KING OF TIME 電子契約を使用して、「採用内定通知書」を送付する方法を解説します。
補足
補足
書類テンプレート機能を使うと、PDF、書類情報、署名者構成を「テンプレート」として保存できます。
雇用契約書など同じフォーマットの書類を繰り返し利用する場合、書類作成時にテンプレートを選択するだけで設定済みの情報が自動反映され、書類作成の手間を大幅に削減できます。
詳細は以下よりご参照ください。
目次
書類をアップロードする
1. メニューバー「書類一覧」 ＞ ［書類作成］をクリックし、「PDFから作成」を選択します。
2. 機能種別で「書類送付」を選択します。
3. 作成した採用内定通知書をアップロードします。
4. 書類情報を入力します。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 書類種別 | 「その他（書類送付）」を選択します。 ※入力必須です。 |
| タイトル | 書類のタイトルが反映されます。 書類タイトルから変更する場合は手動で編集します。 例：採用内定通知書 ※入力必須です。 |
| 金額 | 「0」と入力し、「JPY」を選択します。 ※入力必須です。 |
| 取引日 | 採用内定通知書の送付日を入力します。 ※入力必須です。 |
| 部署 | 選択不要です。選択する場合は、関連する部署を選択してください。 |
| 相手方会社名 | 採用内定者の氏名を入力します。 ※入力必須です。 |
| 共有者 | 署名者や送付先以外に書類を共有したい社内ユーザーがいれば、共有者として設定します（詳細はこちら）。 |
| 発行日 | 入力不要です。 |
| 有効期限 | 入力不要です。 |
| 支払期日 | 入力不要です。 |
| 伝票番号 | 入力不要です。 |
| 参照書類No | 入力不要です。 |
| 商品名 | 入力不要です。 |
| 備考 | 入力不要です。 |
5. 署名者と送付先を設定し、［次へ］をクリックします。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 署名者 | ［+ 署名者を追加］をクリックし、人事担当者、会社代表者を社内署名者を登録します。選択した順が、署名順となります。 ※入力必須です。 |
| 送付先 |
［+ 送付先を追加］をクリックし、採用内定者を登録します。送付先ユーザーは閲覧のみで、署名やタイムスタンプ付与などは行いません。
※入力必須です。 |
6. 印影設定を行います。設定方法はこちらをご参照ください。
※印影が不要であれば、設定せずにそのまま［次へ］をクリックできます。
7. 書類情報の確認画面が表示されます。内容に誤りがないことを確認し、［送信］をクリックします。
8. 確認画面で［はい］をクリックします。
書類に署名する（社内署名者）
1. 社内承認者に署名依頼のメールが届きます。社内署名者のユーザーは、メール内の URL をクリックして、サインインし、書類を確認します。
2. 書類の詳細が表示されるので、内容に誤りがないことを確認し、［署名入力］（［署名］）をクリックします。
※書類登録時に印影設定をしていない場合、［署名］が表示されます。
3. 書類登録時に印影設定をしている場合、［署名入力］をクリック後に印影の設定操作を行います。操作方法は、こちらをご参照ください。
書類を確認する
相手方閲覧者
1. 社内の署名者が署名した後に送付先ユーザー（採用内定者）に署名依頼のメールが届きます。メール内のURLをクリックします。
※相手方ユーザーはサインイン不要です。
2. 書類の詳細が表示されるので、内容に誤りがないことを確認します。
admin全権管理者および社内承認者
1. 相手方閲覧者が書類確認URLにアクセスすると、閲覧通知が届きます。
2. 書類URLにアクセスすると、送付先ユーザーが書類を閲覧したことがKING OF TIME 電子契約上で確認できます。
補足
送付先ユーザーよりメールが届かないと連絡があった場合は、書類詳細からメールの再送を行ってください。
※admin全権管理者および全権管理者、または書類作成者が可能な操作です。
相手方の受信設定によってメールが自動振り分けされている場合もあるため、送信元アドレス「info@dc.kingoftime.jp」をお伝えください。