従業員の入社や異動のたびに、雇用契約書や労働条件通知書などの書類作成に手間がかかっていませんか。
多くの企業では、人事労務システムに登録済みの氏名や給与情報などを、電子契約システム側であらためて入力し直す二度手間が発生しています。KING OF TIMEシリーズでは人事労務システムに登録済みのデータを電子契約システムへ連携し、書類作成から電子締結までを一気通貫で進められる新機能をリリースしました。
本記事では、この新機能によって契約業務がどう変わるのかを、操作手順とあわせて解説します。
目次
契約書類の作成・締結でよくある課題
従業員の入社や異動、雇用条件の変更、退職などのタイミングでは、雇用契約書や労働条件通知書、秘密保持誓約書など、さまざまな契約関連書類の作成が発生します。
これらの書類には、従業員の氏名や契約期間、就業場所、賃金など、人事労務システムに登録されている情報を記載することが多くあります。
しかし、人事労務システムと電子契約システム、または紙の書類が連携していない場合、担当者は登録済みの情報を契約書類へ1つずつ転記しなければなりません。次のような課題が考えられます。
- 同じ従業員情報を複数の書類へ繰り返し入力する必要がある
- 入力ミスや転記漏れが発生しやすい
- 人事労務システムの情報が更新されても、古い情報のまま書類を作成してしまう可能性がある
- 入社や人事異動が集中する時期は、書類作成や内容確認に多くの時間がかかる
- 書類ごとに作成、送付、締結状況の確認を行う必要がある
従業員数や作成する書類の種類が増えるほど、担当者の負担も大きくなります。
労働条件の明示に関するルール
労働基準法第15条では、労働契約を締結する際に、使用者が従業員へ賃金や労働時間などの労働条件を明示することが定められています。契約期間、就業場所や業務内容、労働時間、賃金、退職に関する事項など、一定の労働条件については、原則として書面で明示する必要があります。
労働条件通知書を電子メールなどで交付する場合は、従業員の希望があることに加え、受け取った従業員が内容を印刷（書面出力）して保存できる形式であることが必要です。単にシステムの画面上で確認できるだけではなく、従業員の手元に残せる状態で交付することが重要です。
このように、契約関連書類は、単に作成すればよいわけではありません。最新の従業員情報を正しく反映し、内容を確認したうえで、適切な方法で従業員へ交付する必要があります。
新機能導入後の契約業務フロー
これまでの契約業務フロー
人事労務システムと電子契約システムが連携していない場合、担当者は、人事労務システムに登録されている氏名や雇用条件などの情報を、契約書類へ手動で転記する必要があります。
CSVファイルを利用できる場合でも、人事労務システムからデータをエクスポートし、電子契約システムで使用できる形式に加工したうえで、あらためてインポートしなければなりません。
従業員数や作成する書類が増えるほど、こうした作業は担当者にとって大きな負担となります。
新機能導入後の契約業務フロー
あらかじめ書類テンプレートに氏名や雇用条件などの項目を設定しておくと、書類の作成時に、選択した従業員の人事労務データが該当箇所へ自動で反映されます。
担当者が従業員情報を1つずつ入力したり、CSVファイルをエクスポート → 加工 → インポートしたりする必要はありません。登録済みのデータを活用して書類を作成し、そのまま署名依頼を送信して、電子締結まで進められます。
| 作業 | 従来の作成方法 | 人事労務データを連携した場合 |
|---|---|---|
| 従業員情報の確認 | 人事労務システムを開き、氏名や住所、雇用条件などを確認する | 書類作成時に対象の従業員を選択するのみ |
| 契約書類への反映 | 確認した情報を手動で転記、またはCSVファイルを出力・加工して取り込む | 人事労務システムに登録されている情報が、書類に自動で反映される |
| 転記元の情報と書類の内容を見比べ | 転記元の情報と書類の内容を見比べ、入力ミスや漏れがないか確認する | 自動反映された内容を確認する |
