【アラート機能】18歳未満の深夜労働に対してアラート表示する方法(時間帯アラート)

アラート設定の「時間帯アラート」を利用することで、設定した時間帯の範囲内(または範囲外)の労働をアラート表示できます。スケジュール(予定)または打刻(実績)に対してアラートします。アラート対象の従業員の年齢と性別の指定が可能です。この機能によって、18歳未満の深夜労働の予定または実績をアラート表示できます。

 

通知設定と組み合わせることで、管理者や従業員にメール通知することも可能です。

 

目次

 

事前設定

アラート機能をオンにする

事前にアラート機能がオンになっていることが前提です。

 

1. 設定 > その他 > オプション を開きます。

 

2. 勤怠管理設定カテゴリの「アラート機能」を「使用する」にして登録します。

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生年月日を登録する

従業員の年齢計算のため、対象従業員の生年月日を登録しておく必要があります。

 

1. 設定 > 従業員 > 従業員設定 を開き、該当者の [編集]をクリックします。

 

2. 基本情報カテゴリの[詳細]を展開し、「生年月日」を入力します。もしアラート対象の性別も指定したい場合は、「性別」を選択して登録します。

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一括で設定する場合

従業員データをCSVインポートすることで、「生年月日」、「性別」を一括設定できます。従業員データインポート用のレイアウトを作成する際に「生年月日(YYYY/MM/DD)」、「性別」という項目を含めてください。操作の詳細はこちらの記事をご参照ください。

 

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設定方法

1. 設定 > 画面表示 > アラート設定 を開きます。

 

2. [時間帯アラート登録]をクリックします。

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補足

[時間アラート登録]をクリックすると、集計時間が一定の数値を超過または不足した勤怠のアラートを作成します。[日数アラート登録]をクリックすると、集計日数(回数)が一定の値を超過または不足した勤怠のアラートを作成します。詳しくはこちらの記事をご参照ください。

 

3. 以下の各項目を設定します。

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番号 項目名 説明
1 アラート名 アラートの名称を100文字以内で入力します。
2 対象区分 「予定」または「実績」を選択します。
  • 予定:スケジュール(出勤予定、退勤予定など)に対してアラート表示します。
  • 実績:打刻データ(出勤打刻、退勤打刻など)に対してアラート表示します。

「予定」を選択した場合、「エラー判定」項目が表示されます。「エラー判定」項目は以下いずれかを選択します。
  • エラー判定とする(デフォルト):アラートに該当するスケジュールを登録しようとするとエラーが表示され、登録できなくなります。
  • 警告とする:アラートに該当するスケジュールが登録されている場合に、エラー勤務画面で確認できるようになります。
3 アラート アラート基準の時間帯を入力します。時間帯の「範囲内」か「範囲外」かを選択します。
4 年齢 アラートの対象とする従業員の年齢を入力します。
※本項目を利用する場合は、対象従業員の「生年月日」を設定しておく必要があります。詳しくは本記事の「前提」をご参照ください。
5 性別 アラートの対象とする従業員の姓別を設定します。指定しない場合は設定不要です。
※本項目を利用する場合は、対象従業員の「性別」を設定しておく必要があります。詳しくは本記事の「前提」をご参照ください。

 

4. アラート対象とする雇用区分と所属を選択して、[登録]をクリックします。

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補足:優先順位について

同じ集計項目に対して複数のアラートを設定している場合は、優先順位の設定が必要です。「優先順位」を間違えると希望通りのアラート表示がされなくなりますので、必ず確認し、設定してください。詳細はこちらをご参照ください。

 

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アラート確認方法(予定の場合)

対象区分を「予定」とした場合の、時間帯アラートの表示方法を解説します。

 

エラー判定「エラー判定とする(デフォルト)」のとき

アラートに該当するスケジュールを登録しようとすると(インポート含む)、以下のアラートが表示され、該当スケジュールの登録を未然に防ぎます。

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エラー判定「警告とする」のとき

1. 管理画面ホーム > 全メニュー > エラー勤務 を開き、[アラート]タブをクリックします。

 

2. 対象区分にて「予定」を選択して表示すると、アラートに該当する対象者の一覧を確認できます。

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アラート確認方法(実績の場合)

対象区分を「実績」とした場合は、タイムカード画面と、エラー勤務画面でアラートを確認できます。

 

タイムカード画面

アラートに該当する打刻欄が、指定したアラート色に表示されます。

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出勤打刻と退勤打刻を対でアラート設定した場合の判定方法

「アラート対象勤怠」で対になる打刻(出勤打刻と退勤打刻、休憩開始打刻と休憩終了打刻など)を選択した場合は、その打刻範囲内と指定時間範囲が重複したときにアラート対象となります。

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例1:出勤打刻から退勤打刻の間の時間が、アラート時間帯に該当する場合
・出勤打刻 21:00
・退勤打刻 翌日6:00
→ 出勤欄と退勤欄の両方にアラート表示されます。

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例2:片方の打刻時刻が、アラート時間帯の中にある場合
・出勤打刻 21:00
・退勤打刻 翌日2:00
→ アラート時間帯に打刻している退勤打刻だけにアラート表示されます。

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エラー勤務画面

1. 管理画面ホーム > 全メニュー > エラー勤務 を開き、[アラート]タブをクリックします。

 

2. 対象区分にて「実績」を選択して表示すると、アラートに該当する対象者の一覧を確認できます。

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通知設定

作成したアラート設定は、基準値を満たしたタイミングで、 管理者や従業員にメール通知することも可能です。通知設定の設定方法はこちらの記事をご参照ください。

 

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補足:年齢計算の基準日

アラート対象の従業員の「年齢」を設定している場合、本日時点の年齢を参照します。

 

例)2022年2月1日で18歳になる従業員

2022年1月31日にタイムカードを見る:アラート表示あり

2022年2月1日にタイムカードを見る:過去の勤怠も含めてアラート表示無し

 

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