立替経費を紙・Excel・メールなどで個別に管理している場合、申請状況の確認や領収書の回収、給与計算への反映などに手間がかかることがあります。

KING OF TIMEでは、勤怠管理の補助項目申請を経費申請に活用できます。承認した経費データはKING OF TIME 給与の給与計算へ、領収書などの証憑はKING OF TIME 電子契約での保存へ、それぞれつなげられます。

本記事では、比較的シンプルな立替経費をKING OF TIMEで管理する方法を紹介します。

この記事でわかること

• KING OF TIME 勤怠管理の補助項目申請を、立替経費の申請・承認に活用する方法
• 従業員と管理者がスマートフォンを使って、領収書の添付から申請・承認まで進める方法
• 承認済みの経費データを給与計算へつなげ、領収書などの証憑をKING OF TIME 電子契約で保存する方法

目次

• 1. 経費申請から給与計算への反映まで、管理が分かれることで生じる手間
• 2. KING OF TIMEを活用して経費精算する方法
• 3. スマートフォンで進める経費申請・承認
• 4. 経費申請・給与計算への反映・証憑保存をKING OF TIMEでつなぐメリット
• 5. 経費申請から給与計算への反映・証憑保存までの業務フロー
• よくある質問
• お役立ちコンテンツ

1. 経費申請から給与計算への反映まで、管理が分かれることで生じる手間

立替経費の処理では、従業員からの申請だけでなく、領収書の確認、管理者による承認、給与計算への反映、証憑の保存など、複数の工程が発生します。

これらをExcelやメール、紙などで分けて管理している場合、申請件数がそれほど多くなくても、それぞれの工程で確認や転記が必要になることがあります。

例えば、従業員がExcelやメールで経費を申請し、領収書は別途提出する運用では、管理者が申請内容と領収書を突き合わせて確認したうえで、承認済みの金額を給与計算へ反映する必要があります。

一方、PCから申請する場合も、別の手間が発生することがあります。紙の領収書をコピー機などでPDF化してから添付する運用では、外出先からその場で申請できず、出社してから対応することになります。また、申請情報はPCで登録しつつ、領収書は専用の台紙に印刷・貼り付けたうえで上司の押印を受け、経理へ提出するという運用では、PC上の情報と紙の証憑を別々に管理し、都度照合する工程が必要になります。

このように、申請方法をExcelや紙、PCのいずれにしても、申請情報と証憑を別々に管理している限り、突き合わせや転記の手間は残ります。すでにKING OF TIMEを利用している場合は、勤怠管理で利用できる「補助項目申請」を経費申請にも活用することで、申請から証憑の管理までをKING OF TIME上でつなげることができます。

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2. KING OF TIMEを活用して経費精算する方法

2-1. 補助項目申請を経費申請に活用する

KING OF TIME 勤怠管理では、企業が任意に設定した数値項目を「補助項目」として従業員から申請できます。

この仕組みを活用し、「宿泊費」「書籍・備品購入費」「会食費」などの項目を用意しておけば、立替経費の申請に利用できます。

さらに、KING OF TIME 電子契約と組み合わせれば、領収書などの証憑を、金額や発行日、相手先名、保存要件といった情報とあわせて、経費申請と同時に登録できます。経費申請が承認されると、添付した証憑はKING OF TIME 電子契約へ自動連携されます。

補助項目の具体的な設定・操作方法は、以下のオンラインヘルプをご確認ください。
交通費や手当など、任意の数値項目の作成方法（補助項目：数値 / 選択肢）

2-2. KING OF TIME 給与へ経費データをつなげる

KING OF TIME 給与を利用している場合は、KING OF TIME 勤怠管理で集計した補助項目の値をそのまま給与計算に反映できます。CSVの出力・取り込みといった作業を挟まずに済むため、手間がかかりません。

たとえば、宿泊費や書籍・備品購入費、会食費など、複数の経費項目を立替経費の支給項目として給与計算へつなげる運用が可能です。

2-3. 経費申請と領収書保存をつなげる

KING OF TIME 電子契約との連携を利用すると、経費申請時に添付した領収書などの証憑を、承認後そのまま保存へつなげられます。

申請・承認を起点に、経費データは給与計算へ、領収書などの証憑はKING OF TIME 電子契約での保存へ、それぞれ進む流れです。申請時に登録した情報や証憑を、後続業務でも活用しやすくなります。