| 従業員へ署名を依頼する | 作成した書類を電子契約システムへ登録し、送付先や署名者を設定する | 書類を作成後、電子契約システム上でそのまま署名依頼を送信する |
このように、従業員情報の確認、転記、CSVファイルの加工といった作業を省くことで、契約書類の作成にかかる時間を短縮できます。また、手入力による転記ミスや入力漏れを防ぎ、登録済みの人事労務データを活用した、正確でスムーズな契約業務につなげられます。
人事労務と電子契約を連携するメリット
KING OF TIME 人事労務とKING OF TIME 電子契約を組み合わせることで、従業員情報の登録から契約書類の作成、署名依頼、電子締結まで、一連の業務をつなげられます。
メリット1：従業員情報の二重入力を減らせる
KING OF TIME 人事労務に登録されている氏名や雇用条件などの情報を、契約書類の作成に活用できます。
電子契約システムへ同じ情報を入力し直したり、CSVファイルを出力・加工して取り込んだりする作業を減らせるため、書類作成にかかる時間を短縮できます。また、手入力による転記ミスや入力漏れの防止にもつながります。
メリット2：書類作成から締結までの進捗を管理しやすくなる
従業員情報をもとに作成した書類から、そのまま署名依頼を送信し、電子締結まで進められます。
書類の作成後に別のシステムへ登録し直す必要がなく、書類ごとの署名依頼や締結状況を確認しやすくなるため、対応漏れや確認の手間を減らせます。
メリット3：入社・契約更新・異動時の書類対応をスムーズにできる
入社や契約更新、異動などが発生すると、雇用契約書や労働条件通知書、秘密保持誓約書など、複数の書類を作成する必要があります。
KING OF TIME 人事労務に登録されている従業員情報と、あらかじめ作成した書類テンプレートを活用することで、必要な書類を効率的に作成できます。入社や異動が集中する時期でも、書類作成から署名依頼までをスムーズに進められます。
KING OF TIMEシリーズを組み合わせることで、人事労務管理と電子契約を個別の業務として扱うのではなく、従業員情報の登録から書類作成、電子締結までを一連の流れとして運用できます。
KING OF TIME 人事労務 / KING OF TIME 電子契約での作業
KING OF TIME 人事労務
企業情報や従業員情報の登録
KING OF TIME 電子契約で取得する項目は以下の通りです。使用する項目は、あらかじめKING OF TIME 人事労務側で情報を登録する必要があります。
企業基本情報
- 企業名
- 郵便番号
- 所在地
- 代表者姓
- 代表者名
従業員情報
- 戸籍姓
- 戸籍名
- 入社日
- 契約種別
- 契約期間の定め
- 契約開始日
- 契約終了日 など
給与
- 支払日
- 基本給
- 家族手当
- 住宅手当
- 非課税通勤手当
- 課税通勤手当
- 基本賞与
- 業績賞与 など
権限の設定
本機能を使用するadmin全権管理者以外の管理者に、以下の権限設定を行います。
KING OF TIME 人事労務の管理画面：設定 ＞ その他の設定 ＞ 管理者 ＞ 権限：「全ての管理権限」を割り当てる
KING OF TIME 電子契約
テンプレートの作成
1. メニューバー「管理メニュー」 ＞ テンプレート管理 ＞ ［人事労務連携テンプレート作成］をクリックし、「ブラウザエディタで作成」を選択します。
2. 機能種別を選択します。
3. ブラウザ上のエディタに直接入力し、PDFファイルのテンプレートを作成します。入力が完了したら、［次へ］をクリックします。
書式設定や表の挿入も可能です。入力内容は、［書類プレビュー］から確認できます。
番号 |
項目名 |
説明 |
|---|---|---|
| 1 | 差し込みタグ基準日 |
KING OF TIME 人事労務で有効な項目かどうか、どの時点の情報として取得するかを設定します。
|
| 2 | 差し込みタグ |
