年末調整で従業員から回収した各種控除書類の原本は、会社側でスキャナ保存して管理できます。
※回収した原本は破棄できます。
会社側で回収した原本をスキャナ保存することにより、長期的な保管 / 管理が容易になります。
書類保管手順
書類アップロード
従業員から回収した原本を、KING OF TIME 電子契約にスキャナ保存で登録します。
1. メニューバー「書類一覧」 ＞ 書類作成 ＞ 「新規書類作成」をクリックします。
2. 書類保管メニュー内の「スキャナ保存」を選択し、スキャナ保存した控除証明書をアップロードします。
3. 書類情報を入力し、［次へ］をクリックします。
| 項目名 | 説明 |
|---|---|
| 発行 / 受領 | 「受領」を選択します。 |
| 書類種別 | 「その他」を選択します。 |
| タイトル | 書類のタイトルを登録します。 |
| 金額 | 0と入力します。 |
| 取引日 | 書類のアップロード日を入力します。 |
| 部署 | 選択不要です。選択する場合は、関連する部署を選択してください。 |
| 相手方会社名 | 該当従業員の氏名を入力します。 |
| 承認者 | ［+ 承認者を追加］をクリックし、人事担当者を登録します。書類確認を複数名で担当している場合は、書類アップロード担当者以外を承認者に設定することでダブルチェックが行えます。 選択した順が、承認順となります。 |
| 共有者 | 承認者以外に書類を共有したい社内ユーザーがいれば、共有者として設定します（詳細はこちら）。 |
| 発行日 | 入力不要です。入力する場合は、書類の発行日を入力します。 |
| 伝票番号 | 入力不要です。 |
| 参照書類No | 入力不要です。ただし、「従業員コード」を入力することで同姓同名の従業員が存在した場合に書類検索が容易になります。 |
| 商品名 | 入力不要です。 |
| 備考 | 入力不要です。ただし、「令和〇年分年末調整控除証明書」と入力することで書類検索が容易になります。 |
4. 書類情報に誤りがないことを確認し、［送信］をクリックします。
5. 承認依頼の確認画面が表示されます。内容を確認し、［はい］をクリックします。
承認
アップロードした控除証明書類を承認し、タイムスタンプを付与します（タイムスタンプの詳細はこちら）。
1. 書類アップロード時に設定した社内承認者にメール通知が届きます。社内承認者は、メール内のURLをクリックして、サインインし、書類を確認します。
2. 書類の詳細が表示されるので、内容に誤りがないことを確認し、［承認］をクリックします。
3. 承認のダイアログが表示されます。内容を確認し、［はい］をクリックします。
4. 社内承認者を複数名設定した場合は、次の社内承認者に通知が届きます。同様に「１.」～「３.」の作業を行ってください。
5. 全ての社内承認者の確認後、承認完了通知がメールで届きます。