「有給休暇付与機能」を利用して、初回付与の一部を前倒しして分割付与し、入社半年後に残りの日数を付与、それ以降の付与は、特定日に一斉付与する方法を解説します。
※ただし2年目の付与については、一斉付与日が分割付与日より後になる場合は、分割付与日に付与されます。
付与イメージ（一斉付与日が4月1日の場合）
- 初回付与は、一部を入社初日に分割して付与し、入社半年後に残りの日数を付与。
- 2年目は特定日に一斉付与。ただし、一斉付与日（第2基準日）が分割付与日がより後になる場合は、分割付与日に付与。
- 3年目以降は、特定日に一斉付与。
目次
【手順1】オプション
有給休暇付与機能がオンになっていることを確認します。
※全権管理者、または「オプション」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
1. 設定 ＞ その他 ＞ オプション を開きます。
2. スケジュール設定カテゴリ ＞ 有給休暇付与機能が「使用する」となっていることを確認します。
【手順2】雇用区分設定
雇用区分ごとに有休付与関連設定を設定します。
※全権管理者、または「雇用区分設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
ご注意
設定を変更する前に、「有休付与対象者」がいないかどうかを確認し、対象者がいる場合は、付与または棄却の処理を行ってから、設定変更してください。
「有休付与対象者」が表示されている状態で、有休付与関連設定を変更すると、すでに表示されていた対象者は表示されなくなり、付与対象外になってしまいます。
1. 設定 ＞ 従業員 ＞ 雇用区分設定 を開き、対象区分の［編集］をクリックします。
2. 休暇関連カテゴリ ＞ 有休付与 ＞ ［有休付与関連設定］をクリックし、「有休付与関連設定」画面を開きます。
1. 週の契約労働日数を設定してください（必須）
付与日数の算出方法を設定します。
以下のいずれかを選択してください。
◯日（日数設定）
週の契約労働日数に対応する比例付与日数テーブルから付与日数を決定します。前倒し付与以外の付与については、出勤率が80％を超えていることが付与条件となります。出勤率が満たされないと付与日数0日と算出されます。
年間の勤務日、全労働日を基に週の契約労働日数を計算
週の契約労働日数を定めていない場合に利用できます。従業員の年間勤務日数に応じて週の契約労働日数を仮定し、有休付与日数を計算します。この際、出勤率は参照しません。
例えば下図のように比例付与日数が設定されている場合に、ある従業員が年間200日勤務したとき、週の契約労働日数4日の基準で有休付与日数が算出されます。年間200日の勤務は年間所定労働日数169日以上217日未満に該当するためです。
補足
「年間所定労働日数」は1年間勤務した場合の基準です。勤続半年時点では、勤務日数を倍にした数値が「年間所定労働日数」に達しているかどうかで判定されます（詳細はこちら）。
2. 第1基準日を設定してください（必須）
「入社から6ヶ月後に初回付与し、毎年の付与日とする」と設定します。
その下の「分割付与」にチェックを入れ、「入社日から0ヶ月後に◯日付与」と設定します（◯では前倒し付与したい日数を選択）。
※例えば「入社日から0ヶ月後に5日付与」と設定した場合、入社日に5日分が分割付与されます。
「分割付与日を基準とする」にもチェックを入れます。
※「分割付与」にチェックを入れた場合、「分割付与日を基準とする」にもチェックを入れないと、登録時にエラーになります。
「分割付与日を基準とする」項目に関するご注意
「分割付与」項目で前倒し付与を設定する場合は、「分割付与日を基準とする」にチェックしてください。チェックしないと登録時にエラーとなります。
労働基準法では、「前倒し付与をした場合、次年度の付与日も繰り上げた期間と同じか、それ以上の期間、法定の基準日より繰り上げなければならない」とされています。
違法となる例
（1）4月1日に入社
（2）入社日当日の4月1日に5日（前倒し付与）
（3）入社半年後の10月1日に5日付与（本来の付与日）
（4）次年度の10月1日に11日付与
上記例の場合、本来の付与日の10月1日も半年以上繰り上げなければならず、（4）では遅くとも4月1日には付与しなければなりません。
3. 第2基準日を設定してください（オプション）
「付与日を◯月◯日に統一する」を選択し、2年目以降一斉付与したい月日を設定します。その下の項目にはチェック不要です。
4. 比例付与日数を入力してください
週の契約労働日数と勤続年数に応じた付与日数表を入力します。［初期値を読み込む］をクリックすると、法定基準が入力されますが、貴社の就業ルールに合わせて編集してください。
下図は入力例です。
ご注意
「年間所定労働日数」を労働基準法の基準値以上、または「比例付与日数」を労働基準法の基準値以下に設定すると、エラーになります。
5. 付与算出基準となる勤務日数・全労働日数として数える日を設定してください
出勤率の計算対象を設定します。
出勤率の計算式
出勤率＝勤務日数 ÷ 全労働日数 × 100
「勤務日」は出勤した日、または出勤したとみなす日です。「全労働日」は出勤すべき日です。
「平日出勤」「法定休日出勤」「法定外休日出勤」と各休暇の、「勤務日」「全労働日」にチェックします。下図は設定例です。
補足
前述の「1. 週の契約労働日数を設定してください（必須）」箇所で「年間の勤務日、全労働日を基に週の契約労働日数を計算」と設定している場合は、出勤率は参照せず、「勤務日」にチェックがある項目が「年間所定労働日数」として集計されます。一方で有休付与対象者画面では出勤率を参考値として算出し、表示しているため「全労働日」のチェックも必要です。
【手順3】従業員設定
各従業員に入社日を入力します。入社日が入力されていない場合は付与対象者になりません。
※全権管理者、または「従業員設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
1. 設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員設定 を開き、該当者の［編集］をクリックします。
2. 雇用情報カテゴリ内の「入社日」を入力して登録します。
一括登録する場合
従業員データをCSVインポートすることで、「入社日」を一括登録できます。従業員データインポート用のレイアウトを作成する際に「入社日」項目を含めてください。詳細はこちらの記事をご参照ください。
有休付与早見表
本記事の手順に従って、以下のように設定した場合、
- 週の契約労働日数：5日
- 第1基準日：入社から6ヶ月後に初回付与、分割付与：入社日から0ヶ月後に5日付与、分割付与日を基準とする
- 第2基準日：4月1日
- 比例付与日数：本記事の入力例（法定基準）の通りに設定
付与日数とタイミングは以下の表の通りです。
初回付与日
初回付与の5日分を各従業員の入社日当日に分割付与。残りの5日を入社半年後の日付で付与。
2年目の付与日
特定日に一斉付与。ただし、一斉付与日が入社日（分割付与日）より後になる場合は、入社日に付与。
- 4月1日～9月30日に入社した場合は、4月1日に一斉付与。
- 10月1日～3月30日に入社した場合は、入社日に付与。
3年目以降の付与日
全従業員が特定日に一斉付与。