KING OF TIME 人事労務上の項目が表示されます。クリックするとテンプレート内にタグが挿入されます。 ※ここで選択する項目がKING OF TIME 人事労務で未登録だと、書類作成時にエラーとなります。ご注意ください。 |
4. 書類情報を入力し、［次へ］をクリックします。
5. 署名者を登録している場合、印影設定を行います。
6. 書類情報確認画面で誤りがないか確認し、［保存］をクリックします。
書類の作成方法
1. メニューバー「書類一覧」 ＞ ［新規書類作成］をクリックし、「テンプレートから作成」を選択します。
2. 作成したテンプレートを選択します。
3. 対象のアカウントを選択し、［次へ］をクリックします。ここで選択する従業員の人事労務データが、書類テンプレートでタグを差し込んだ箇所に自動で反映されます。
補足
アカウント管理 ＞ 「無効」となっているアカウントも、指定できます。
指定した無効アカウントは、署名者にも設定できます。本機能の署名者としてのみKING OF TIME 電子契約を利用する場合は、アカウントを有効化する必要はありません。
4. 「人事労務データ基準日」では、KING OF TIME 人事労務のいつ時点の情報を取得するかを設定します。
5. ［+ 署名者を追加］をクリックし、署名者（送付先、承認者）を設定します。選択した順が署名順となりますが、ドラッグ＆ドロップで変更できます。
また、選択したアカウントを署名者として設定する必要があります。
6. 印影設定を行います。 印影が不要であれば、設定せずにそのまま［次へ］をクリックできます。
7. それぞれの従業員データが差し込まれた書類が個別に作成され、画面右側の書類プレビューで確認できます。内容に誤りがないことを確認し、［送信］をクリックします。
［データ再取得］をクリックすると、指定した「人事労務データ基準日」での最新の人事労務データを取得します。
従業員が電子締結を行う
1. 従業員に署名依頼のメールが届きます。従業員は、メール内のURLをクリックして、サインインし、書類を確認します。
※無効アカウントのユーザーはサインインは不要です。URLをクリックするのみで、書類詳細画面にアクセスできます。
2. 書類の詳細が表示されるので、内容に誤りがないことを確認し、［署名入力］（［署名］）をクリックします。
3. 書類登録時に印影設定をしている場合、［署名入力］をクリック後に印影の設定操作を行います。
4. 書類は、ダウンロードボタンよりPDF形式でダウンロードできます。
ダウンロードするのを忘れてしまった場合、「1.」のメール内のURLから再度アクセスし、ダウンロードできます。
よくある質問
Q.KING OF TIME 人事労務の情報を連携して作成できるのは、雇用契約書だけですか？ほかの書類にも対応できますか？
A. 雇用契約書以外にも対応しています。
次のような書類に活用できます。
- 労働条件通知書
- 秘密保持誓約書
- 業務委託契約書
- 各種申請書、誓約書 など
また、KING OF TIME 電子契約では、各種契約書のほか、請求書や納品書などの取引関係書類、社内の申請書や稟議書なども取り扱えます。
ただし、書類の種類によっては、法令上、公正証書などの特定の方式が求められる場合や、電子交付に相手方の希望が必要な場合があります。書類ごとに適用される要件をご確認ください。
Q. 電子締結した書類は、紙に印刷して保管する必要がありますか？
A. 紙に印刷して保管する必要はありません。
ただし、保存の方法や期間は書類の種類によって異なります。たとえば電子契約で取り交わした雇用契約書は、電子帳簿保存法の「電子取引」に該当し、電子データのまま保存する必要があります。
自社で取り扱う書類がどの法令の対象になるかをご確認のうえ、保存してください。
Q. 紙の雇用契約書を電子契約に切り替えたいので、法律面の確認事項を教えて。
A. 雇用契約書は電子契約で締結できます。契約の方式は原則として自由に決められるため（民法第522条第2項）、書面で締結した場合と同様に有効です。
切り替える前に、次の3点をご確認ください。
1. 労働条件通知書を兼ねているか
