給与計算の直前になってから、「打刻漏れや申請漏れが見つかった」「まだ勤怠を確認していない従業員がいる」と慌てて確認していませんか。
KING OF TIME 勤怠管理では、日々の打刻エラーを知らせる通知機能に加えて、従業員自身が1ヶ月の勤怠を確認する「勤怠確認」と、管理者が勤務データを確定する「勤怠締め」を利用できます。日々の確認、従業員による確認、管理者による確定と、段階を分けて対応することで、確認作業が月末に集中しにくくなります。
これにより、給与計算担当者は月末に慌てることなく、スムーズに給与計算へ進められます。
本記事では、日々の勤怠チェックから勤怠確認、勤怠締めまでの進め方を紹介します。
目次
- 給与計算前に慌てないための日々の勤怠チェック
- 勤怠は「本人の確認」と「管理者の確定」の2段階で
- 従業員・管理者別の対応フロー
- 通知を活用して、確認の手間をさらに減らす
- よくある質問
- お役立ちコンテンツ
給与計算前に慌てないための日々の勤怠チェック
給与計算前に1ヶ月分の勤怠をまとめて確認すると、打刻漏れや申請漏れ、エラーデータが一度に見つかり、修正や確認に時間がかかります。さらに、数週間前の勤怠について後から正確な勤務記録を思い出すのは難しく、あいまいな記憶のまま修正すれば、実態と異なる勤務データが残ることにもなりかねません。
つまり、月末にまとめて確認する運用は、手間がかかるだけでなく、記録の正確性という点でもリスクがあります。勤怠締めだけを意識するのではなく、日々の業務の中で勤怠データを整えておけば、勤務記憶が鮮明なうちに正しく残せ、月末に残るのは内容を確認する作業だけになります。
勤怠は「本人の確認」と「管理者の確定」の2段階で
なぜ2段階で確認するのか
労働時間を適正に把握する責任は会社にあります。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」（外部サイト）でも、タイムカードやICカードなどの客観的な記録をもとに始業・終業時刻を確認し、記録することが求められています。
ここで大切になるのが、打刻という客観的な記録の扱いです。実態と違う打刻があったときに、本人や管理者が記録をそのまま書き換えてしまうと、「なぜその時間になったのか」が残りません。不備があれば申請し、管理者が承認するという形をとることで、修正の理由と経緯が記録として残ります。
そのうえで、本人が1ヶ月分の勤務内容を見て「この内容で間違いない」と確認することに意味があります。自分が働いた時間を本人が確認するという工程があることで、後から給与支払額をめぐる認識のずれやトラブルに発展しにくくなります。最後に管理者が内容を確認して締めれば 、給与計算に使うデータが確定します。
KING OF TIME 勤怠管理の2つの機能
KING OF TIME 勤怠管理には、この2段階に対応する機能があります。
勤怠確認：従業員が自分の勤怠を確認する
従業員自身が1ヶ月分の勤怠を確認し、問題がなければ「勤怠確認済み」とする機能です。 誰がいつ確認したかが記録として残ります。
勤怠締め：管理者が勤務データを確定する
管理者が勤務データを確定（ロック）するための機能です。勤怠を締めることで、給与計算に使用する勤務データが確定します。締めた後は、従業員や一般管理者による申請・編集が制限されます。
従業員・管理者別の対応フロー
ここからは、日々の勤怠チェックから勤怠締めまでの流れを紹介します。以下は月末締めの場合を例にしていますので、自社の締め日に読み替えてご確認ください。
STEP1：日々の勤怠を確認・申請・承認する
月末に問題を持ち越さないよう、日々の打刻や勤務内容を確認します。
- 従業員：自分の打刻や勤務内容を確認し、打刻漏れや誤りがあれば、正しい情報で申請する。
