【有給休暇の設定例】特定日に一斉付与、ただし入社から一斉付与日まで半年を超える場合は入社半年後に初回付与する方法

有給休暇付与機能」を利用して、有休を特定日に一斉付与、ただし入社日から一斉付与日までの期間が半年を超える場合は、初回付与を入社半年後に行う方法を解説します。

 

設定後の付与イメージ(一斉付与日が4月1日の場合)

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※一斉付与日や付与日数は設定によって変更可能です。

※上図の4月1日入社のように、入社日と一斉付与日(第2基準日)が同じ日になる場合は、入社日に初回付与されます。この際、入社日当日に付与アラートは出ますが、勤務実績がないため、付与日数は0日と表示されます。このため手動で付与日数を調整した上で付与が必要です。詳しくは、「運用上の重要なご注意」をご参照ください。

 

目次

 

【手順1】オプション

有給休暇付与機能がオンになっていることを確認します。

※全権管理者、または「オプション」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。

 

1. 設定 > その他 > オプション を開きます。

 

2. スケジュール設定カテゴリ > 有給休暇付与機能が「使用する」となっていることを確認します。

 

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【手順2】雇用区分設定

雇用区分ごとに有休付与関連設定を設定します。

※全権管理者、または「雇用区分設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。

 

ご注意

設定を変更する前に、「有休付与対象者」がいないかどうかを確認し、対象者がいる場合は、付与または棄却の処理を行ってから、設定変更してください。

「有休付与対象者」が表示されている状態で、有休付与関連設定を変更すると、すでに表示されていた対象者は表示されなくなり、付与対象外になってしまいます。

 

1. 設定 > 従業員 > 雇用区分設定 を開き、対象区分の[編集]をクリックします。

 

2. 休暇関連カテゴリ > 有休付与 > [有休付与関連設定]をクリックし、「有休付与関連設定」画面を開きます。

 

1. 週所定労働日数を設定してください(必須)

付与日数の算出方法を設定します。

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以下のいずれかを選択してください。

 

◯日

週所定労働日数に対応する比例付与日数テーブルから付与日数を決定します。出勤率が80%を超えていることが付与の条件です。出勤率が満たされないと付与日数0日と算出されます。

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年間の勤務日、全労働日を基に週所定労働日数を計算

週所定労働日数を定めていない場合に利用できます。従業員の年間勤務日数に応じて週所定労働日数を仮定し、有休付与日数を計算します。この際、出勤率は参照しません。

 

例えば下図のように比例付与日数が設定されている場合に、ある従業員が年間200日勤務したとき、週所定労働日数4日の基準で有休付与日数が算出されます。年間200日の勤務は年間所定労働日数169日以上217日未満に該当するためです。

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補足

「年間所定労働日数」は1年間勤務した場合の基準です。勤続半年時点では、勤務日数を倍にした数値が「年間所定労働日数」に達しているかどうかで判定されます(詳細はこちら)。

 

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2. 第1基準日を設定してください(必須)

有休の初回付与日を設定します。「入社から6ヶ月後に初回付与し、毎年の付与日とする」と設定します。その下の項目にはチェック不要です。

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3. 第2基準日を設定してください(オプション)

2回目以降の付与日を設定します。「付与日を◯月◯日に統一する」を選択し、一斉付与したい月日を設定します。その下の「第2基準日を優先する」項目にチェックします。

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4. 比例付与日数を入力してください

週所定労働日数と勤続年数に応じた付与日数表を入力します。[初期値を読み込む]をクリックすると、法定基準が入力されますが、貴社の就業ルールに合わせて編集してください。

 

下図は入力例です。

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ご注意

「年間所定労働日数」を労働基準法の基準値以上、または「比例付与日数」を労働基準法の基準値以下に設定すると、エラーになります。

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5. 付与算出基準となる勤務日数・全労働日数として数える日を設定してください

出勤率の計算対象を設定します。

 

出勤率の計算式

出勤率=勤務日数 ÷ 全労働日数 × 100

 

「勤務日」は出勤した日、または出勤したとみなす日です。「全労働日」は出勤すべき日です。

「平日出勤」「法定休日出勤」「法定外休日出勤」と各休暇の、「勤務日」「全労働日」にチェックします。下図は設定例です。

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補足

前述の「1. 週所定労働日数を設定してください(必須)」箇所で「年間の勤務日、全労働日を基に週所定労働日数を計算」と設定している場合は、出勤率は参照せず、「勤務日」にチェックがある項目が「年間所定労働日数」として集計されます。一方で有休付与対象者画面では出勤率を参考値として算出し、表示しているため「全労働日」のチェックも必要です。

 

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【手順3】従業員設定

各従業員に入社日を入力します。入社日が入力されていない場合は付与対象者になりません。

※全権管理者、または「従業員設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。

 

1. 設定 > 従業員 > 従業員設定 を開き、該当者の[編集]をクリックします。

 

2. 雇用情報カテゴリ内の「入社日」を入力して登録します。

 

一括登録する場合

従業員データをCSVインポートすることで、「入社日」を一括登録できます。従業員データインポート用のレイアウトを作成する際に「入社日」項目を含めてください。詳細はこちらの記事をご参照ください。

 

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運用上の重要なご注意:一斉付与日に入社した従業員について

一斉付与日(第2基準日)と入社日が同じ日になる従業員については、入社日に初回付与されます。この際、入社日当日に有休付与対象者アラートとして表示されますが、勤務実績がないため、付与日数は0日と表示されます。

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「付与日数」を手動で「10」日などに書き換えたうえで、付与を行ってください。

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2年目以降の付与については、勤務実績に基づいた付与日数で、一斉付与日にアラートされます。

 

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有休付与早見表

本記事の手順に従って、以下のように設定した場合、

  • 週所定労働日数:5日
  • 第2基準日:4月1日
  • 比例付与日数:本記事の入力例の通りに設定

 

付与日数とタイミングは以下の表の通りです。

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初回付与日

入社半年後の日付(第1基準日)が、一斉付与日(第2基準日)より先に来る場合は、入社半年後に初回付与されます。入社半年後の日付(第1基準日)が、一斉付与日(第2基準日)より後になる場合は、一斉付与日に初回付与されます。

  • 4月2日~9月30日に入社した場合は、入社半年後に付与に初回付与。
  • 10月1日~4月1日に入社した場合は、4月1日に初回付与。

 

2回目以降の付与日

4月1日に一斉付与。

 

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