雇用契約書で労働条件の明示を兼ねる場合、電子で交付するには従業員本人が希望していることが必要です。
※本システムで締結した書類はPDFでダウンロードできるため、書面として出力できるという要件は満たしています。
2. 明示が必要な項目がテンプレートに入っているか
2024年4月から、就業場所・業務の変更の範囲などが明示事項に追加されました。詳細は厚生労働省の「よくある質問」（外部サイト）をご参照ください。
3. 電子データで締結した書類を、電子データのまま保存しているか
電子帳簿保存法の対象となる書類については、一定の保存要件を満たす必要があります。詳細は「電子取引 データを適切に保存できていますか？（国税庁）」（外部サイト）をご参照ください。
ただし、書類の種類や締結方法によって必要な要件は異なります。電子署名法および電子帳簿保存法への対応内容や注意点の詳細は「電子帳簿保存法制度 特別サイト」（外部サイト）をご参照ください。
Q. 従業員が電子交付を希望しない場合はどうすればよいですか？
A. 電子交付に従業員の希望が必要な書類については、紙の書面など、対象書類の要件を満たす方法で交付してください。
たとえば、労働条件通知書を電子的に交付するには、従業員本人の希望が必要です。電子交付に合意しない従業員にも対応できるよう、あらかじめ紙での交付方法や社内の対応手順を決めておくと、書類対応をスムーズに進められます。
Q. KING OF TIME 人事労務の登録情報を変更した場合、契約締結済みの書類にも自動で反映されますか？
A. いいえ、自動では反映されません。
KING OF TIME 人事労務の登録情報は、書類を作成する際に取得されます。書類を作成し署名依頼を送信後、人事労務の登録情報を変更しても、すでに署名依頼を送信した書類や締結済みの書類の内容が変更されることはありません。
これにより、書類を作成した時点や契約を締結した時点の内容をそのまま保持できます。
※書類を作成し、署名依頼を送信せずに下書き保存した書類であれば、書類情報確認画面で［データ再取得］をクリックすると、KING OF TIME 人事労務の最新の登録情報を取得できます。最新情報を反映した書類が必要な場合は、KING OF TIME 人事労務の登録情報を更新した後、あらためて書類を作成してください。
Q. KING OF TIME 人事労務上のいつ時点の登録情報が反映されますか？
A. 書類作成時に、「人事労務データ基準日」で任意の日付を指定できます。
指定した日付と、KING OF TIME 人事労務に登録されている「適用日」をもとに、その時点で適用される従業員情報を取得します。
たとえば、4月1日付の異動情報をあらかじめ登録している場合、「人事労務データ基準日」に4月1日を指定することで、異動後の情報を反映した書類を作成できます。入社日や異動日、契約更新日などを基準にできるため、将来の人事情報を利用した書類も事前に準備できます。
Q. KING OF TIME 人事労務とKING OF TIME 電子契約 連携機能の利用には、追加料金はかかりますか？
A. 本連携機能を利用することによる追加料金は発生しません。ただし、本機能を利用するには、KING OF TIME 人事労務とKING OF TIME 電子契約の両方を利用できる環境が必要です。
KING OF TIME 人事労務を未利用の場合
KING OF TIME 勤怠管理をご利用中であれば、追加料金なしでご利用いただけます。KING OF TIME 勤怠管理にadmin全権管理者アカウントでログイン後、画面右上のスイッチャーからKING OF TIME 人事労務の管理画面に遷移できます。
※全権管理者および一般管理者のご利用には、権限設定が必要です（権限設定の方法はこちら）。
KING OF TIME 電子契約を未利用の場合
別途、お申し込みが必要です。追加料金も発生します（利用開始方法はこちら）。
お役立ちコンテンツ
KING OF TIME 人事労務とKING OF TIME 電子契約の連携機能に関する役立つ情報をまとめました。設定方法や活用例など、詳細は以下のコンテンツをご参照ください。