年5日の有休取得や36協定の残業上限について、従業員ごとの状況を月末や集計のタイミングでまとめて確認していて、「気づいた時には期限間近だった」「残業が上限に近づいていることに直前まで気づけなかった」ということはありませんか。
KING OF TIME 勤怠管理では、こうした状況を、従業員自身が普段利用するタイムカードやスマートフォンのトップページで確認できます。こうすることで、日常の勤怠確認の中で「残業時間が上限を超えていた」「年5日の有休取得期限を過ぎていた」という事態を防げます。また、メール通知も活用することで、タイムカードを開いていないタイミングでも従業員・管理者の双方が気づきやすくなります。
本記事では、これらの機能を活用して有休取得や残業の状況を日々確認し、従業員へのフォローや業務調整につなげる方法を紹介します。
目次
有休取得・残業状況を日常的に確認する重要性
年5日の有休取得や36協定の残業上限について、管理者が月末や集計のタイミングでまとめて状況を確認する運用になっている企業も多く見られます。しかし、そうした運用では状況を把握できるのが期限直前になりがちです。日常的に確認できる仕組みがないと、対策を講じられる期間が限られてしまいます。
KING OF TIME 勤怠管理では、「年5日の有休取得義務」と「時間外労働の上限規制」の状況を、管理者・従業員が普段利用するPCのタイムカードや、スマートフォンのトップページから確認できます。専用画面をわざわざ開かなくても、日常的な勤怠確認の中で自然と状況を把握しやすくなる点が、この機能の大きなポイントです。
例えば、次のような状況を早めに把握できると、必要な対応につなげやすくなります。
- 年5日の有休取得義務を満たしていない
- 有休取得期限が近づいている
- 1ヶ月の時間外労働が警告値に近づいている
- 時間外労働が警告値を超えている
- 届出上限や法律上限を超えている
- 特別条項の超過回数が上限に近づいている
補足：年5日有休取得義務・36協定について
年5日有休取得義務や36協定による時間外労働の上限など、制度の詳細は以下をご確認ください。
- 年5日有休取得義務（外部サイト）
- 36協定・時間外労働の上限（外部サイト）
KING OF TIMEで確認できる情報
ここからは、PCのタイムカード（全メニュー ＞ 勤務データ ＞ 月別データ）と、スマートフォンのメニューに表示される各カードについて、項目ごとに説明します。
年5日有休取得義務の状況を確認する
年5日有休取得義務のカードでは、取得義務に対する進捗状況（残日数・取得期限）を確認できます。
例えば、5日のうち2日を取得している場合は、 あと3.0 / 5.0日 残り245日 期限 2027/04/07 のように、取得期限までの残り日数と期限日を確認できます。
5日の取得が完了すると、カードの背景が薄緑色になり、チェックマークが表示される「達成状態」に切り替わります。5日を超えて取得した場合も、残日数は「0.0」が下限となり、マイナス表示にはなりません。
時間外労働の状況を確認する
時間外労働については、次の項目をカードで確認できます。
- 時間外（1ヶ月）
- 時間外＋休日（1ヶ月）
- 時間外（1年間）
- 時間外＋休日（複数月）
各カードでは、現在の実績と警告値、警告値までの残り時間を確認できます。
例えば、「25.00 / 36H」「あと11.00H」と表示されている場合、現在の実績が25時間で、36時間の警告値まであと11時間であることを表します。
※警告値や届出上限値は、時間外労働の上限規制の設定内容によって異なります。
もし実績が警告値を超えると、カードが薄黄色に変わるため、今後の勤務予定を確認すべきタイミングだと直感的に分かります。さらに届出上限・法律上限を超えると、カードが薄赤色になります。
特別条項の超過回数を確認する
「超過回数」カードでは、特別条項に関する超過回数を確認できます。
