「振休申請機能」を利用して、振替出勤日と振替休日をセットで同時に申請することができます。
※振替出勤日、振替休日どちらの日程も決まっている場合にのみ申請できます。
本記事では、「振休申請機能」の利用条件、事前設定、承認方法、承認結果を解説します。
はじめにご確認ください
目次
利用条件
1. 休暇取得方法「休暇区分使用」の環境であること
本機能は、休暇取得方法が「休暇区分使用」となっている環境で利用できます。確認方法はこちら。
休暇取得方法が「パターン使用」となっている場合は、本記事を読み進めず、こちらの記事をご参照ください。
2. 休暇：「公休」と、勤務日種別：「法定休日」「法定外休日」が割り当ててあること
公休日に対して、以下のスケジュールをあらかじめ割り当てておく必要があります。
- 休暇：「公休」 ※加算タイプ / 全日休暇 であること
- 勤務日種別：「法定休日」または「法定外休日」
曜日によって定休日が決まっている場合：
こちらを参考に、「自動スケジュール設定」を設定してください。
シフト制など、定休日が決まっていない場合：
こちらを参考に、手動で割り当ててください。
休暇区分「公休」がない場合
「公休」を新たに作成する場合は、こちらの手順をご参照ください（休暇の名称は「公休」でなくても構いません）。
3. 勤務日に「出勤 / 退勤予定」と「勤務日種別：平日」が登録されていること
本来の勤務予定日に対して、以下のスケジュールをあらかじめ割り当てておく必要があります。
- 出勤 / 退勤予定：出勤予定時刻、退勤予定時刻
- 勤務日種別：「平日」
事前設定
休暇区分を設定します。
※admin全権管理者および全権管理者、または「オプション」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
1. 設定 ＞ スケジュール ＞ 休暇区分設定 を開きます。
「振替休日」という名称の休暇区分が表示されている場合は［編集］をクリックします。表示されていない場合は［+新規登録］をクリックします。
2. 以下のように入力して登録します。
| 番号 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | 名称 | 任意の名称を入力します（「振替休日」など）。 |
| 2 | 半休 |
「使用しない」を選択することをおすすめします。
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| 3 | 休暇取得による休暇数の計算方法 | 「加算」を選択します。 |
| 4 | 振休申請 | 「使用する」を選択します。 |
| 5 | 申請期間 |
振替休日を申請できる期間を選択します。 |
| 6 | 対象休暇区分 | 振替対象となる休暇区分を選択します（「公休」など）。お客様の環境に登録されている休暇区分のうち、加算タイプのものを選択できます。 ※「有休」と「代休」は選択できません。 |
| 7 | 時間単位休暇 |
「使用しない」を選択することをおすすめします。
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承認 / 登録方法
従業員からの申請
従業員画面にて、振替出勤日と振替休日をセットで同時に申請します。詳細はこちらをご参照ください。
従業員から申請があがると、申請承認フロー設定に従い、管理画面ホーム ＞「対応が必要な処理」に「振休申請」と表示されますので、対象従業員や申請内容（振替出勤日、振休取得日、振替休暇区分、申請メッセージなど）を確認し、［承認］もしくは［棄却］をクリックしてください。
管理画面での直接登録
よく使うメニュー ＞ スケジュール管理 ＞ ［振休管理］タブ にて、振替休日と振替出勤日を新規登録できます。
詳細はこちらをご参照ください。
承認 / 登録結果
タイムカード画面での表示
振替出勤日および振替休日が承認（登録）されると、以下のようなスケジュールになります。
| 番号 | 内容 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | 振休取得日 | 休暇区分「振替休日」、取得単位「全日休暇」が登録されます。また、振替出勤日にもともと登録されていた、スケジュール（パターンや出勤/退勤予定など）と勤務日種別が登録されます。 |
| 2 | 振替出勤日 | 振休取得日にもともと登録されていたスケジュールが登録されます。勤務日種別は平日になります。 |
エラー勤務
以下に当てはまる場合、エラー勤務として管理画面ホームの「対応が必要な処理」に表示されます。
-
申請期間の範囲外で、振替出勤日と振休取得日が紐づいている
休暇区分設定 ＞ 振替休日の［編集］ ＞ 振休申請 で設定されている申請期間（「任意の申請期間」「同一週」「同一月」のいずれか）の範囲外で、振替出勤日と振休取得日が紐づいているとエラーになります。振休申請の取り消し、または振替出勤日や振休取得日の変更を行ってください（操作方法はこちら）。 -
振休取得日は登録されているが、紐づく振替出勤が登録されていない
振替出勤日を登録してください。または、すでに登録済みの振替出勤日がある場合は、振替休日との紐づけ操作を行ってください（操作方法はこちら）。 -
振替出勤日と振休取得日のどちらかが、在職期間外となっている
振休申請の取り消し、または振替対象日や振休取得日の変更を行ってください（操作方法はこちら）。
［振休管理］タブ での表示
よく使うメニュー ＞ スケジュール管理 ＞ ［振休管理］タブ にて、振休取得日と振替出勤日の紐づきを一覧で確認できます。またこの画面では、振替休日と振替出勤日の新規登録や、紐づき削除、振替出勤日の日付変更ができます。
詳細はこちらをご参照ください。
補足：振休を半日単位 / 時間単位で取得したい場合
「振休申請機能」では半日単位の振り替えはできません。
法定外休日に振替出勤した際に、振替休日を半日単位や時間単位で取得したい場合は、管理者が次の操作で対応してください。
事前設定
半日単位で取得したい場合
設定 ＞ スケジュール ＞ 休暇区分設定 ＞ 振替休日の［編集］をクリックし、半休を「使用する」に設定して登録します。
時間単位で取得したい場合
1. 設定 ＞ 従業員 ＞ 雇用区分設定 ＞ 対象区分の［編集］ ＞ 基本情報カテゴリの［詳細］ ＞ 日の契約労働時間 を入力して登録します。
※時間休の取得には「日の契約労働時間」の設定が必要です。
2. 設定 ＞ スケジュール ＞ 休暇区分設定 ＞ 振替休日の［編集］をクリックし、時間単位休暇を「使用する」に設定して登録します。
取得単位の変更方法
半日単位で取得したい場合
振替出勤日および振替休日の申請を承認した後、勤務データ編集画面から、振替休日の取得単位を「全日休暇」から「半休」に変更します。続いて、振替出勤日に対して残りの「半休」の取得をスケジュール登録します。
時間単位で取得したい場合
振替出勤日および振替休日の申請が承認した後、勤務データ編集画面から、振替休日の取得単位を「全日休暇」から「時間単位休暇」に変更します。続いて、振替出勤日に対して残りの「時間単位休暇」の取得をスケジュール申請します。