1ヶ月（または3ヶ月以内の任意期間）の集計データをCSV形式で出力する方法を解説します。給与ソフト連携などに利用できます。
管理画面上の集計値とデータ出力値が異なる場合があります
一部のデータは出力時点における設定内容でデータ出力されます。このため、雇用区分の設定変更や雇用区分異動をした後に変更・異動前の期間のデータを出力すると、データ出力値が管理画面上の集計値と異なる場合があります。以下にご留意ください。
- 雇用区分の設定変更や雇用区分異動をする前にデータ出力してください。
- 管理画面上の集計値とデータ出力値が合わない場合は、勤怠データ再計算を実施してください。
目次
事前設定
事前に出力用レイアウトを作成します。レイアウトを作成済みの場合、この作業は不要です。
※全権管理者、または「オプション」権限が「◯閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
1. 管理画面ホーム ＞ よく使うメニュー ＞ エクスポート / インポート を開きます。
2. データ出力（エクスポート）カテゴリ ＞「月別データ［CSV］」の右にある「出力レイアウト作成」をクリックし、［＋新規作成］ をクリックします。
3. 以下の各項目を設定します。
※画像クリックで拡大します。
| 番号 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | レイアウト名 | 任意のレイアウト名を100文字以内で入力します（「給与計算用」など）。 |
| 2 | 出力方向 | データの出力方向を選択します。なお、ほとんどの給与ソフトは「縦方向」を採用しています。 |
| 3 | 項目名の出力 |
「所定時間」「残業時間」などの項目名をヘッダー行として出力する場合は「出力する」を選択します。 項目名を任意の名称に編集する場合は、「カスタム項目名」欄に項目名をカンマ区切りで入力します。給与ソフト側で項目名が指定されている場合などにご利用ください。 例：「所定労働時間」＝「KT01」など |
| 4 | クォート文字 | 項目をダブルクォーテーション（”）で囲んで出力するか否かを選択します。 |
| 5 | 時間表示形式 | 時間の出力形式を「10進数」「60進数」「分単位」から選択します。 |
| 6 | 月別データカスタム項目 | 月別データカスタム項目画面を開きます。既存の勤怠項目を組み合わせたオリジナル項目を作成したい場合はこちらから設定可能です（詳しくはこちら）。 |
4. 「表示項目」を設定します。設定の流れと各操作項目は以下をご参照ください。
設定の流れ
「選択できる項目」の中から出力したい項目をクリックし、［追加 →］をクリックします。「選択された項目」に表示された項目がレイアウトに追加されます。
※出力項目の詳細はこちらの記事をご参照ください。
操作説明
項目の追加、解除、空白追加、並べ替えが可能です。
| 番号 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | 追加 | 「選択できる項目」を「選択された項目」に追加します。 |
| 2 | 解除 | 「選択された項目」をレイアウトから除外します。 |
| 3 | 空白追加 | 「選択された項目」に空白を一列追加します。「選択された項目」には「-- 空白 --」が入ります。本システムで出力できないデータがある場合は空白を追加して1行スキップしてください。 |
| 4 | 並び替え | 「選択された項目」を並べ替えます。「選択された項目」にて並べ替えたい項目をクリックし、ボタン操作で移動できます。 |
| 5 | サンプルプレビュー | 選択された項目を元に、サンプルプレビューが表示されます。レイアウト作成時の参考にしてください。 |
5. ［登録］をクリックします。
出力手順
出力方法を解説します。
※全権管理者、または「データ出力」権限が「◯閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。
1. 管理画面ホーム ＞ よく使うメニュー ＞ エクスポート / インポート を開きます。
2. データ出力（エクスポート）カテゴリ ＞「月別データ［CSV］」をクリックします。
3. 以下の各項目を選択します。
| 番号 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | 出力対象年月 | 出力対象の月度を選択します。締め日を考慮した期間が選択されます。 ［日付指定］ボタンをクリックすると、出力対象期間を日付で指定できます（3ヶ月以内の期間を選択可能）。 ※［日付指定］し、かつ出力対象に変形労働制の雇用区分が含まれている場合は本記事のご注意をご参照ください。 |
| 2 | 出力オプション | 「従業員の勤務先で出力」にチェックを入れると、出力対象所属で勤務した日のデータだけが出力されます（ヘルプ出勤者含む）。 ※出力対象所属で勤務していない日のデータは出力されません。このため、出力期間内に出力対象所属で一度も勤務していない従業員のデータは出力されません。 |
| 3 | 出力レイアウト選択 | 「事前設定」で作成した出力レイアウトを選択します。 |
| 4 | 所属 | 出力対象の所属を選択します。 |
| 5 | 雇用区分 | 出力対象の雇用区分を選択します。 |
4. 画面最下部の［データ出力］をクリックします。
5. 確認画面が表示されますので、内容を確認します。
| 番号 | 項目名 | 説明 |
|---|---|---|
| 1 | 出力対象従業員数 | 出力対象の従業員数が表示されます。［従業員選択］ボタンをクリックすると、一部の従業員だけを選択して出力できます。 |
| 2 | 対象内のエラー勤務数 | 対象期間内のエラー勤務数が表示されます。エラー勤務が存在する場合は正確な集計ができていませんので、対象期間のエラーを解消してから、あらためてデータ出力してください（エラー勤務の確認方法はこちら）。 |
| 3 | 対象内の未確定申請数 | 対象期間内の未確定申請数が表示されます。未確定申請が存在する場合は正確な集計ができていませんので、対象期間の申請を処理してから、あらためてデータ出力してください（申請承認方法はこちら）。 |
| 4 | 時間の区切り文字 | 時間の区切り文字をドット（.）またはコロン（:）から選択します。 |
| 5 | 改行文字 | 改行コードを変更できます。Windows以外のOSでデータを参照したい場合はご確認ください。 |
| 6 | 変形労働の適用 |
※前画面の「出力対象年月」で［日付指定］をクリックして開始日と終了日を指定しており、かつ出力対象に変形労働制の雇用区分が含まれている場合に表示されます。 チェックを入れることで変形労働設定を考慮した集計値が出力されます。変形労働設定を考慮した集計を出力したいときは、必ずチェックを入れてください。詳しくは本記事のご注意をご参照ください。 |
6. ［データ出力］をクリックすると、CSVファイルがダウンロードされます。
【ご注意】変形労働の集計を日付指定で出力する手順
「出力対象年月」で［日付指定］をクリックして開始日と終了日を指定しており、かつ出力対象に変形労働制の雇用区分が含まれている場合は注意が必要です。
上記出力条件の場合は、出力確認画面で「変形労働の適用：適用する」が表示されます。この項目にチェックを入れることで変形労働設定を考慮した集計値が出力されます。変形労働設定を考慮した集計を出力したいときは、必ずチェックを入れてください。