例えば、「2/3回」と表示されている場合、現在の超過回数が2回で、警告値が3回であることを表します。
また、「✕✕◯」の状況を示すマークで現在の回数を視覚的に確認できます。
回数が注意値に達すると、カードが薄黄色になり、「届出上限まであとX回」と表示されます。届出上限または法律上限に達すると、カードが薄赤色になり、「届出上限に到達しました」と表示されます。
各カードの詳細な表示仕様は、こちらをご参照ください。
PCとスマートフォンで確認する
管理者はPCでの勤怠チェック時に、従業員はスマートフォンでの打刻時に、有休取得や残業状況を確認できます。日常の操作の中で状況を把握できることがポイントです。
- PC：月別データ ＞ タイムカードから確認できます。「表示している月時点」の値が表示されます。
- スマートフォン：メニュー ＞ 有休取得・残業のアラート確認に表示されます。「今日時点」の値が表示されます。
そのため、PCで過去月のタイムカードを表示している場合は、PCとスマートフォンで表示される値が異なる場合があります。
PC（管理者・従業員）
スマートフォン（従業員）
時間外労働の状況をメール通知で確認する
時間外労働の状況は、タイムカード上で確認するだけでなく、設定した基準に達した従業員や管理者へメールで通知できます。
通知種別 |
通知される状態 |
|---|---|
| 警告 | 警告値に達した場合 |
| 届け出上限 | 届け出上限に達した場合 |
| 法律上限 | 法律上限に達した場合 |
通知先は、従業員本人と管理者をそれぞれ設定できます。タイムカードを開いていないタイミングでも状況に気づけるため、勤務状況の確認や業務調整をより迅速に進められます。
タイムカード・メール通知を活用した確認フロー
ここからは、年5日の有休取得や36協定の残業状況に「気づく」「確認する」「調整・対応する」という流れを、STEP0〜3で紹介します。
STEP0：利用前に必要な設定を確認する
年5日有休取得の状況や36協定に関する情報をタイムカードに表示したり、メールで通知したりするには、事前の設定が必要です。なお、タイムカードの表示設定と通知設定はそれぞれ個別に行う必要があります。タイムカードに表示する設定にしても、メール通知が自動的に有効になるわけではないためご注意ください。
具体的な設定方法は、以下のFAQをご確認ください。
- 「有給休暇付与機能」の設定方法
- 年5日有休取得義務を達成していないときに通知する方法（年5日有休取得義務機能通知）
- 年5日有休取得義務の取得状況をタイムカード上に表示する方法
- 【時間外労働の上限規制】設定方法
- 【時間外労働の上限規制】警告 / 上限時間に到達したときに通知する方法
- 【時間外労働の上限規制】警告 / 上限までの残り時間をタイムカード上に表示する方法
STEP1：画面・通知の両方で状況に気づく
有休取得や残業状況を把握する方法は、3つあります。
タイムカード
日常的に利用するタイムカードで、有休の残日数や残業時間が警告値に近づくとカードの色やアイコンが変化するため、従業員・管理者ともにひと目で状況を判断できます。
スマートフォン
打刻や申請で普段利用するスマートフォンから、現在の年5日有休取得状況や時間外労働の状況を確認できるため、従業員本人も早めに状況を把握できます。
メール通知
時間外労働が警告値、届け出上限または法律上限に達した場合、設定に応じて従業員本人と管理者へメールで通知されます。タイムカードを常に確認していない場合でも、双方が見落としを防げます。
STEP2：詳細を確認する
時間外労働の通知を受けた場合や、タイムカード上で警告・上限超過が表示された場合、従業員と管理者は「詳細」ボタンから該当する基準時間や理由などを確認し、対応が必要な状況かどうかを判断します。
管理者が確認する詳細画面
STEP3：従業員・管理者で今後の予定を調整する
