本システムを導入した時点の「有休残日数」や「有休残時間」を登録する方法を解説します。管理画面から1名ずつ登録する方法と、CSVインポートで一括登録する方法があります。
補足
本システム導入時点で「年5日有休取得義務」機能を利用する場合は、こちらの記事もあわせてご参照ください。
目次
確認事項：「有給休暇付与機能」について
「有給休暇付与機能」は、設定した当日以降に発生する有休に対して適用されます。過去日付にさかのぼって付与する場合は、本記事の方法でご対応ください。
また「有給休暇付与機能」では、過去の勤怠実績に基づき付与日数を算出します。 本システムの導入初年度においては過去の勤怠実績がないため、正しい出勤率を計算できず、付与日数が正しく算出されません。この場合も、本記事の方法でご対応ください。
【方法1】従業員ごとに登録する
※全権管理者、または「従業員設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
1. 全メニュー ＞ 休暇管理 ＞ 対象者の［詳細］をクリックします。
2. 「有休（減算タイプ）」と表示されているグレーのバーをクリックすると、入力欄が開きます。
3. 「付与日」、「付与日数」を入力して、［保存］をクリックします。
※時間単位休暇を使用している場合は「付与時間」も入力します。
| 番号 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | 付与日 | 実際の有休「付与日」を入力します。 |
| 2 | 付与日数 |
導入前の取得日数、取得時間を差し引いた有休「残日数」を入力します。 例 本システムを導入した時点で、2022年4月1日付の有休付与「20日」のうち「16日」取得済みで、「4日」残っている場合： →「付与日：2022年4月1日」、「付与日数：4日」と入力します。 |
| 3 | 付与時間 |
※時間単位休暇を使用している場合のみ入力します。 導入前の取得日数、取得時間を差し引いた有休「残時間」を入力します。 例 「日の契約労働時間：8時間」の社員が、本システムを導入した時点で、2022年4月1日付の有休付与「20日」のうち「16日」と「2時間」取得済みで、「3日」と「6時間」残っている場合： →「付与日：2022年4月1日」、「付与日数：3日」、「付与時間：6時間」と入力します。 |
前年度の繰越が残っている場合
有休の有効期間が2年間で、前年度の繰越が残っている場合は、年度ごとに2回に分けて入力する必要があります。
例えば次のような場合、
- 本システムを2021年12月1日から導入
- 付与日：4月1日
- 現時点の有休残日数：40日
以下の通り、2回の付与が必要です。
1回目の付与：2020年4月1日に20日付与
※画像クリックで拡大します。
2回目の付与：2021年4月1日に20日付与
※画像クリックで拡大します。
↓↓↓↓
結果：有休残日数 40日
※画像クリックで拡大します。
【方法2】CSVインポートする
CSVデータのインポートによって一括登録が可能です。入力レイアウトを作成し、入力テンプレートに従ってインポート用のCSVファイルを作成します。このファイルをインポートすることで一括で登録できます。
※全権管理者、またはすべての所属と雇用区分に対する「従業員設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
解説動画はこちら
有休残日数のインポートに関する解説動画はこちらをご参照ください。
1. 入力レイアウトの作成（初回のみ）
入力レイアウトを作成します。この操作は初回だけ必要です。
1. 管理画面ホーム ＞ よく使うメニュー ＞ エクスポート / インポート ＞ データ入力（インポート）カテゴリ ＞ ［従業員データ［CSV］］の右の［入力レイアウト作成］をクリックします。
2. 一覧に「初期設定用 有休残日数レイアウト」という名称のレイアウトが表示されているかどうかを確認します。
※画像クリックで拡大します。
表示されている
レイアウトの新規作成は不要です。時間単位休暇を使用している場合は、以降の手順を確認のうえ、「初期設定用 有休残日数レイアウト」に「有休付与時間」項目を追加してください。時間単位休暇を使用していない場合は「2. インポート用ファイルの作成」に進んでください。
※2023年2月7日以降に発行されたアカウントには上記レイアウトが用意されています。
表示されていない
レイアウトを作成する必要があります。以降の手順をご確認のうえ、作成してください。
