「有給休暇付与機能」で算出された有休の付与 / 棄却方法

「有給休暇付与機能」によって算出された有休を、付与する手順を解説します。

 

有給休暇付与機能とは

有休の付与日と付与日数を自動計算しアラートでお知らせする機能です。本記事では、付与日を迎えたときに管理者が付与日数などをチェックし、付与する手順を解説します。事前設定はこちらをご参照ください。

 

本システム導入時点での有休残日数や、導入初年度に発生する有休を付与する場合

「有給休暇付与機能」は、設定した翌日以降に発生する有休に対して適用されます。付与の自動計算やアラートは、過去の日付にさかのぼっては行われません

また「有給休暇付与機能」では、過去の勤怠実績に基づき付与日数を算出します。本システムの導入初年度においては過去の勤怠実績がないため、正しい出勤率を計算できず、付与日数が正しく算出されません

上記のような場合は、こちらの記事を参考に手動入力またはインポートで対応してください

 

目次

 

有休の付与 / 棄却

※全権管理者、または「従業員設定」権限が「◯閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。

1. 付与日になると、管理画面ホームの「対応が必要な処理」 「有休付与対象者」が表示されますのでクリックします。全メニュー > 休暇管理 > 有休付与対象者 からもアクセスできます。

 

2. 自動算出された出勤率や付与日数を確認します。各項目については本記事下部の「有休付与対象者画面の説明」をご参照ください。

 

3. 以下の説明を参考に、付与または棄却処理します。

 

ご注意

  • 付与や棄却の操作はやり直しできません。誤って操作してしまった場合は後述の「操作を誤った場合」をご参照ください。
  • 「付与」や「棄却」の操作をしない限り、「保留」にチェックが入った状態で残り続けます。
  • 「付与」と「棄却」の操作履歴(どの管理者が行ったか、いつ行ったかなど)を調べることはできません。
  • すでに付与が完了した付与日数の算出方法を調べることはできません。

 

付与する場合

1. 付与対象者の「付与日数」を確認します。付与日数に表示された数字は、手動で変更することも可能です。

※付与日数が0日の場合は付与処理を実行できません。付与しない場合は棄却してください。

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「付与日数」が編集できない場合

付与日が到来するまでは付与や棄却はできません。有休付与日が未来の日付となっていないかどうかをご確認ください。本年度の付与データが表示されない場合は、すでに処理されたか、付与日が過ぎた後に有給休暇付与機能を設定または変更した可能性があります。

 

2. 付与対象者の「付与」にチェックを入れ、[有休付与]をクリックします。

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3. 有休付与確認画面が表示されます。「割当日数」が今回付与する日数、「保有日数」が付与する前の残日数、「割当後日数」が付与後の残日数です。確認し、問題なければ[適用]をクリックします。

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棄却する場合

棄却するとその年度の付与がキャンセルされます。キャンセルした場合も、翌年度など次回以降の付与についてはアラートされます。

 

1. 付与対象者の「棄却」にチェックを入れ、[有休付与]をクリックします。

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2. 有休付与確認画面で[適用]をクリックします。

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補足:操作を誤った場合

付与や棄却の操作はやり直しできません。操作を誤ってしまった場合は、手動付与などの対応が必要です。棄却を取り消したい場合はこちらの記事を参照し、有休を手動付与してください。付与日数を誤った場合はこちらの記事を参照し、付与日数を変更してください。

 

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有休付与対象者画面の説明

有休付与対象者画面の各項目について解説します。

 

操作ボタンの説明

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番号 項目名 説明
1 有休付与設定 雇用区分ごとの、有休付与に関する設定を確認します。
2 従業員別有休設定 従業員ごとの、有休付与に関する設定を確認します。
3 Excel出力 この画面をエクセルでダウンロードします。
4 有休付与 付与対象者の行で、「付与」または「棄却」を選択してこのボタンをクリックすることで、付与または棄却処理を行います。

 

各項目の説明

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※画像クリックで拡大します。

 