- 管理者：エラー勤務や打刻漏れがないかを日々確認し、申請が出ていない従業員には申請を依頼する。申請が上がってきたら内容を確認し、承認する。
STEP2：締め日までにエラー勤務・未承認の申請を解消する
1ヶ月分の勤怠が揃ったら、従業員が勤怠確認を行う前に、残っている問題を解消します。KING OF TIME 勤怠管理では、エラー勤務や未承認の申請が残っていると勤怠確認を行えないため、ここで解消しておくことが次のステップの前提になります。
- 従業員：タイムカードを確認し、エラー勤務や未承認の申請が残っていないか確認する。申請済みの内容が未承認であれば、管理者にリマインドする。
- 管理者：エラー勤務・未承認の申請が残っていないか確認し、未承認の申請があれば速やかに承認する。
STEP3：従業員が勤怠確認する
必要な申請と承認が完了したら、従業員自身が1ヶ月分のタイムカードを確認します。内容に問題がなければ、［勤怠確認済みとする］をクリックします。これにより、本人が1ヶ月分の勤怠を確認したことが記録として残ります。
STEP4：管理者が勤務内容と勤怠確認状況をチェックする
管理者は、従業員の勤務内容に問題がないかをチェックするとともに、「勤怠確認」が完了しているかを確認します。
管理画面の「締め・勤怠確認状況」では、所属ごとの完了状況を把握できます。未完了の従業員がいる場合は、勤怠内容の確認と「勤怠確認」の操作を行うよう依頼しましょう。
STEP5：管理者が勤怠締めを行う
全員の勤怠確認と勤務内容に問題がないことを確認したら、管理者が勤怠を締めます。これで給与計算に使用する勤務データが確定し、そのまま給与計算へ進みます。
通知を活用して、確認の手間をさらに減らす
ここまでの流れは、従業員も管理者も、自分から画面を見に行くことが前提になっています。とはいえ、日々の業務に追われていると、タイムカードの確認は後回しになりがちです。KING OF TIME 勤怠管理の通知を設定しておけば、修正が必要な勤務データに自然と気づけるようになります。
従業員：打刻漏れやエラー勤務をメールで受け取る
打刻漏れには「打刻忘れ通知」、エラー勤務には「エラー勤務通知」、時間外勤務の申請漏れには「未申請残業通知」など、確認したい内容に応じて通知を設定できます。設定しておくと、対応が必要な勤務があったときに従業員本人へメールが届きます。毎日タイムカードを開かなくても、記憶が新しいうちに申請できるため、正確な勤務実績を残しやすくなります。
管理者：対応が必要な従業員だけを絞り込む
管理者は、全メニュー ＞ エラー勤務から、エラーが発生している従業員と内容を一覧で確認できます。 「打刻なし/スケジュールあり」「打刻あり/スケジュールなし」などは、タブを切り替えて表示できます。全員のタイムカードを一人ずつ開かなくても、対応が必要な従業員だけに絞って確認を進められます。
さらに「締め処理通知」を設定すると、勤怠確認や勤怠締めが完了していない場合に通知できます。未確認の従業員を探して個別に催促する手間を減らせます。通知の対象は処理によって異なります。
- 勤怠確認が未完了：従業員・管理者へ通知できる
- 勤怠締めが未完了：管理者へ通知できる
管理者：一般管理者と勤怠チェックを分担する
従業員数が多い場合、すべての勤怠を全権管理者だけで確認すると負担が集中します。一般管理者に「締め」権限を付与すれば、所属ごとに勤怠チェックと締めを任せられます。
たとえば「従業員が自分の勤怠を確認する → 所属の管理者が確認して締める → 給与計算担当者が確定したデータを使う」という分担にすれば、それぞれが自分の担当範囲に集中でき、給与計算へスムーズに進められます。
よくある質問
Q. 「勤怠確認」と「勤怠締め」は何が違いますか？
