CSVデータのインポートによって、従業員の一括登録および一括更新が可能です。入力レイアウトを作成し、入力テンプレートに従ってインポート用のCSVファイルを作成します。このファイルをインポートすることで一括で登録・更新できます。
解説動画はこちら
従業員データのインポートに関する解説動画はこちらをご参照ください。
目次
【手順1】入力レイアウトの作成
入力レイアウトを作成します。この操作は初回だけ必要です。
※以下いずれかの権限を持った管理者だけが可能な操作です。
- 全権管理者
- 基本設定「オプション」に対する権限が「〇閲覧・編集」、かつ、全ての所属 / 全ての雇用区分の「従業員設定」に対する権限が「〇閲覧・編集」の一般管理者
1. 管理画面ホーム ＞ よく使うメニュー ＞ エクスポート / インポート ＞ データ入力（インポート）カテゴリ ＞ ［従業員データ［CSV］］右の「入力レイアウト作成」をクリックします。
これ以降の画面は、本システムを2022年10月13日以降にご利用開始したお客様と、2022年10月12日以前からご利用のお客様とで異なりますので、分けて解説します。
2022年10月13日以降にご利用を開始した場合
1. デフォルトで初期設定用の従業員レイアウトが準備されています。 このレイアウトをそのまま使用する場合は【手順2】に進みます。
補足
初期設定用のレイアウトに対しても「レイアウト名」の変更や、同じレイアウトを保ったままでの別名での登録、「使用区分」の変更、「選択された項目」の追加や削除ができます。初期設定レイアウト自体の削除も可能です。
操作の詳細については、「2022年10月12日以前からご利用の場合」をご参照ください。
初期設定用 従業員レイアウトの内容
「初期設定用 従業員レイアウト」の［編集］をクリックすると、従業員の新規登録時に必要な設定項目があらかじめ選択されています。
初期設定用 有休残日数レイアウトの内容
2023年2月7日以降にご利用を開始した場合は、「初期設定用 有休残日数レイアウト」も準備されています。［編集］をクリックすると、有休残日数の登録時に必要な設定項目があらかじめ選択されています。
補足
有休残日数の登録方法については、こちらをご参照ください。
2022年10月12日以前からご利用の場合
1. ［+新規作成］をクリックします。
2. 「レイアウト名」と「使用区分」を入力します。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| レイアウト名 | 任意のレイアウト名を20文字以内で入力します（「新規従業員登録」など）。 |
| 使用区分 | 以下いずれかの項目を選択します。 新規・更新 従業員を新規登録する際に選択します。こちらを選択すると、必須項目は以下の6項目になります。
既存の従業員情報を更新する際に選択します。こちらを選択すると、必須項目は「従業員コード」だけになります。 |
3. 「入力項目」の「選択できる項目」の中からインポートしたい項目をクリックし、［追加 →］をクリックします。「選択された項目」に表示された項目がレイアウトに追加されます。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 追加 | 「選択できる項目」を「選択された項目」に追加します。 |
| 解除 | 「選択された項目」をレイアウトから除外します。 |
| 空白追加 | 「選択された項目」に空白を一列追加します。「選択された項目」には「-- 空白 --」が入ります。 |
| 並び替え | 「選択された項目」を並べ替えます。「選択された項目」にて並べ替えたい項目をクリックし、ボタン操作で移動できます。 |
補足
レイアウト作成画面の「備考」欄に、レイアウトについての説明を記入できます。記入した内容は、従業員データレイアウト設定画面の「備考」欄とインポート画面の「備考」欄に表示されます。レイアウト編集やインポートの際、該当レイアウトの判別にご利用ください。
4. ［登録］をクリックし、設定内容を保存します。
【手順2】インポート用ファイルの作成
インポート用のCSVデータを作成します。
※全権管理者、または全ての所属/全ての雇用区分の「従業員設定」の権限が「〇閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
1. 管理画面ホーム ＞ よく使うメニュー ＞ エクスポート / インポート ＞ データ入力（インポート）カテゴリ ＞ ［従業員データ［CSV］］をクリックします。
2. 「レイアウト選択」にて、作成したレイアウトを選び、［入力用テンプレートのダウンロード］をクリックします。
3. CSV形式のテンプレートファイルがダウンロードされますので、デスクトップなどに保存します。
4. 保存したCSVファイルをExcelやメモ帳などで開きます。1行目の項目名の通りに情報を入力します。
ポイント
・「※」がついている項目は入力必須です。ただし、従業員の新規登録時は「異動日」を入力する必要はありません。
