従業員の退職処理方法と、退職処理後の挙動を解説します。
目次
退職処理方法
KING OF TIME 勤怠管理側で、対象従業員の「退職日」を入力することで退職処理となります。詳細はこちらをご参照ください。
補足
退職後の挙動
1. 退職者には源泉徴収票をアップロードできません
管理画面 ＞ 業務一覧 ＞ 源泉徴収票発行 では、退職者に対して源泉徴収票のPDFデータをアップロードできません。アップロードが必要になる場合は、退職処理方法で入力した「退職日」をいったん削除してから操作してください。
※対応完了後は退職日を必ず再入力してください。退職日が入力されていない期間によっては、課金対象となる場合があります（詳細はこちら）。
給与明細は退職後もアップロード可能
管理画面 ＞ 業務一覧 ＞ 明細発行 では、退職者にも制限なく給与明細のCSVデータをアップロードできます。
退職者に給与明細を発行しない場合は、退職者を除いたデータをアップロードしてください。データをアップロードする際の「配信対象者の一覧」画面には、退職済みの従業員も表示されます。退職者にメール通知したくない場合は、「対象」チェックを外して保存してください。
2. 退職者は従業員画面へのログインが制限されます
退職済みの従業員は、KING OF TIME 人事労務の従業員画面へのログインが制限されます。ただし、「退職者向け給与関連書類閲覧機能」を設定済みの場合、給与明細・賞与明細・源泉徴収票の閲覧は一定期間保持されます。
退職者向け給与関連書類閲覧機能を使用している場合
退職者向け給与関連書類閲覧機能を使用している場合、閲覧可能期間中であれば、退職後の従業員も給与明細・賞与明細・源泉徴収票を閲覧できます。
※KING OF TIME 人事労務を利用中の従業員に限ります。
設定方法
KING OF TIME 勤怠管理の管理画面 ＞ 設定 ＞ その他 ＞ オプション ＞ 企業情報 ＞ 退職者向け給与関連書類閲覧機能を「使用する」に変更し、閲覧可能期間（1日～365日）を入力
退職者向け給与関連書類閲覧機能を使用していない場合
次のいずれかの方法で対応してください。
方法1：管理者がデータを取得して、従業員に直接送付する
管理画面 ＞ 業務一覧 ＞ 明細閲覧 ＞ 該当タイトルをクリック ＞ 対象者の［PDF］をクリックで、PDFデータが表示されますので、ブラウザ機能でダウンロードします。このPDFデータを個別のメールなどで直接送付してください。
「KING OF TIME 給与」で退職者の源泉徴収票を出力する
KING OF TIME 給与で毎月の給与計算を行っている場合は、管理画面 ＞ 帳票・データ ＞ 退職者の源泉徴収票 にて、退職日を過ぎた従業員の源泉徴収票をPDFデータで出力できます。
方法2：「退職日」をいったん削除する
退職処理方法で入力した「退職日」をいったん削除し、対象者がデータをダウンロードした後で再度「退職日」を登録します。
※対応完了後は退職日を必ず再入力してください。退職日が入力されていない期間によっては、課金対象となる場合があります（詳細はこちら）。
3. 退職者は「在籍者一覧」フィルターには表示されません
「退職日」を過ぎた従業員は、従業員一覧画面にデフォルトで用意されている「在籍者一覧」フィルターには表示されません。
退職者を含んだ一覧を表示するには新たなフィルターを作成してください（設定例はこちら）。
4. KING OF TIME 人事労務で資格喪失日の登録が必要です
KING OF TIME 人事労務の管理画面 ＞ 従業員一覧 ＞ 対象者をクリック ＞ ［社会保険 労働保険］タブ の、厚生年金保険・健康保険の資格喪失年月日を登録し、保存します。
※「KING OF TIME 人事労務」や「KING OF TIME 給与」を利用しているお客様が対象です。
※電子申請問わず、資格喪失日が必要です。
ご注意
資格喪失日が未入力の場合、適正な計算ができない場合がございます。
例）資格喪失日が未入力の場合に、適切な給与計算ができない場合
- 退職以外の事由（例：勤務時間が短くなった、65歳到達、70歳到達等）で資格喪失する場合、資格喪失日を入力しないと資格喪失後も社会保険料が計算されてしまう
- 退職後に賞与が支給されるケースで、資格喪失日を入力していないと社会保険料が計算されてしまう