「従業員の履歴管理」の機能仕様と制限事項

「従業員の履歴管理」の機能仕様と制限事項について解説します。

 

ご注意

本機能を利用するには、本記事の内容をよくご確認のうえ、サポートセンターへ「従業員の履歴管理機能」の追加をご依頼ください。

 

目次

 

機能仕様

「従業員の履歴管理」機能の追加により、従業員が異動した際に次の挙動になります。

 

1. 対象日(対象月)時点の雇用区分設定で集計されます

2. 対象日(対象月)時点の所属情報・雇用区分情報でデータ出力されます

3. 申請の際、対象日時点の所属の申請承認フローが適用されます

4. 「日の契約労働時間」が異なる雇用区分に異動した際、休暇残時間が調整されます

 

1. 対象日(対象月)時点の雇用区分設定で集計されます

過去データを勤怠データ再計算データ出力した場合、対象日(対象月)時点の雇用区分の設定内容で集計されます。

 

例 2017年12月1日に「正社員」から「変形労働制」に異動している

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「従業員の履歴管理」を利用しない場合

「2017/06/01 ~ 2017/11/30」を勤怠データ再計算すると、現在の雇用区分「変形労働制」の設定内容で再計算されます。

 

「従業員の履歴管理」を利用する場合

「2017/06/01 ~ 2017/11/30」を勤怠データ再計算すると、当時の雇用区分「正社員」の設定内容で再計算されます。

 

ご注意

休暇区分の「表示対象設定」は「従業員の履歴管理」機能に対応していません。過去のタイムカードを表示した際は、現在の所属と雇用区分にしたがって休暇データが表示されます(詳細はこちら)。

 

2. 対象日(対象月)時点の所属情報・雇用区分情報でデータ出力されます

対象日(対象月)時点の所属名・雇用区分名でタイムカード[PDF]月別データ[CSV]が出力されます。

 

例 2017年12月1日に「正社員」から「変形労働制」に異動している

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「従業員の履歴管理」を利用しない場合

現在の雇用区分名「変形労働制」で出力されます。

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「従業員の履歴管理」を利用する場合

当時の雇用区分「正社員」で出力されます。

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ご注意

「従業員の履歴管理」機能を利用していても、管理画面上は現在の所属名・雇用区分名で表示されます。

 

3. 申請の際、対象日時点の所属の申請承認フローが適用されます

異動前にさかのぼって申請した際、対象日時点の所属の申請承認フローに従って申請が上がります。

 

前提

設定 > その他 > オプション > 申請承認設定カテゴリ > スケジュール・打刻・残業・時間外勤務の申請先 が、「所属の承認者に申請を上げる」に設定されていることが前提です。

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例 2017年12月1日に「大阪支社」から「東京本社」に異動している

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「従業員の履歴管理」を利用しない場合

2017年6月1日にさかのぼって打刻申請すると、現在の所属「東京本社」の承認者に申請が上がります。

 

「従業員の履歴管理」を利用する場合

2017年6月1日にさかのぼって打刻申請すると、当時の所属「大阪支社」の承認者に申請が上がります。

 

ご注意

従業員の所属を変更する際は、勤怠の申請や承認、勤怠の締め、データ出力などを完了させた後に異動処理することを推奨します(詳細はこちら)。「従業員の履歴管理機能」を使用している場合、異動前の所属に対してのみ「締め」権限をもつ管理者は、従業員の所属変更後、異動前の期間の勤怠を締めることができないためです。

 

4. 「日の契約労働時間」が異なる雇用区分に異動した際、休暇残時間が調整されます

日の契約労働時間」が異なる雇用区分に異動した際、休暇残時間が次の計算式で調整されます。

 

計算式

異動後の休暇残時間 = 異動前の休暇残時間 × (異動後の「日の契約労働時間」 ÷ 異動前の「日の契約労働時間」)

 

※従業員設定で「日の契約労働時間」を設定している場合や、同じ雇用区分において「日の契約労働時間」の値を変更した場合は、調整されません。

 

例 対象従業員が次の条件の場合

異動前

  • 日の契約労働時間: 8時間
  • 休暇付与日数: 10日
  • 休暇取得数: 6日+5時間
  • 休暇残数: 3日+3時間

異動後

  • 日の契約労働時間: 4時間

 

