紙の契約書の場合と同様に、無権代理等の紛争リスクがあります。
また、本システムのようにメール認証方式の電子契約を利用する場合に生じるリスクがあります。契約締結時の運用ルール策定、および契約条項の見直しなどによりリスク低減可能です。2つ例を挙げて、解説します。
【例1】従業員等による無権代理ケース
契約相手の会社の従業員が電子契約の締結行為を行ったが、この従業員が契約締結に必要な社内決裁を経ていなかった。
リスク低減策
- 電子契約の締結を依頼する際のメールを、担当者だけでなく関係者全員に送付する。
- 契約交渉時の連絡を、担当者1人ではなく関係者全員に対して行うことを推奨する。
- 電子契約の締結を行う者として、相手方の関係者のうち最も役職が高い人物を指定する運用にする。
- 取引基本契約のひな形に、権限の存在についての表明保証を入れる。
【例2】その他の冒用ケース
契約相手(法人・個人含む)として想定していた以外の方(法人・個人含む)が電子契約の締結行為をしてしまった。
リスク低減策
- 電話等のメール以外の手段でも連絡をとる。
- 身分証等の提示による本人確認を行う。