確認した実績値をもとに、今後の休暇取得や働き方について従業員と管理者で調整します。まず従業員が、休暇の取得希望や残業を控えたい期間などを管理者に伝えます。次に管理者が、その意向を踏まえて休暇取得のスケジュールや全体の業務量を調整します。
具体的な活用シーンは次章で紹介します。
具体的な活用シーン
年5日の有休取得や36協定の残業状況について「気づく」「確認する」「調整・対応する」という流れを、実際の場面に当てはめて紹介します。
【有休】取得期限まで余裕がある段階で、計画的な休暇取得を促す
年5日の有休取得義務を確実に履行するためには、期限直前ではなく、早めに取得状況を把握することが大切です。
例えば、取得期限まで残り90日、有休の取得があと3日必要な段階で気づけば、従業員の希望を確認しながら、繁忙期を避けるなど業務に無理のない取得時期を調整できます。一方、期限直前に気づくと、取得日の選択肢が限られ、業務との調整が難しくなる可能性があります。早めに状況を確認し、計画的な取得につなげましょう。
【残業】警告値に達した段階で、早めに業務量を見直す
時間外労働が警告値に達した段階で状況を把握することで、上限に達する前に今後の勤務予定や業務量を見直すことができます。
例えば、今後も残業が続くことが見込まれる場合は、業務分担や勤務予定を見直すなど、早めに対応を検討できます。一方、上限に近づいてから気づくと、業務量や勤務予定を調整できる期間が限られてしまいます。日頃から時間外労働の状況を確認し、早めの対応を行いましょう。
【残業】上限超過に気づいたらすぐに対応する
時間外労働が届出上限または法律上限を超えた場合は、対象者の状況を速やかに把握し、今後の勤務や業務量を見直すことが重要です。
上限を超えると、カードが薄赤色になり、超過時間や超過した基準（届出上限・法律上限）を確認できます。対象者を把握したら、今後の勤務予定や業務量を確認し、これ以上の時間外労働が増えないよう、勤務予定や業務量を調整しましょう。
【残業】超過回数を確認し、今後の業務量を見直す
時間外労働では、時間数だけでなく、限度時間を超えた回数にも注意が必要です。特別条項付き36協定を締結している場合でも、原則として月45時間を超えて時間外労働ができるのは年6ヶ月までです。
例えば、超過回数が上限まであと1回の段階で気づけば、今後の勤務予定や業務量を確認し、業務分担を見直すなど早めに対応を検討できます。
超過回数カードでは、現在の回数と上限までの残り回数を確認できます。時間数とあわせて確認し、今後の業務量や勤務予定の見直しに活用しましょう。
従業員本人にも状況を意識してもらう
今回の機能は、管理者だけでなく従業員本人が普段見るタイムカードやスマートフォンにも表示されます。また、時間外労働が警告値や上限に達した場合、メールでも気づくことができます。
そのため、管理者から指摘されて初めて状況を知るのではなく、従業員本人も日々の勤怠確認の中で以下を確認できます。
- あと何日の有休取得が必要か
- 残業時間がどこまで増えているか
- 上限までどれくらい余裕があるか
従業員本人も早めに状況を把握することで、STEP3で紹介した管理者への相談や、今後の勤務・休暇予定もスムーズに調整しやすくなります。
組織全体の傾向を確認して早めの対策につなげる
KING OF TIME データ分析を利用すると、組織単位の状況をグラフや一覧で確認できます。
例えば、残業時間が増えている従業員を確認した際に、同じ部署でも残業が増えている場合は、個人の働き方だけでなく、業務量や人員配置など組織全体の課題として確認するきっかけになります。
また、過去からの推移を確認することで、「毎年この時期に残業が増えている」といった傾向も把握できます。過去の傾向をもとに、事前の業務調整や人員配置を検討するなど、予防的な対応にも活用できます。
まずは「有休取得・残業のアラート確認」の表示設定から、確認したい項目を1つ選んで「表示する」に設定してみましょう。普段の勤怠確認の中で状況に気づきやすくなり、早めに確認・対応できるようになります。
