申請 / 承認時にメール通知する方法

従業員が申請 / 申請キャンセルをしたタイミングで管理者にメール通知できます。また、管理者が申請を承認 / 棄却をしたタイミングで従業員にメール通知できます。これらの設定方法を解説します。

 

ご注意

申請の承認 / 棄却の処理作業は、管理画面にログインして行う必要があります。本機能はお知らせメールの役割となります。

 

目次

 

前提

メールアドレスが登録されており、かつメールアドレスが有効化されている管理者・従業員だけがメール通知対象となります。なお、メールアドレスの有効化後に有効期限が切れた場合はメール通知されなくなってしまいますので、再度有効化する必要があります。

 

1. メールアドレスの登録

以下の手順で、管理者や従業員にメールアドレスを登録してください。

 

ご注意

メールアドレスを登録・変更すると、そのメールアドレスに対してメールアドレス検証メールが自動送信されます。対象者がメール内のリンクをクリックすることで、メールアドレスが有効化され、各種通知メールが届くようになります(詳細はこちら)。

メールアドレスを登録・変更する際は、メールアドレス検証メールが自動送信されることを事前に対象者に連絡することをおすすめします。

 

管理者のメールアドレス

管理者に、従業員からの「申請」および「申請キャンセル」のメールを送信する際に利用されます。

 

1. 設定 > 管理者 > 管理者設定 を開き、対象管理者の[編集]をクリックします。

 

2. 基本情報カテゴリ > メールアドレス を入力して登録します。

 

従業員のメールアドレス

従業員に、管理者からの「承認」および「棄却」のメールを送信する際に利用されます。

 

1. 設定 > 従業員 > 従業員設定 を開き、対象従業員の[編集]をクリックします。

 

2. 基本情報カテゴリ > メールアドレス を入力して登録します。

 

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2. メールアドレスの有効化(メールアドレス検証)

以下のタイミングで、本システムから対象者に「メールアドレス検証のお知らせ」というメールが送信されます。

  • 管理者や従業員のメールアドレスを新規登録したタイミングで自動送信されます。
  • 管理者や従業員のメールアドレスを変更したタイミングで自動送信されます。
  • 有効化したメールアドレスの有効期限は1年間です。有効期限が切れる1週間前に自動送信されます。
  • 管理者が、手動でメールアドレス検証メールを送信することも可能です。

 

対象者がメール内のリンクをクリックすることで、メールアドレスが有効化され、本システムからの各種通知メールが届くようになります。

 

なお、有効化が完了した後、1年を経過すると有効期限が切れますので、再びメールアドレス検証が必要です(有効期限の1週間前に本システムから自動的にメールアドレス検証メールが送信されます)。対応しないまま有効期限が切れた場合には通知メールが届かなくなります。

 

詳細はこちらの記事をご参照ください。

 

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設定方法

1. 設定 > その他 > オプション を開きます。

 

2. 申請承認設定カテゴリ内の「申請承認メール送信機能」で、メール通知したい項目にそれぞれチェックをつけます。

  • 承認者に申請・キャンセルのメール通知を行う
  • 申請者へ承認・棄却のメール通知を行う

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ご注意

本設定の変更は、全社一括で反映されます。以下のような個別的な変更には対応していません。

  • 特定の管理者や従業員に対してのみ、メール通知をしたい / 止めたい。
  • 特定の申請内容や棄却についてのみ、メール通知をしたい / 止めたい。

 

3. [登録]をクリックします。登録完了後の申請や承認などから、通知メールが送信されるようになります。

 

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