従業員のメールアドレスを登録 / 変更する方法について解説します。
ご注意：事前にご利用環境をご確認ください
変更方法は、ご利用環境が「新ドメイン」か「旧ドメイン」かによって異なります。「新ドメイン」と「旧ドメイン」の見分け方はこちらをご参照ください。
目次
「新ドメイン」の場合
ご利用環境が「新ドメイン」の場合は、KING OF TIME 勤怠管理の「従業員設定」にてメールアドレスを登録 / 編集します。操作方法についてはこちらをご参照ください。
「旧ドメイン」の場合
ご利用環境が「旧ドメイン」の場合は、従業員アカウントが有効化されているかされていないかで、方法が異なります。
補足
従業員アカウントの有効化については、こちらをご参照ください。
従業員アカウントが有効化されていない
従業員アカウントが有効化されていない場合は、管理者が従業員のメールアドレスを登録 / 編集します。
1. 管理画面 ＞ ［従業員一覧］をクリック ＞ 対象従業員をクリックし、次の画面で［編集］をクリックします。
2. 「適用日」の入力画面が表示されるので、入力して［決定］をクリックします。
※「社内メールアドレス」は履歴管理されません。
3. 「社内メールアドレス」を設定して［保存］をクリックします。
従業員アカウントが有効化されている
KING OF TIME 人事労務では、次の2種類のメールアドレスを管理しています。
【A】“社内メールアドレス”
- 管理画面 ＞ ［従業員一覧］をクリック ＞ 対象従業員の編集画面で登録します。
- 会社が管理する人事情報としてのメールアドレスです。
- 管理者が管理します。
【B】“メールアドレス”
- 従業員画面 ＞「私のアカウント情報」で登録します。
- 従業員アカウントへのログインやメール通知に利用されます。
- 従業員自身が管理します。
従業員アカウントの有効化前に管理者がメールアドレスを登録する場合は、【A】【B】の両方に反映されます。
従業員アカウントの有効化以降にメールアドレスを登録 / 編集する場合は、【A】と【B】を個別に登録 / 編集する必要があります。この際、管理者と従業員、両方の操作が必要です。
【A】“社内メールアドレス”を登録 / 編集する
管理画面にて登録 / 編集する方法と、従業員が申請フォームから申請する方法があります。
管理者自身が登録 / 編集する方法
1. 管理画面 ＞ ［従業員一覧］をクリック ＞ 対象従業員をクリックし、次の画面で［編集］をクリックします。
2. 「適用日」の入力画面が表示されるので、入力して［決定］をクリックします。
※「社内メールアドレス」は履歴管理されません。
3. 個人タブの「社内メールアドレス」にメールアドレスを入力し、［保存］をクリックします。
従業員が申請フォームから申請する方法
管理者が事前に作成した申請フォームにて従業員が申請し、管理者が承認します。詳細はこちらをご参照ください。
【B】“メールアドレス”を更新する
1. 従業員アカウントでログインします。
2. 右上の［≡］メニュー ＞ 「私のアカウント情報」 ＞ 「メールアドレスを更新」を開き、「メールアドレス」を入力して［保存］をクリックします。
3. 設定したアドレス宛にメールが届くので、「メールアドレスを変更する」（または「メールアドレスを登録する」）というリンクをクリックします。
ご注意：従業員アカウントの有効化前にメールアドレスを登録してください
従業員アカウントの有効化以降にメールアドレスを登録する場合は上記の通り、管理者と従業員、両方の操作が必要です。従業員アカウントの有効化前にメールアドレスを登録しておくことをおすすめします。