・値の入力方法は、本記事内の「インポート項目一覧」をご参照ください。
5. ファイルをCSV形式で保存します。
【手順3】インポート
用意したCSVデータをインポートします。
※全権管理者、または全ての所属/全ての雇用区分の「従業員設定」の権限が「〇閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
1. 管理画面ホーム ＞ よく使うメニュー ＞ エクスポート / インポート ＞ データ入力（インポート）カテゴリ ＞ ［従業員データ［CSV］］をクリックします。
2. 以下の項目を選択します。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| レイアウト選択 | 作成したレイアウトを選びます。 |
| 入力項目が空の場合のデータの取扱い | 新規登録の場合、この項目の影響はありません。既存の従業員データを更新するときに選択してください。 登録されている値そのまま残す 入力項目が空の場合は、すでに登録されている値をそのまま残します。 登録されている値を削除する 入力項目が空の場合は、すでに登録されている値を削除します。 |
3. ［ファイルを選択］をクリックします。用意したCSVデータを選択して、［アップロード］をクリックします。
4. 「従業員データ入力確認」画面が表示されます。ご確認のうえ［登録］をクリックしてください。インポートを開始します。
ポイント
インポートエラーの対処方法はこちら
インポート項目一覧
取り込み項目の詳細を解説します。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 従業員コード | 従業員コードを 3～10文字の半角英数字で入力します。既存の従業員コードが無い場合は新規登録として、既存の従業員コードがある場合は従業員データの更新情報として、システムに取り込まれます。 入力例）1001 |
| その他従業員管理コード1、2 | 従業員コード以外に管理する文字があれば、50文字以内で入力します。 入力例）00001 |
| 姓 | 従業員の姓を入力します。 入力例）川崎 |
| 姓（フリガナ） | 姓のフリガナを入力します。 入力例）カワサキ |
| 名 | 従業員の名を入力します。 入力例）太郎 |
| 名（フリガナ） | 名のフリガナを入力します。 入力例）タロウ |
| ミドルネーム | ※設定 ＞ その他 ＞ オプション ＞ 表示設定カテゴリ ＞ 表示形式 にて「姓ミドルネーム名」または「名ミドルネーム姓」が選択されているときに表示されます。 従業員のミドルネームを入力します。 |
| 性別 | 従業員が男性の場合は1、女性の場合は2を入力します。 ※新規登録時に未入力の場合は「男性」として登録されます。 入力例）1 |
| 生年月日 | 生年月日をYYYY/MM/DDの形式で入力します。 入力例）1980/01/01 |
| 入社日（YYYY/MM/DD） | 入社日をYYYY/MM/DDの形式で入力します。 ※「有給休暇付与機能」を利用している場合、更新時に未入力かつ「入力項目が空の場合のデータの取扱い」で「登録されている値を削除する」を選択しても、値は削除されません。 入力例）2004/04/01 |
| 退職日（YYYY/MM/DD） | 退職日をYYYY/MM/DDの形式で入力します。 入力例）2009/03/31 |
| 異動日 | 所属または雇用区分を変更する際に、異動日をYYYY/MM/DDの形式で入力します。これによって、指定された異動日に所属/雇用区分が変更されます。未来日を入力すると、異動予約された状態になります。 異動日は「当月度の開始日」～「現在の年 + 2年」の間で指定可能です。ただし、「従業員の履歴管理機能」を利用している場合は「2006年」～「現在の年 + 2年」の間で指定可能です。 勤怠締め済みの期間は異動日に指定できません。 ※未入力の場合は、インポート時の年月日で所属/雇用区分が変更されます。 ※従業員を新規登録する際は「異動日」の入力は必要ありません。入力しても反映されず無視されます。 入力例）2010/04/01 |
| 雇用区分コード | 従業員の雇用区分を指定するため、雇用区分コードを入力します。雇用区分コードは、設定 ＞ 従業員 ＞ 雇用区分設定 で確認できます。 入力例）1000 |
| 所属コード | 従業員の所属を指定するため、所属コードを入力します。所属コードは、設定 ＞ 組織 ＞ 所属設定 で確認できます。 入力例）1000 |
| 従業員グループコード | ※従業員グループ機能を使用しているときに表示されます。 従業員の従業員グループを設定する場合は、従業員グループコードを入力します。従業員グループコードは、設定 ＞ 従業員 ＞ 従業員グループ設定 で確認できます。複数の従業員グループに設定する場合は、従業員グループコードの間を「::(コロン2つ)」で区切ります。 2グループ入力する場合の入力例）a10::a11 |
