本システムを導入した時点の有休残日数や残時間を登録する方法について、解説します。
本システム導入時点で「年5日有休取得義務」機能を利用する場合は、こちらの記事もあわせてご参照ください。
目次
確認事項
「有給休暇付与機能」について
「有給休暇付与機能」は、設定した翌日以降に発生する有休に対して適用されます。過去日付にさかのぼって付与する場合は、本記事の方法でご対応ください。
また「有給休暇付与機能」では、過去の勤怠実績に基づき付与日数を算出します。 本システムの導入初年度においては過去の勤怠実績がないため、正しい出勤率を計算できず、付与日数が正しく算出されません。この場合も、本記事の方法でご対応ください。
1. 従業員ごとに登録する
※この操作には、従業員設定に対する「閲覧・編集」権限が必要です。
1. 全メニュー ＞ 休暇管理 ＞ 対象者の［詳細］をクリックします。
2. 「有休（減算タイプ）」と表示されているグレーのバーをクリックすると、入力欄が開きます。
3. 「付与日」、「付与日数」を入力して、［保存］をクリックします。
※時間単位休暇を使用している場合は「付与時間」も入力します。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 付与日 | 実際の有休「付与日」を入力します。 |
| 付与日数 | 導入前の取得日数、取得時間を差し引いた有休「残日数」を入力します。 例 本システムを導入した時点で、2022年4月1日付の有休付与「20日」のうち「16日」取得済みで、「4日」残っている場合： →「付与日：2022年4月1日」、「付与日数：4日」と入力します。 |
| 付与時間 | ※時間単位休暇を使用している場合のみ入力します。 導入前の取得日数、取得時間を差し引いた有休「残時間」を入力します。 例 「日の契約労働時間：8時間」の社員が、本システムを導入した時点で、2022年4月1日付の有休付与「20日」のうち「16日」と「2時間」取得済みで、「3日」と「6時間」残っている場合： →「付与日：2022年4月1日」、「付与日数：3日」、「付与時間：6時間」と入力します。 |
前年度の繰越が残っている場合
有休の有効期間が2年間で、前年度の繰越が残っている場合は、年度ごとに2回に分けて入力する必要があります。
例えば次のような場合、
- 本システムを2021年12月1日から導入
- 付与日：4月1日
- 現時点の有休残日数：40日
以下の通り、2回の付与が必要です。
1回目の付与：2020年4月1日に20日付与
2回目の付与：2021年4月1日に20日付与
↓↓↓↓
結果：有休残日数 40日
2. CSVインポートする
CSVインポートによって、一括登録が可能です。
解説動画はこちら
有休残日数のインポートに関する解説動画はこちらをご参照ください。
※この操作には、すべての所属と雇用区分の 従業員設定に対する「閲覧・編集」権限が必要です。
入力レイアウトを作成する（初回のみ）
1. 管理画面ホーム ＞ よく使うメニュー ＞ エクスポート / インポート ＞ データ入力（インポート）カテゴリ ＞ ［従業員データ［CSV］］の右の［入力レイアウト作成］をクリックします。
これ以降の画面は、本システムを2023年2月7日以降にご利用開始したお客様と、2023年2月6日以前からご利用のお客様とで異なりますので、分けて解説します。
2023年2月7日以降にご利用を開始した場合
1. デフォルトで初期設定用の有休残日数レイアウトが準備されています。このレイアウトをそのまま使用する場合は「 休暇残数データをインポートする」に進みます。
補足
時間単位休暇を使用している場合は初期設定用レイアウトの編集画面を開き、「有休付与時間」項目を追加してください。
操作の詳細については、「2023年2月6日以前からご利用の場合」をご参照ください。
初期設定用 有休残日数レイアウトの内容
「初期設定用 有休残日数レイアウト」の［編集］をクリックすると、有休残日数の新規登録時に必要な設定項目があらかじめ選択されています。
2023年2月6日以前からご利用の場合
1. ［+新規作成］をクリックします。
2. 以下の通りレイアウトを作成します。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| レイアウト名 | 「有休残数登録」といったレイアウト名を設定します。 |
| 使用区分 | 「更新のみ」を選択します。 |
| 選択できる項目 | 「従業員コード」「休暇付与日（YYYY/MM/DD）」「有休付与日数 」の3つを選択します。※時間単位休暇を使用している場合は「有休付与時間」も選択します。 |
| 備考 | レイアウトについての説明を記入できます。 |
補足
「備考」に記入した内容は、従業員データレイアウト設定画面の「備考」欄とインポート画面の「備考」欄に表示されます。レイアウト編集やインポートの際、該当レイアウトの判別にご利用ください。
休暇残数データをインポートする
1. エクスポート / インポート ＞ データ入力（インポート）カテゴリ ＞ ［従業員データ［CSV］ ］をクリックします。
2. 該当レイアウトを選択し、［入力用テンプレートのダウンロード］をクリックします。
3. ダウンロードしたテンプレートファイルを開き、テンプレートに沿ってデータを作成します。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 従業員コード | 対象者の従業員コードを入力します。 |
| 休暇付与日（YYYY/MM/DD） | 実際の有休「付与日」をYYYY/MM/DD形式で入力します。 例：2021年4月1日 → 2021/04/01 |
| 有休付与日数 | 導入前の取得日数、取得時間を差し引いた有休「残日数」を入力します。 例 本システムを導入した時点で、2022年4月1日付の有休付与「20日」のうち「16日」取得済みで、「4日」残っている場合： →「休暇付与日：2022年4月1日」、「有休付与日数：4日」と入力します。 |
| 有休付与時間 | ※時間単位休暇を使用している場合のみ入力します。 導入前の取得日数、取得時間を差し引いた有休「残時間」を入力します。 例 「日の契約労働時間：8時間」の社員が、本システムを導入した時点で、2022年4月1日付の有休付与「20日」のうち「16日」と「2時間」取得済みで、「3日」と「6時間」残っている場合： →「休暇付与日：2022年4月1日」、「有休付与日数：3日」、「有休付与時間：6時間」と登録します。 |
4. 保存したファイルを「従業員データ［CSV］」画面で選択して［アップロード］をクリックすると、確認画面が表示されます。［登録］をクリックするとインポートを開始します。
入力項目が空の場合のデータの取扱い
入力したCSVファイルにおいて、ある項目（例として「有休付与日数」）が空白だった場合に、同じ付与日の既存の付与データを【残す】か【削除する】か、選択できます。
【残す】場合は「 登録されている値そのまま残す」、【削除する】場合は「登録されている値を削除する」を選択します。
CSVファイルに空白の項目が無ければ、どちらを選択しても影響ありません。
前年度の繰越が残っている場合
有休の有効期間が2年間で、前年度の繰越が残っている場合は、年度ごとに2つに分けて休暇残数データを作成し、それぞれインポートする必要があります。
例えば次のような場合、
- 本システムを2021年12月1日から導入
- 付与日：4月1日
- 現時点の有休残日数：40日
以下の通り、2つのファイルをそれぞれインポートします。
1回目の付与：2020年4月1日に20日付与
2回目の付与：2021年4月1日に20日付与
↓↓↓↓
結果：有休残日数 40日