【有給休暇の設定例】初回付与の一部を前倒しして分割付与する方法

有給休暇付与機能」を利用して、初回付与を入社日初日に分割して付与し、入社半年後に残りの日数を付与する方法を解説します。なお、労働基準法に従い、2年目以降の有休付与日は分割付与日(入社日)が基準となります。

 

付与イメージ

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  • 初回付与の5日分を各従業員の入社日当日に付与。残りの5日を入社半年後の日付で付与。
  • 2年目以降の付与は、入社日(分割付与日)に付与。

 

目次

 

【手順1】オプション

有給休暇付与機能がオンになっていることを確認します。

※全権管理者、または「オプション」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。

 

1. 設定 > その他 > オプション を開きます。

 

2. スケジュール設定カテゴリ > 有給休暇付与機能が「使用する」となっていることを確認します。

 

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【手順2】雇用区分設定

雇用区分ごとに有休付与関連設定を設定します。

※全権管理者、または「雇用区分設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。

 

ご注意

設定を変更する前に、「有休付与対象者」がいないかどうかを確認し、対象者がいる場合は、付与または棄却の処理を行ってから、設定変更してください。

「有休付与対象者」が表示されている状態で、有休付与関連設定を変更すると、すでに表示されていた対象者は表示されなくなり、付与対象外になってしまいます。

 

1. 設定 > 従業員 > 雇用区分設定 を開き、対象区分の[編集]をクリックします。

 

2. 休暇関連カテゴリ > 有休付与 > [有休付与関連設定]をクリックし、「有休付与関連設定」画面を開きます。

 

1. 週所定労働日数を設定してください(必須)

付与日数の算出方法を設定します。

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以下のいずれかを選択してください。

 

◯日(日数設定)

週所定労働日数に対応する比例付与日数テーブルから付与日数を決定します。前倒し付与以外の付与については、出勤率が80%を超えていることが付与条件となります。出勤率が満たされないと付与日数0日と算出されます。

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年間の勤務日、全労働日を基に週所定労働日数を計算

週所定労働日数を定めていない場合に利用できます。従業員の年間勤務日数に応じて週所定労働日数を仮定し、有休付与日数を計算します。この際、出勤率は参照しません。

 

例えば下図のように比例付与日数が設定されている場合に、ある従業員が年間200日勤務したとき、週所定労働日数4日の基準で有休付与日数が算出されます。年間200日の勤務は年間所定労働日数169日以上217日未満に該当するためです。

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補足

「年間所定労働日数」は1年間勤務した場合の基準です。勤続半年時点では、勤務日数を倍にした数値が「年間所定労働日数」に達しているかどうかで判定されます(詳細はこちら)。

 

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2. 第1基準日を設定してください(必須)

「入社から6ヶ月後に初回付与し、毎年の付与日とする」と設定します。

 

その下の「分割付与」にチェックを入れ、「入社日から0ヶ月後に◯日付与」と設定します(◯では前倒し付与したい日数を選択)。

※例えば「入社日から0ヶ月後に5日付与」と設定した場合、入社日に5日分が分割付与されます。

 

「分割付与日を基準とする」にもチェックを入れます。

※「分割付与」にチェックを入れた場合、「分割付与日を基準とする」にもチェックを入れないと、登録時にエラーになります。

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「分割付与日を基準とする」項目に関するご注意

「分割付与」項目で前倒し付与を設定する場合は、「分割付与日を基準とする」にチェックしてください。チェックしないと登録時にエラーとなります。

 

労働基準法では、「前倒し付与をした場合、次年度の付与日も繰り上げた期間と同じか、それ以上の期間、法定の基準日より繰り上げなければならない」とされています。

 

違法となる例

(1)4月1日に入社

(2)入社日当日の4月1日に5日(前倒し付与)

(3)入社半年後の10月1日に5日付与(本来の付与日)

(4)次年度の10月1日に11日付与

 

上記例の場合、本来の付与日の10月1日も半年以上繰り上げなければならず、(4)では遅くとも4月1日には付与しなければなりません。

 

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3. 第2基準日を設定してください(オプション)

「なし」を選択します。

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4. 比例付与日数を入力してください

週所定労働日数と勤続年数に応じた付与日数表を入力します。[初期値を読み込む]をクリックすると、法定基準が入力されますが、貴社の就業ルールに合わせて編集してください。

 

下図は入力例です。

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ご注意

「年間所定労働日数」を労働基準法の基準値以上、または「比例付与日数」を労働基準法の基準値以下に設定すると、エラーになります。

____________.png

 

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5. 付与算出基準となる勤務日数・全労働日数として数える日を設定してください

出勤率の計算対象を設定します。

 

出勤率の計算式

出勤率=勤務日数 ÷ 全労働日数 × 100

 

「勤務日」は出勤した日、または出勤したとみなす日です。「全労働日」は出勤すべき日です。

「平日出勤」「法定休日出勤」「法定外休日出勤」と各休暇の、「勤務日」「全労働日」にチェックします。下図は設定例です。

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補足

前述の「1. 週所定労働日数を設定してください(必須)」箇所で「年間の勤務日、全労働日を基に週所定労働日数を計算」と設定している場合は、出勤率は参照せず、「勤務日」にチェックがある項目が「年間所定労働日数」として集計されます。一方で有休付与対象者画面では出勤率を参考値として算出し、表示しているため「全労働日」のチェックも必要です。

 

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【手順3】従業員設定

各従業員に入社日を入力します。入社日が入力されていない場合は付与対象者になりません。

※全権管理者、または「従業員設定」権限が「◯ 閲覧・編集」の一般管理者だけが可能な操作です。

 

1. 設定 > 従業員 > 従業員設定 を開き、該当者の[編集]をクリックします。

 

2. 雇用情報カテゴリ内の「入社日」を入力して登録します。

 

一括登録する場合

従業員データをCSVインポートすることで、「入社日」を一括登録できます。従業員データインポート用のレイアウトを作成する際に「入社日」項目を含めてください。詳細はこちらの記事をご参照ください。

 

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有休付与早見表

本記事の手順に従って、以下のように設定した場合、

  • 週所定労働日数:5日
  • 第1基準日:入社から6ヶ月後に初回付与、分割付与:入社日から0ヶ月後に5日付与、分割付与日を基準とする
  • 比例付与日数:本記事の入力例(法定基準)の通りに設定

 

付与日数とタイミングは以下の表の通りです。

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  • 初回付与の5日分を各従業員の入社日当日に付与。残りの5日を入社半年後の日付で付与。
  • 2年目以降の付与は、入社日(分割付与日)に付与。

 

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