よくある質問
Q. 有休や残業の状況をタイムカードで確認するには、事前にどんな設定が必要ですか？
A. タイムカードに表示するには、事前に働き方改革関連設定からそれぞれの値を設定する必要があります。
次に、表示設定を行います。
タイムカードの表示と合わせて、メール通知を設定することをおすすめします。
Q. 各カードの表示（色・アイコン）はどのように変化しますか？
A. 年5日有休取得、時間外労働、超過回数のカード共通点として、通常は白色／アイコンなし、警告が薄黄色／「!」注意アイコン、超過は薄赤色／「✕」エラーアイコンになります。色が濃くなっていれば注意が必要です。例外として、年5日有休の達成は薄緑色／「✓」アイコンになります（詳細はこちら）。
Q. PCとスマートフォンで有休や残業の表示が異なるのはなぜですか？
A. 表示する情報の種類は同じですが、値を算出する基準時点が異なります。PCのタイムカードでは表示月時点、スマートフォンでは今日時点の値が表示されます。そのため、PCで過去月を表示している場合などは、スマートフォンと値が異なる場合があります。
Q. 年5日の年次有給休暇を取得させなかった場合はどうなりますか？
A. 年5日の年次有給休暇取得義務に違反した場合、30万円以下の罰金が科されるおそれがあります。詳細は厚生労働省の案内「厚生労働省：年5日の年次有給休暇の確実な取得」（外部サイト）をご確認ください。
Q. 部署や組織全体の残業・有休取得状況も確認できますか？
A. はい。KING OF TIME データ分析では、組織単位の状況をグラフや一覧で確認できます。個人だけの問題なのか、組織全体の傾向なのかを把握しやすくなります。また、過去の推移も確認できるため、傾向をもとに残業増加などを予測し、早めの対策につなげることができます。
Q. 「警告値」「届出上限」「法律上限」の違いは何ですか？
A. 3つとも、働き方改革関連設定 ＞ 時間外労働の上限規制で設定した時間を参照しています。警告値は、届出上限に達する前の警告基準として設定した時間です。上限に近づいていることを早めに知らせるための基準になります。届出上限は、36協定の届出に記載した上限時間で、法律上限は、法律の上限時間です。
警告値に達した時点では最終上限を超えたわけではありませんが、勤務状況を確認し、必要に応じて業務調整などを行うための目安になります。
Q. 36協定の上限を超えて労働させた場合はどうなりますか？
A. 時間外労働の法律上の上限規制に違反した場合、6か月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金が科されるおそれがあります。詳細は厚生労働省の案内「厚生労働省：時間外労働の上限規制」（外部サイト）をご確認ください。
Q. 通知メールの内容は変更できますか？
A. はい。「メールテンプレート設定」から、警告・届出上限・法律上限、従業員・管理者ごとにメールテンプレートを設定できます（詳細はこちら）。
Q. 英語など日本語以外の通知メールも設定できますか？
A. はい。日本語、英語、タイ語、中国語（繁体字）、ベトナム語のテンプレートを設定できます。従業員の使用言語に合わせて通知できるため、外国籍従業員への案内にも活用できます（詳細はこちら）。
お役立ちコンテンツ
- 【年5日有休取得義務機能】設定方法
- 【時間外労働の上限規制】設定方法
- 年5日有休取得義務を達成していないときに通知する方法（年5日有休取得義務機能通知）
- 【時間外労働の上限規制】警告 / 上限時間に到達したときに通知する方法
- 一定の数値を超過 / 不足している勤怠を通知する方法（アラート通知）
- 【年5日有休取得義務】警告対象の確認方法
- 【時間外労働の上限規制】警告対象の確認方法
- 年5日有休取得義務の取得状況をタイムカード上に表示する方法
- 【時間外労働の上限規制】警告 / 上限までの残り時間をタイムカード上に表示する方法