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3. スマートフォンで進める経費申請・承認

3-1. 領収書はスマートフォンで撮影・添付してそのまま申請

本章では、KING OF TIME 電子契約と組み合わせた運用を前提に、スマートフォンを使うとどう変わるかを紹介します。

従業員は、スマートフォンから補助項目申請し、紙の領収書やレシートを撮影した画像を添付して経費を申請できます。KING OF TIMEなら、領収書の撮影から必要な情報の入力まで同じ端末で進められるため、申請用に改めてPDF化したり、撮影した画像をPCへ移したりする工程を減らせます。

さらに、撮影した領収書はそのまま電子データとして保存されるため、紙の原本をあとで回収したり、保管しておいたりする必要もありません。

3-2. 管理者もPCに限定せず確認・承認できる

管理者は、管理者用スマートフォンアプリから申請内容を確認し、承認・棄却できます。

申請時に添付された領収書などのファイルに加え、「保存要件」「発行日」「金額」「相手先名」といった情報もアプリ上で確認できます。

従業員がスマートフォンから申請し、管理者もスマートフォンから内容を確認・承認できるため、PCに限定せず必要なタイミングで申請を処理できます。

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4. 経費申請・給与計算への反映・証憑保存をKING OF TIMEでつなぐメリット

経費申請から承認、給与計算への反映、証憑保存までをつなげることで、それぞれを別々に管理する手間を減らしやすくなります。KING OF TIMEを活用するメリットを、業務の場面ごとに見てみましょう。

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5. 経費申請から給与計算への反映・証憑保存までの業務フロー

実際にKING OF TIMEシリーズで経費申請から給与計算への反映・証憑保存までをつなげる場合の流れを確認してみましょう。以下では、KING OF TIME 電子契約と組み合わせ、領収書などの証憑もあわせて連携する運用を前提に説明します。

事前準備：経費申請に必要な設定をする

まず、KING OF TIME 勤怠管理で「宿泊費」「書籍・備品購入費」「会食費」など、経費申請に利用する補助項目を設定します。

STEP1：従業員がKING OF TIMEから経費を申請する

従業員がKING OF TIME 勤怠管理の補助項目申請から立替経費を申請します。

領収書などの証憑を伴う場合は、申請時にファイルを添付します。スマートフォンを利用すれば、撮影した領収書を同じ端末から添付して申請できます。

STEP2：管理者が申請内容を確認・承認する

管理者は、従業員から申請された経費の内容と領収書などを確認して承認します。

PCブラウザだけでなく、管理者用スマートフォンアプリからも対象となる申請を確認し、承認・棄却できます。

STEP3：対象期間の申請状況を確認し、勤怠を締める

KING OF TIME 給与の給与計算に立替経費を反映する場合は、勤怠の締め処理前に、対象期間の経費申請の状況を確認します。未承認の申請が残っている場合は、必要な承認を完了したうえで、勤怠を締めます。

STEP4：KING OF TIME 給与の給与計算に立替経費を反映する

KING OF TIME 勤怠管理で集計・締め処理した勤怠データの一部として、承認済みの経費データをKING OF TIME 給与の給与計算に利用し、立替経費として給与とあわせて精算します。

証憑保存：申請時の領収書をKING OF TIME 電子契約で保存する

「電子契約連携（領収書）」を利用している場合、承認が完了すると証憑もKING OF TIME 電子契約へ保存されます。書類一覧から確認できるため、その後の証憑管理にも活用できます。

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よくある質問

Q1. 経費申請から給与での精算まで、どのような流れで運用できますか？

KING OF TIME 勤怠管理の補助項目申請を使うと、立替経費の申請から給与での精算まで、一連の流れとしてつなげられます。

従業員が申請し、管理者が承認すると、その経費データはKING OF TIME 給与の給与計算に反映され、給与とあわせて精算できます。KING OF TIME 電子契約を組み合わせれば、申請時の領収書などもそのまま証憑保存につながります。