番号 項目名 説明
1 入社年月日または前回付与日 初回付与されるまでは入社年月日、それ以降は前回付与日が表示されます。実際の付与実績ではなく、有休付与関連設定と入社年月日から算出した年月日となります。
2 付与方法 有休付与関連設定「2. 第1基準日」、「3. 第2基準日」の設定内容が表示されます。
  • 入社日基準
    「3. 第2基準日」の設定がない場合

  • 付与日基準
    「3. 第2基準日」の設定がある場合
3 有休日数選択方法

有休付与関連設定「1. 週所定労働日数」の設定内容が表示されます。

  • 契約日数
    「◯日(日数設定)」と設定している場合

  • 労働日数
    「年間の勤務日、全労働日を基に週所定労働日数を計算」と設定している場合
4 週間契約労働日数 「有休日数選択方法」の内容によって、以下のように表示されます。
  • 「契約日数」の場合
    有休付与関連設定の「1. 週所定労働日数」の日数が表示されます。
    ※週所定労働日数が設定されていないときは、エラー表示(黄色)になります。

  • 「労働日数」の場合
    有休付与関連設定の「4. 比例付与日数」の「年間所定労働日数」を基に算出した週所定労働日数がカッコ付きで表示されます。
    ※勤務日数が足りず週所定労働日数を算出できないときは、エラー表示(黄色)になります。

    例)労働日数が180日の場合、年間所定労働日数169日以上217日未満のため、週所定労働日数は「(4日)」と表示されます。
5 期間内日数 有休付与対象となる期間内の歴日数が表示されます。
6 全労働日数 「期間内日数」のうち「全労働日」に該当する日数が表示されます。

「全労働日」の対象項目は、有休付与関連設定の「5. 付与算出基準となる勤務日数・全労働日数」で設定します。
7 勤務日数 「期間内日数」のうち「勤務日」に該当する日数が表示されます。

「勤務日」の対象項目は、有休付与関連設定の「5. 付与算出基準となる勤務日数・全労働日数」で設定します。
8 出勤率(%) 自動計算された出勤率が表示されます。
計算式)出勤率 = 勤務日数 ÷ 全労働日数 × 100

「有休日数選択方法」が「契約日数」の場合、出勤率80%以上の従業員が有休付与の対象となります。「労働日数」の場合、出勤率は付与の判定には使用されません。

※出勤率が80%未満の場合や、勤務日数が足りず出勤率を算出できない場合はエラー表示(黄色)になります。
9 付与日数 自動計算された付与日数が表示されます。表示された付与日数と異なる日数を付与したいときは、付与日以降に日数を編集できます。
※勤務日数が足りない、または設定が不足していて付与できないときは、エラー表示(ピンク色)になります。
10 有休付与日

有休付与日が表示されます。

  • 過去日付が表示されている場合
    過去日付の付与データが保留のまま残っています。付与が必要な場合は付与操作、手動付与済みで付与が不要な場合は棄却操作をしてください。

  • 未来日付が表示されている場合
    付与日になると付与操作できるようになります。
11 付与日時点の勤続年数 入社日から付与日までの勤続年数が表示されます。
実際の勤続年数ではなく、有休付与関連設定の「4. 比例付与日数」の「付与日タイミング」を参照した勤続年数となります。

例)「入社日:2020年4月1日」「有休付与日:2022年4月1日」の場合、「付与日タイミング:2.5年」の付与分を「2022年4月1日」に前倒して付与することになります。このため「勤続年数:2.5年」となります。

※実際の勤続年数とは異なる勤続年数が表示される理由はこちら
12 付与 有休付与対象者の有休付与を実行したいときは、この項目にチェックをつけて[有休付与]ボタンをクリックします。
13 棄却 有休付与対象者の有休付与を棄却したいときは、この項目にチェックをつけて[有休付与]ボタンをクリックします。
14 保留 有休付与対象者は、最初はこちらが選択されています。

 

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