3. ［+新規作成］をクリックします。
4. 以下の通りレイアウトを作成します。
※画像クリックで拡大します。
| 番号 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | レイアウト名 | 「有休残数登録」といったレイアウト名を設定します。 |
| 2 | 使用区分 | 「更新のみ」を選択します。 |
| 3 | 選択できる項目 | 「従業員コード」「休暇付与日（YYYY/MM/DD）」「有休付与日数 」の3つを選択します。 ※時間単位休暇を使用している場合は「有休付与時間」も選択します。 |
| 4 | 備考 | レイアウトについての説明を記入できます。 |
補足
「備考」に記入した内容は、従業員データレイアウト設定画面の「備考」欄とインポート画面の「備考」欄に表示されます。レイアウト編集やインポートの際、該当レイアウトの判別にご利用ください。
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2. インポート用ファイルの作成
インポート用のCSVデータを作成します。
1. エクスポート / インポート ＞ データ入力（インポート）カテゴリ ＞ ［従業員データ［CSV］ ］をクリックします。
2. 該当レイアウトを選択し、［入力用テンプレートのダウンロード］をクリックします。
3. ダウンロードしたテンプレートファイルを開き、テンプレートに沿ってデータを入力します。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 従業員コード | 対象者の従業員コードを入力します。 |
| 休暇付与日（YYYY/MM/DD） | 実際の有休「付与日」をYYYY/MM/DD形式で入力します。 例 2021年4月1日 → 2021/04/01 |
| 有休付与日数 | 導入前の取得日数、取得時間を差し引いた有休「残日数」を入力します。 例 本システムを導入した時点で、2022年4月1日付の有休付与「20日」のうち「16日」取得済みで、「4日」残っている場合： →「休暇付与日：2022年4月1日」、「有休付与日数：4日」と入力します。 |
| 有休付与時間 |
※時間単位休暇を使用している場合のみ入力します。 導入前の取得日数、取得時間を差し引いた有休「残時間」を入力します。 例 「日の契約労働時間：8時間」の社員が、本システムを導入した時点で、2022年4月1日付の有休付与「20日」のうち「16日」と「2時間」取得済みで、「3日」と「6時間」残っている場合： →「休暇付与日：2022年4月1日」、「有休付与日数：3日」、「有休付与時間：6時間」と登録します。 |
※画像クリックで拡大します。
4. ファイルをCSV形式で保存します。
3. インポート
用意したCSVデータをインポートします。
1. エクスポート / インポート ＞ データ入力（インポート）カテゴリ ＞ ［従業員データ［CSV］］をクリックします。
2. 以下の項目を選択します。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| レイアウト選択 | 作成したレイアウトを選びます。 |
| 入力項目が空の場合のデータの取扱い |
入力したCSVファイルにおいて、ある項目（例として「有休付与日数」）が空白だった場合に、同じ付与日の既存の付与データを【残す】か【削除する】か、選択できます。 |
3. ［ファイルを選択］をクリックします。用意したCSVデータを選択して、［アップロード］をクリックします。
4. 「従業員データ入力確認」画面が表示されます。ご確認のうえ［登録］をクリックしてください。インポートを開始します。
ポイント
インポートエラーの対処方法はこちら
前年度の繰越が残っている場合
有休の有効期間が2年間で、前年度の繰越が残っている場合は、年度ごとに2つに分けて休暇残数データを作成し、それぞれインポートする必要があります。
例えば次のような場合、
- 本システムを2021年12月1日から導入
- 付与日：4月1日
- 現時点の有休残日数：40日
以下の通り、2つのファイルをそれぞれインポートします。
1回目の付与：2020年4月1日に20日付与
※画像クリックで拡大します。
2回目の付与：2021年4月1日に20日付与
※画像クリックで拡大します。
↓↓↓↓
結果：有休残日数 40日
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