入社手続き機能の利用方法

「入社手続き機能」を利用すれば、入社手続きフォームを新入社員にメール通知して、人事情報の入力を依頼できます。また、入社手続きのタスク管理や、入社手続きに必要な帳票の出力が可能です。

※「全ての管理権限」が付与されている管理者だけが可能な操作です。 

 

補足

事前に入社手続きのフォーム入力期限、ToDo、入力項目やメールテンプレートなどを設定してください。詳細はこちらの記事をご参照ください。

 

目次

 

【手順1】KING OF TIME 勤怠管理側の設定

※全権管理者、またはKING OF TIME 勤怠管理の「従業員設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。

 

1. KING OF TIME 勤怠管理の管理画面にログインし、設定 > 従業員 > 従業員設定 を開きます。[新規登録]をクリックし、新入社員の必要情報を入力して登録します。

  • 「入社日」を必ず入力してください。未入力の場合は入社手続き機能を利用できません。
  • 「メールアドレス」を登録すると「メールアドレス検証メール」が自動送付されます。このため、KING OF TIME 勤怠管理側のメールアドレスの登録は対象従業員の入社後に行うか、または入社後に「メールアドレス検証メール」を再送することをおすすめします(詳細はこちら)。
  • その他、各項目の入力方法はこちらの記事をご参照ください。


2. こちらの記事を参考に、対象従業員にログイン情報をメール通知します。

 

重要

必ずログイン情報を事前通知してください。従業員が入社手続きフォームを入力する際は、従業員画面のログイン情報が必要です。

 

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【手順2】新入社員への人事情報入力依頼

新入社員あてに入社手続きフォームをメール送信し、人事情報の入力を依頼します。

 

ご注意

  • 従業員情報の入力依頼フォームの項目のカスタマイズはできません。
  • 入社手続きフォームを送信せずに、ToDoリストのみ作成することも可能です。この場合は【補足】をご参照ください。

 

1. KING OF TIME 人事労務の管理画面にログインし、業務一覧 > 入社手続き を開きます。

 

2. 「新入社員に依頼する」下の[手続きを開始する]をクリックします。

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3. 対象従業員にチェックを入れ、メールアドレスを入力し、[次へ]をクリックします。

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ご注意

  • 「プライベートメールアドレス」を事前に設定している場合はそちらが自動反映されます。「プライベートメールアドレス」は、従業員一覧 > 該当従業員をクリック > [個人]タブ > 連絡先の「プライベートメールアドレス」で設定可能です。
  • 入社前に従業員情報を編集する場合は「適用日」を「入社日」と合わせてください。
  • 入社手続き業務が進行中の従業員はチェックできません。業務の進捗確認・削除についてはこちらの記事をご参照ください。


3. 必須項目の「契約種別」「手続き」「従業員入力フォームの提出期限」を設定します。選択が完了したら[設定した内容を確認する]をクリックします。
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項目名 説明
契約種別(必須)

以下から選択します。

  • 正社員
  • 契約社員
  • パート/アルバイト
  • 嘱託社員
  • 派遣社員
  • 役員
  • 使用人兼務役員
  • その他
手続き(必須)

以下から選択します。

  • 健康保険・厚生年金保険・雇用保険
  • 雇用保険
  • 健康保険・厚生年金保険
  • 手続きなし
メールテンプレート 従業員に送信する、入力依頼メールのテンプレートを選択します。
独自のテンプレートを作成可能です。詳細はこちらの設定項目 > [メールテンプレート]タブをご参照ください。
従業員入力フォームの提出期限(必須) 入社手続きフォームの入力期限を設定します。
入力期限のデフォルト値の設定・変更についてはこちらの設定項目 > [全般]タブをご参照ください。
※期限を過ぎても、従業員は未処理の「入社手続き」を提出できます。


4. 設定内容を確認し、[入社入力依頼フォーム送信]をクリックします。
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対象従業員には以下のようなメールが送信されます(管理者にも従業員に送付したメールが送付されます)。

 

補足

従業員側の操作方法はこちらの記事をご参照ください。

 

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5. 送信完了画面の[進捗一覧を見る]から、入社手続きの進行状況を確認できます。ステータスの詳細はこちらの記事をご参照ください。
※管理画面 > 業務一覧 > 進捗一覧 > [入社手続き]タブからも確認可能です。

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【手順3】提出内容の承認 / 棄却

新入社員が入社手続きフォームを送信すると、管理者宛にメール通知されます。また、管理画面の通知(ベルアイコン)にバッジ表示されます。以下の手順で承認または棄却します。

 

1. 管理画面 > 通知(ベルアイコン) > 入社業務通知一覧 を開き、対象者の行をクリックします。

※管理画面 > 業務一覧 > 進捗一覧 > [入社手続き]タブからも遷移可能です。

 

2. 内容を確認し、以下いずれかの操作を行います。

 

承認してToDoリストを作成

内容に問題がなければ[承認してToDoリストを作成]をクリックします。ToDoリストが生成され、入社手続き業務の進捗管理を行うことができます。

 

従業員に修正を依頼する

内容に不備がある場合は[従業員に修正を依頼する]をクリックし、修正箇所などをコメントとして記載のうえ送信します。対象従業員に再度メールが通知されます。

 

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【手順4】入社手続きのタスク管理

【手順3】まで完了すると、入社手続きのToDoリストが生成されます。これによって新入社員の入社手続きをタスク管理できます。

 

ToDoリストの確認方法

ToDoリストは、管理画面 > 業務一覧 > 進捗一覧 > [入社手続き]タブ にて「ToDo管理中」ステータスになっている場合に確認できます。確認・操作方法はこちらの記事をご参照ください。

 

タスクの編集・追加方法

ToDoリストのタスクを編集・追加できます。

 

1. ToDoリスト画面右上の[編集]をクリックします。

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2. タスクの編集・追加をし、[保存]をクリックします。
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【手順5】帳票の出力

入社手続きに必要な、以下の帳票をダウンロードできます。詳細はこちらの記事をご参照ください。

  • 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
  • 健康保険被扶養者(異動)届/国民年金第3号被保険者関係届
  • 国民年金第3号被保険者関係届
  • 雇用保険被保険者資格取得届
  • 外国人雇用状況届出書
  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
  • 労働者名簿

 

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【補足】入社手続きフォームを送信せずにToDoリストを作成する方法

入社手続きフォームを送信せずにToDoリストのみ作成することも可能です。この場合、本記事の【手順2】【手順3】をスキップし、以下の手順で操作してください。

 

1. 管理画面 > 業務一覧 > 入社手続き を開きます。

 

2. 「管理者が入力する」下の[手続きを開始する]をクリックします。

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3. 対象新入社員の[入社手続きを開始する]をクリックします。

※入社手続き業務が進行中の従業員はチェックできません。業務の進捗確認・削除についてはこちらの記事をご参照ください。
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4. ToDoリストの管理方法は、本記事の【手順4】以降をご参照ください。

 

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