「従業員の履歴管理」を利用しない場合

異動前の「休暇取得数:6日 + 5時間」の端数「5時間」が異動後の「日の契約労働時間:4時間」で再計算されて「1日+1時間」になります。その結果、異動後は「休暇取得数:7日(6日+1日) + 1時間」の扱いとなるため、「休暇残数:2日 + 3時間」になります。

 

「従業員の履歴管理」を利用する場合

異動前の「休暇残数:3日 + 3時間」の端数「3時間」が上記計算式で調整されます。

 

異動前の休暇残時間 × (異動後の「日の契約労働時間」 ÷ 異動前の「日の契約労働時間」)

= 3時間 × ( 4時間 ÷ 8時間 )

= 1.5時間 ⇒ 2時間(端数切り上げ)

 

休暇残数の端数のみ調整されるため、異動後は「休暇残数:3日 + 2時間」になります。

 

補足

「従業員の履歴管理」機能を利用していても、休暇残時間を調整なしに設定可能です。休暇残時間の調整なしをご希望の場合は、サポートセンターに「時間休暇の異動調整計算:計算しない」設定をご依頼ください。

 

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機能追加に伴う制限事項

「従業員の履歴管理」機能の追加により、次の制限事項が発生します。

 

1. 締め日が異なる雇用区分へ異動できなくなります

2. 雇用区分の締め日を変更できなくなります

3. 変形労働制の場合、月度の途中で雇用区分を異動すると、想定と異なる集計値になることがあります

4. 「所属・雇用区分の変更履歴編集制限」を「制限なし」にする必要があります

5. パターンが自動的に外れる場合があります

6. 週の締め日が異なる雇用区分へ異動した場合、「週の集計」が正しく集計されません

 

1. 締め日が異なる雇用区分へ異動できなくなります

例えば、ある従業員を「15日締め」の雇用区分Aから「月末締め」の雇用区分Bへ変更しようとすると、「締め日が異なる雇用区分には変更できません」というエラーメッセージが表示され、変更できません。

 

2. 雇用区分の締め日を変更できなくなります

設定 > 従業員 > 雇用区分設定 > 対象雇用区分の[編集] > 基本情報カテゴリ > 締め日 にて締め日を変更しようとすると、「変更後の締め日と、従業員の過去の締め日が異なるため、登録できません」というエラーメッセージが表示され、変更できません。

 

3. 変形労働制の場合、月度の途中で雇用区分を異動すると、想定と異なる集計値になることがあります

変形労働制の場合、雇用区分の異動時に異動日を月度の途中に設定すると(例えば月末締めの場合に異動日が15日など、異動日を「締め日」翌日以外に設定すると)、異動日が存在する月度の集計は次のように計算されます。

  • 変形労働設定ありの雇用区分から、変形労働設定ありの雇用区分へ変更:
    「基準時間」が異なる雇用区分に変更した場合、変更後の雇用区分の「基準時間」に基づき1ヶ月分の勤怠データを集計します。
    ※変更前の雇用区分の「基準時間」は参照されません。

  • 変形労働設定なしの雇用区分から、変形労働設定ありの雇用区分へ変更:
    異動日以降の期間を変形労働設定に基づき集計します。異動日より前の期間は変形労働設定なしで集計されます。
  • 変形労働設定ありの雇用区分から、変形労働設定なしの雇用区分へ変更:
    変形労働設定に基づいた集計は行われません。

 

4. 「所属・雇用区分の変更履歴編集制限」を「制限なし」にする必要があります

通常は当月度の開始日より前の日付で異動操作できないよう、機能制限しています(詳細はこちら)。「従業員の履歴管理」機能の追加に際して、この機能制限を「制限なし」にする必要があります。

 

「制限なし」にすることで、過去日にさかのぼり異動操作が可能になります。ただし操作履歴は保持しておらず調査不可のため、操作される際は十分にご注意ください。

 

5. パターンが自動的に外れる場合があります

パターンに「使用する所属」「使用する雇用区分」を設定したことがある場合の制限事項です(詳細はこちら)。対象従業員の所属や雇用区分を、過去にさかのぼって「使用する所属」「使用する雇用区分」に含まれていなかった所属や雇用区分に変更すると、割り当てられているパターンが自動的に外れます。

 

6. 週の締め日が異なる雇用区分へ異動した場合、「週の集計」が正しく集計されません

例えば、ある従業員を「水曜日締め」の雇用区分Aから「土曜日締め」の雇用区分Bへ変更した場合、タイムカードで異動前の日付を確認すると、「週の集計」が異動後の「土曜日締め」で計算され、正しく集計されません。

 

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