「時間外勤務申請」(残業申請)の機能概要と事前設定

退勤予定後または出勤予定前の労働時間の計上を申請制にできます。従業員が「時間外勤務申請」によって「勤務終了刻限」または「勤務開始刻限」を申請し、管理者が承認することでスケジュール時間外の労働時間が計上されます。本記事では、本機能の概要と事前設定、ご注意点などを解説します。

※従業員が時間外勤務申請を行う方法はこちらの記事をご参照ください。

 

ポイント

  • スケジュール(出勤/退勤予定)が登録されていない日は申請できません。
  • 休日出勤の申請方法はこちらの記事をご参照ください。
  • 「未申請残業通知機能」を設定することで、残業が申請 / 承認されていないときに通知できます。詳細はこちらの記事をご参照ください。
  • 特定日の時間外勤務を、管理者の操作によって許可したい場合は、こちらの記事をご参照ください。

 

目次

 

はじめにご確認ください

内部設定によって申請方法が異なります。新仕様「時間外勤務申請」と、旧仕様「刻限による申請」の2つがあります。以下の手順で貴社のご利用状況を確認してください。

 

確認方法

  • PCブラウザの場合:従業員画面にログインし、出勤/退勤予定が登録されている日の[申請(≡)]をクリックします。※出勤/退勤予定が登録されていない日には表示されません。
  • 携帯電話・スマートフォンの場合:従業員画面にログインし、[各種申請]をクリックします。

 

時間外勤務申請がある → 時間外勤務申請を利用できます。

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時間外勤務申請がない → 補足:旧仕様「刻限による申請」をご参照ください。

 

旧仕様のお客様へのご案内

  • 旧仕様「刻限による申請」から、新仕様「時間外勤務申請」への変更をご希望の場合は、サポートセンターへ「スケジュール申請の分割機能」の追加をご依頼ください。
  • 「刻限による申請」はスケジュール申請で行います。「時間外勤務申請」機能への切り替えによって、スケジュール申請と、時間外勤務申請を切り分けることができます。

 

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機能概要

事前に、「出勤予定前/退勤予定後の労働を勤怠時間として扱わない」と設定することで、出勤予定前/退勤予定後の労働時間が計上されなくなります。

 

ただし、スケジュール内の「勤務開始/終了刻限」は上記設定よりも優先されるため、これらを入力することで刻限までの労働時間が計上されます。

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ポイント

実際の退勤打刻時刻が勤務終了刻限を超えた場合、勤務終了刻限より後の労働時間は計上されません。このような場合は退勤打刻時刻と同じ時刻で勤務終了時刻を再申請してください。

 

なお、勤務終了刻限よりも退勤打刻時刻が早い場合、実際の労働時間以上に計上されることはありません。

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事前設定 

雇用区分設定

設定 > 従業員 > 雇用区分設定 > 該当区分の[編集] > スケジュールカテゴリ内、

  • 「出勤予定前の労働時間の取り扱い」
  • 「退勤予定後の労働時間の取り扱い」

について、「勤怠時間として扱わない」と設定し、登録します。

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上記設定の結果

たとえば出勤予定が9:00で、8:00に出勤打刻したとき、出勤予定前の8:00~9:00は労働時間には含まれなくなります。

退勤予定が18:00で、19:30に退勤打刻したとき、退勤予定後の18:00~19:30後は労働時間に含まれなくなります。

 

パターン設定

設定 > スケジュール > パターン設定 にて、勤務パターンを作成します。この際、「出勤予定」「退勤予定」を必ず入力してください。また、「勤務開始刻限」「勤務終了刻限」は入力しないでください。

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スケジュール管理 または 自動スケジュール設定

上記で登録した勤務パターンを、あらかじめ登録しておきます。全メニュー > スケジュール管理 にて、手動でシフト登録するか、または、設定 > スケジュール > 自動スケジュール設定 を登録します。

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承認方法

※申請承認フロー設定に登録された管理者だけが可能な操作です。

1. 管理画面にログインし、画面左上の 対応が必要な処理 > 時間外勤務申請 を開きます。

2. 申請の詳細を確認し、[承認]または[棄却]ボタンをクリックして処理します。

 

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ご注意:申請中や承認後にスケジュールを変更しないでください

時間外勤務申請の申請中や承認後にスケジュールを変更すると、次のような問題が生じます。スケジュール確定後に時間外勤務申請するようご注意ください。

 

申請中に、該当日の「出勤予定」や「退勤予定」を変更した場合

時間外勤務申請の対象時間が変わるため、時間外勤務申請を承認できなくなります。対処方法はこちらの記事をご参照ください。

 

承認後に、該当日のパターンを差し替えた場合

時間外勤務申請がリセットされ、時間外勤務が計上されなくなります。改めて時間外勤務申請を行ってください

 

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補足:旧仕様「刻限による申請」

2017年10月17日以前にアカウント発行されたお客様はこちらの仕様になっている場合があります。

 

申請方法 

1. 従業員画面(タイムカード)にログインします。残業申請したい日の[スケジュール申請]をクリックします。

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2.「勤務開始刻限」または「勤務終了刻限」を入力して申請します。

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承認方法 

※申請承認フロー設定に登録された管理者だけが可能な操作です。

1. 管理画面にログインし、画面左上の 対応が必要な処理 > スケジュール申請 を開きます。

2. 申請の詳細を確認し、[承認]または[棄却]ボタンをクリックして処理します。

 

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