目次
メールアドレス検証とは
従業員や管理者（admin全権管理者を除く）のメールアドレスを登録・変更すると、対象のメールアドレス宛に「検証メール」が自動送信されます。メール本文に記載されたリンクを開くと、そのメールアドレスが有効化されます。通知メールの一部は、有効化されたメールアドレスにのみ送信されます。
メールアドレス検証は何故必要なのか
本システムの利用者増加に伴い、通知メールが宛先不明となり不達になるケースが増加しています。主な原因はメールアドレスの誤登録です。宛先不明のまま送信を続けると、本システムからの通知メールがブラックリストに登録され、お客様に送信できなくなります。これを避けるため、一部の通知メールについては、お客様にて検証が完了したメールアドレスだけに送信する仕様となっております。
メールアドレス検証の対象
メールアドレス検証が必要なアカウント
- 従業員アカウント
- 管理者アカウント（admin全権管理者を除く）
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受信にメールアドレス検証が必要となるメール
申請承認メールや、アラート通知メールなどの各種通知メール
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メールアドレス検証の操作手順
【手順1】検証メールの送信
基本的にはシステムによって自動送信されますが、必要に応じて管理者による手動送信を行います。
自動送信
以下のタイミングで検証メールが自動送信されます。
従業員アカウント
- メールアドレスを新規登録したタイミングで自動送信されます。
- メールアドレスを変更したタイミングで、変更後のアドレスに自動送信されます。
管理者アカウント
- メールアドレスを新規登録したタイミングで自動送信されます。
- メールアドレスを変更したタイミングで、変更後のアドレスに自動送信されます。
- 有効期限が切れる1週間前に自動送信されます（自動再検証）。
ご注意：有効期限について
管理者アカウントの有効化されたメールアドレスは、有効期限が1年間です。
有効期限の1週間前になると、システムから再度「検証メール」が自動送信されます。メール本文のリンクを開くことで、有効期限がさらに1年延長されます。
メールアドレスの検証は1年ごとに必ず再実施が必要です。有効期限を任意に延長したり、再検証を不要にすることはできません。
ポイント
従業員・一般管理者データの新規登録時に検証メールを自動送信したくない場合はこちらの記事をご参照ください。
手動送信
検証メールに記載されたリンクの有効期限は7日間です。何らかの理由で従業員や管理者が検証メールに対応できず、リンクの有効期限が切れてしまった場合は、手動での再送信が必要です。
手順の詳細はこちらの記事をご参照ください。
手動送信が必要な例
- 対象となる従業員や管理者が検証メールに気づかず対応できなかった
- 入社予定の従業員のメールアドレスを、入社日前に登録したため対応できなかった
- メーラーのフィルターによって検証メールが受信できなかったので、フィルターの設定を変更後、再度検証メールを送信したい
【手順2】メールアドレスの有効化
対象となる管理者・従業員は、検証メールが届いたら、本文内に記載されたリンクを開いてメールアドレスを有効化します。手順の詳細はこちらの記事をご参照ください。
【手順3】進捗確認
管理画面にて、メールアドレスが有効化されているかどうかを確認します。
操作権限
- 従業員の進捗確認：admin全権管理者および全権管理者、または「従業員設定」権限が「◯閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
- 管理者の進捗確認：admin全権管理者および全権管理者だけが可能な操作です。
1. 次のいずれかに該当する従業員や管理者がいる場合、「対応が必要な処理」に「従業員/メールアドレス検証」「管理者/メールアドレス検証」と表示されます。これらの項目をクリックします。
- メールアドレス検証が未完了
- 検証の有効期限が過ぎた（管理者のみ）
- 検証の有効期限が3日以内（管理者のみ）
2. 検証メールの送信画面に遷移します。メールアドレスが有効化されている場合、「メールアドレス検証」欄に「済」と表示されます。メールアドレス検証が完了していない場合、または有効期限が切れている場合は、背景が赤くなり「未」と表示されます。
表示条件の指定 ＞ メールアドレス検証 にて、「有効期限3日以内」や「未検証」にチェックを入れて［表示］をクリックすると対象者を絞り込むことができます。
※「有効期限3日以内」の項目は、「管理者/メールアドレス検証」をクリックした画面のみ表示されます。
補足
次の画面にも「メールアドレス検証」欄が表示され、進捗を確認できます。
- 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定
- 設定 ＞ 管理者 ＞ 管理者設定
メールアドレス検証対象者への確認方法
まずは対象者に声掛けし、検証メールが届いているかどうかを確認してください。
検証メールが届いていたが対応していなかった場合
対象者に、検証メール内に記載されたリンクをクリックして有効化するよう依頼してください。リンクの有効期限はメール送信から7日間です。有効期限が切れている場合は、検証メールを手動送信してください。
検証メールが届いていない場合
考えられる原因と対処方法は以下の通りです。確認・対応のうえ、検証メールを手動送信してください。
登録されたメールアドレスが誤っている：
登録されたメールアドレスが誤っている場合、検証メールを受信できず、有効化できません。管理画面の以下のメニューを開き、登録メールアドレスが正しいかどうかをご確認ください。
- 従業員の場合：設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定
- 管理者の場合：設定 ＞ 管理者 ＞ 管理者設定
メーラーの受信設定でフィルタリングされている：
URL付きのメールを受信拒否している、登録アドレス以外からのメールを受信拒否している、迷惑メールに振り分けられているなど、ご利用のメーラーの設定によって、検証メールを受信できていない場合があります。メーラーの受信設定をご確認ください。
検証メールの送信元アドレスや本文はシステム固定であり変更できません。
検証メールは本システムのドメインの1つである 「no_reply@kingtime.jp」 から送信されます。。
メールが届かない場合は、迷惑メールフォルダをご確認のうえ、送信元ドメインを受信許可リストに追加 してください。
補足
本システムを利用するために受信許可が必要なメールアドレスの一覧はこちらをご参照ください。