A. 操作する人と目的が異なります。「勤怠確認」は従業員本人が1ヶ月の勤務内容を確認し、その事実を記録として残す工程です。「勤怠締め」は管理者が勤務データを確定する処理で、締めた後は従業員や一般管理者による申請・編集が制限されます。
Q. 打刻漏れや誤打刻があった場合、管理者が直接修正してもよいですか？
A. 修正自体は可能ですが、本人からの申請を受けて管理者が承認する運用をおすすめします。打刻は労働時間を示す客観的な記録です。申請と承認の形をとることで、「誰が」「どのような理由で」修正したのかが記録に残り、後から勤務実績を説明しやすくなります。
Q. エラー勤務がある場合でも勤怠確認できますか？
A. いいえ。エラー勤務や未承認の申請が残っている状態では勤怠確認を行えません。すべて修正・申請し、管理者の承認が完了してから勤怠確認を行えるようになります。日々対応しておくことで、月末の勤怠確認もスムーズに進められます。
Q. 勤怠確認を行っていない従業員は、どこで確認できますか？
A. 月別データやタイムカードの「認」欄にチェックマークが付いているかで、従業員ごとの勤怠確認状況を確認できます。所属・雇用区分単位で見たい場合は、全メニュー ＞ 確認 ＞ 締め・勤怠確認状況 をご利用ください。「勤怠確認」欄をクリックすると、勤怠確認日時や解除日時、解除者名を確認できます（詳細はこちら）。
Q. 勤怠確認が済んでいない従業員へ、システムから通知できますか？
A. はい。「締め処理通知」を設定すると、勤怠確認が完了していない従業員と管理者へメール通知できます（詳細はこちら）。
Q. 勤怠締めはいつ行うのがよいですか？
A. 締め日を過ぎ、従業員全員の勤怠確認と勤務内容の確認が完了した時点で締めるのが基本です。給与計算の直前に締めるのではなく、締め日から給与計算までの間に「エラー勤務・未承認の解消 → 従業員の勤怠確認 → 管理者の確認 → 勤怠締め」を行う日程をあらかじめ決めておくと、毎月同じ流れで進められます。
Q. 勤怠締め後に勤務データを修正できますか？
A. 勤怠締めを行うと、従業員や一般管理者による申請・編集が制限されます。修正が必要になった場合は締めを解除して対応します。操作方法はこちらをご参照ください。
Q. 全権管理者以外の管理者にも勤怠チェックや締めを任せられますか？
A. 可能です。管理者設定の対象所属 / 雇用区分に対して「締め」の権限を付与します。
※「締め」権限は、「実績・打刻」権限が「△閲覧のみ」以上の場合に設定できます（詳細はこちら）。
Q. 給与計算をスムーズに進めるにはどうすればよいですか？
A. 日々の通知を確認して申請・承認を済ませ、月次で「勤怠確認」「勤怠締め」を行う流れを毎月繰り返すことが基本です。確認のタイミングを分散させておくことで、給与計算前に作業が集中しにくくなります。
Q. KING OF TIME 給与を利用する際、勤怠確認・勤怠締めをしないまま給与計算できますか？
A. 勤怠確認、勤怠締めのいずれかは必須です。両方の機能をあわせて運用することで、従業員と管理者の双方で勤怠に対する認識を合わせられ、給与支払額に関する認識のずれやトラブルの防止につながります。
お役立ちコンテンツ
今回ご紹介した「勤怠確認」「勤怠締め」に関連する情報をまとめました。操作の流れや設定方法など、詳細はこちらをご参照ください。
- 従業員自身が勤怠確認する方法（勤怠確認機能）
- 勤怠内容に問題ないかどうか、従業員自身に確認させていますか？
- 勤怠を締める方法 / 締めを解除する方法
- 「締め・勤怠確認状況」（「締め状況」）の確認方法
- 「締め処理」や「勤怠確認」が完了していないときに通知する方法（締め処理通知）
- エラー勤務があるときに通知する方法（エラー勤務通知）
- 一定の数値を超過 / 不足している勤怠を通知する方法（アラート通知）
- 一般管理者に締め権限を付与する方法