| パスワード | 従業員のパスワードをパスワードポリシー設定に沿った値で入力します。新規登録時に未入力の場合は、従業員コードと同じ値が設定されます。 ※ここで設定されたパスワードは仮パスワードとなります。従業員画面への初回ログイン時に、本パスワードの設定画面が表示されます。 |
| パスワード打刻を許可 | Windowsデスクトップ版タイムレコーダーなどで、パスワード打刻を許可するかどうかを設定できます。設定する場合には以下の値を入力してください。
|
| 日の契約労働時間 | 従業員の日の契約労働時間を、分単位で入力します。 8時間の場合の入力例）480 ※「時間単位休暇」を利用している場合に、従業員を新規登録するときは入力必須です。 ※「時間単位休暇」を利用している場合、更新時に未入力かつ「入力項目が空の場合のデータの取扱い」で「登録されている値を削除する」を選択しても、値は削除されません。 |
| 週の契約勤務日数 | 従業員の週の契約労働日数を、1～5までの数字で入力します。 5日契約の場合の入力例）5 「従業員別有休付与機能」を利用している場合は、有給休暇付与日数計算の基準となる週所定労働日数として扱われます。利用していない場合は、有給休暇付与機能の週所定労働日数として参照されることはありません。 ※内部設定によって、入力できる最大値を1～7の間で変更できます。変更を希望する場合は、サポートセンターへ「週所定労働日数の最大値」の変更をご依頼ください。 ※「有給休暇付与機能」または「時間単位休暇」を利用している場合、更新時に未入力かつ「入力項目が空の場合のデータの取扱い」で「登録されている値を削除する」を選択しても、値は削除されません。 |
| 月のみなし残業時間 | 月のみなし残業制を導入している場合に設定します。月のみなし残業時間数を分単位で入力します。 ※「カスタムデータ項目設定」機能を利用して、残業時間から月のみなし残業時間を減算した時間を算出できます。 20時間の場合の入力例）1200 |
| メールアドレス | メールアドレスを3～100文字の半角英数で入力します。2つのアドレスを入力したい場合は、「::(コロン2つ)」で区切って入力します。 入力例）aaa@aaa.com::bbb@bbb.com |
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検証メールの即時送信
|
メールアドレスの検証機能に関連した項目です。 対象の従業員のメールアドレスに検証メールを自動送信したくない場合には「0」を入力します。 ※「0」以外の値を入力した、または何も入力しなかった場合と、「検証メールの即時送信」項目自体を設定しなかった場合には、検証メールが自動送信されますのでご注意ください。 入力例）0 |
| 休暇付与日(YYYY/MM/DD) | 休暇の付与日をYYYY/MM/DDの形式で入力します。「（休暇名）付与日数」とセットでご使用ください。「現在年-3年」~「現在年+2年」の範囲で指定できます。 ※未入力の場合はインポート時の年月日が付与日として登録されます。 入力例）2010/04/01 |
| （休暇名）付与日数 | 休暇の付与日数を入力します。半休を使用できる休暇の場合、0.5日単位の付与も可能です。 ※休暇を付与できるのは減算タイプの休暇だけです。 ※更新時に未入力の場合、「入力項目が空の場合のデータの取扱い」で「登録されている値を削除する」を選択しても、値は削除されません。 入力例）20 |
| （休暇名）付与時間 | ※「時間単位休暇」を利用している場合に表示されます。 休暇の付与時間を入力します。 入力例）7 |
| （休暇名）：有効期限（YYYY/MM/DD） | 休暇の有効期限をYYYY/MM/DDの形式で入力します。 ※休暇の有効期限は、減算タイプの休暇だけに指定できます。 |
| ICcardUID登録 | ※IC認証を使用しているときに表示されます。 IC認証で使われる「IC card UID」（または「FeliCa IDm」）と呼ばれる20桁（または16桁）のコードを入力します。いずれの桁数であっても、そのままご入力ください。コードの確認方法、インポート時の注意事項はこちら。 |
| 従業員削除 | 対象の従業員を削除する場合には1を入力します。1以外の値を入力した場合にはエラーとなります。 ※インポートでは削除のみ可能です。削除した従業員の復帰は従業員一覧画面から行います。 入力例）1 |
| 個人タイムレコーダーへの遷移ボタン | タイムカードで、個人タイムレコーダーへの遷移ボタンを表示するかを設定できます。設定する場合には以下の値を入力します。
入力例）0 |
| LINE WORKSアカウントID | ※LINE WORKSと打刻連携しているときに表示されます。 従業員別のLINE WORKSアカウントIDを入力します。 |
| --空白-- | この項目に値が入力されても、その値は無視されます。 |