
従業員がQRコードを紛失した場合の再発行方法
QRコードを紛失した場合は、次のいずれかの方法でQRコードを再発行してください。
1. 個別に対応する場合
1. 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 ＞ 対象者の［編集］ ＞ QRコード登録状態 ＞ ［QRコード登録削除］をクリックし、確認画面で［削除］をクリックします。
※以前印刷したQRコードや、過去にメールで通知されたQRコード表示用のURLは使用できなくなります。
2. QRコード登録状態 の［QRコード発行］をクリックし、確認画面で［発行］をクリックします。
※新たなQRコードが発行されます。
3. 前述の「事前設定」をご参照のうえ、対象従業員に新たなQRコードを知らせてください。
2. 複数人を一括で対応する場合
1. 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 ＞ ［一括QRコード発行/DL］をクリックします。
2. 確認画面が表示されます。「従業員を指定して表示」にて対象者を選択し、「登録済みのQRコードを再発行する」にチェックを入れます。
3. ［PDFダウンロード］をクリックします。新たなQRコードが発行され、QRコードの一覧がPDF形式でダウンロードされます。
※対象従業員の以前印刷したQRコードや、過去にメールで通知されたQRコード表示用のURLは使用できなくなります。