年末調整で申告書の提出を依頼した従業員のうち、未提出者に対してはリマインドメールを送信できます。送信方法には「自動送信」「一括送信」「個別送信」の3種類があります。それぞれの送信方法について解説します。
ご注意
メールを送信するには、あらかじめKING OF TIME 勤怠管理で従業員のメールアドレスを登録し、有効化しておく必要があります。未登録・未有効化の場合は、こちらをご参照のうえ設定してください。
目次
リマインドメールを自動送信する
通知条件をあらかじめ設定しておくことで、申告書の提出期限が近づいても提出していない従業員にに対してリマインドメールを自動送信できます。これによって、都度、管理者が連絡する手間を省くことができます。
1. 従業員一覧画面の歯車アイコンをクリックし、「メールテンプレート設定」を選択します。
2. 自動送信するメールテンプレートの［編集］ボタンをクリックし、「リマインド」タブを開きます。
3. 「リマインドを有効にする」にチェックを入れ、通知対象と通知日時を設定し、［保存］ボタンをクリックします。
| 番号 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | リマインドを有効にする | リマインドメールの自動送信を有効化します。 |
| 2 | 通知対象 | リマインドメールを送信する対象の従業員です。「通知する日」の時点で進捗状況が「依頼中」または「差戻し」の従業員を選択できます。 |
| 3 | 通知日時 | 基準日の14日前から14日後までの間で、通知する日時を最大5回設定できます。 |
リマインドメールを一括送信する
通知条件によらず、任意のタイミングで複数の従業員へまとめてリマインドメールを送りたい場合は、こちらの方法を使用します。
1. 対象従業員のチェックボックスにチェックを入れ、［選択した従業員を一括処理］をクリックし、 「依頼・リマインド」を選択します。
3. 「メールテンプレート名称」欄で使用するメールテンプレートを選択し、［送信］ボタンをクリックします。
※「ファイル添付」から、社内通知文書やマニュアルなどのファイル（8MB以内）を添付できます。
リマインドメールを個別送信する
特定の従業員1名にだけリマインドメールを送りたい場合は、こちらの方法を使用します。
1. 申告書タブを開き、対象従業員の［依頼送信］ボタンをクリックします。
2. 「メールテンプレート名称」欄で使用するメールテンプレートを選択し、［送信］ボタンをクリックします。
※「ファイル添付」から、社内通知文書やマニュアルなどのファイル（8MB以内）を添付できます。