Q2. どのような経費精算の運用に向いていますか？

比較的シンプルな立替経費の申請・承認に向いています。

特に、紙・Excel・メールなどで経費を個別に管理している場合は、今の運用をより効率化できます。

企業全体で一律に決める必要はなく、部署や職種ごとに申請頻度や必要な機能が異なる場合は、部署単位で使い分けるという運用も可能です。

Q3. 領収書は経費申請と一緒に提出できますか？

はい、KING OF TIME 電子契約と組み合わせることで、補助項目申請時に領収書などのファイルをそのまま添付して提出できます。

スマートフォンからの申請にも対応しているため、その場で撮影して添付もできます。

Q4. スマートフォンで経費申請や承認を処理できますか？

はい。従業員はスマートフォンから領収書などを添付して補助項目申請できます。

管理者もスマートフォンから確認・承認できます。2026年7月のアップデートにより、「電子契約連携（領収書）」を利用した申請も含めて、アプリから承認・棄却できるようになりました。

Q5. 管理者は承認時に領収書のどの情報を確認できますか？

領収書などの添付ファイルとあわせて、申請時に入力された「保存要件」「発行日」「金額」「相手先名」を確認できます。ファイルの内容と入力内容を見比べながら承認できるため、申請内容に誤りがないかを確認しやすくなります。

Q6. 申請した経費を給与と一緒に精算できますか？

はい。KING OF TIME 給与であれば、KING OF TIME 勤怠管理で承認された経費データをそのまま給与計算に反映し、給与とあわせて精算できます。

あらかじめ、利用する補助項目に応じた給与計算式を設定しておくとスムーズです。

Q7. 領収書を電子データのまま保存できますか？

KING OF TIME 電子契約と連携することで、申請時に添付した領収書などを、承認後にタイムスタンプが付与された書類として保存できます。

ご利用にはKING OF TIME 電子契約の別途契約（有料）と、連携に必要な事前設定が必要です。

Q8. 経費申請時に添付した領収書は、承認後に再度登録する必要がありますか？

いいえ、再登録は必要ありません。

KING OF TIME 電子契約と連携していれば、経費申請時に添付した領収書などは、承認が完了するとKING OF TIME 電子契約へそのまま引き継がれます。申請時に一度添付するだけで、その後の保存まで完了します。

Q9. KING OF TIME 給与を利用していなくても、経費データを給与計算に利用できますか？

はい、可能です。KING OF TIME 勤怠管理とのAPI連携に対応した給与システムであれば、そのまま経費データを受け渡せます。API連携に対応していない場合も、月別データ［CSV］を使って経費データを給与計算へ渡す方法があります。

連携できる内容は給与システムによって異なるため、詳しくは各サービスの連携仕様をご確認ください。

Q10. 専用の経費精算システムとの違いは何ですか？

専用の経費精算システムと、KING OF TIMEの補助項目申請を活用した経費申請では、想定している用途が異なります。

KING OF TIMEは、普段利用している勤怠管理を起点に、比較的シンプルな立替経費の申請・承認から、給与での精算や電子契約での証憑保存までをつなげられる点が特徴です。

一方、専用の経費精算システムは、路線検索による交通費計算や会計・仕訳連携など、経費精算に特化した機能を備えている製品もあります。
経費申請の頻度や必要な機能に応じて、KING OF TIMEと専用システムを部署ごとに使い分けるという選択肢もあります。

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お役立ちコンテンツ

今回ご紹介した、KING OF TIMEを活用した経費精算の運用に役立つ情報をまとめました。操作の流れや設定方法など、詳細は関連コンテンツをご参照ください。

KING OF TIME 勤怠管理

• 交通費や手当など、任意の数値項目の作成方法（補助項目：数値 / 選択肢）
• 補助項目申請時に添付したファイルを、KING OF TIME 電子契約に連携する方法
• 【補助項目】集計値の出力方法
• 【エクスポート】月別データ［CSV］の出力方法　※給与ソフト取込用
• 従業員データや勤怠データをAPI連携できるサービス一覧

KING OF TIME 勤怠管理（スマートフォンアプリ）

• 【スマートフォンアプリ（管理者用）】申請承認方法
• 『KING OF TIME 勤怠管理』：スマートフォンアプリ アップデートのお知らせ（2026年7月14日）

KING OF TIME 給与

• 計算式設定にカスタムデータ項目を使用する方法

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