打刻漏れやスケジュールの登録漏れ、エラー勤務など、従業員の対応待ちで勤怠締めが進まないことはありませんか。

KING OF TIME 勤怠管理では、従業員のタイムカード上に「対応が必要な処理」をまとめて表示できます。従業員自身が対応漏れに気づき、必要な申請・修正へ進みやすくなるため、管理者の確認や声掛けの負担軽減にもつながります。

本記事では、「対応が必要な処理」で確認できる内容と、日々の打刻確認から勤怠締めまでをスムーズに進めるための活用方法を解説します。
 

目次

• 勤怠締め、シフト確定における課題
• 勤怠締め・シフト確定に向けた従業員の確認フロー
• 「対応が必要な処理」で確認できる内容
• KING OF TIME 勤怠管理での操作イメージ
• 運用のポイント
• よくある質問
• お役立ちコンテンツ

勤怠締めにおける課題

【従業員側の課題】自分が何を対応すべきか探す手間がかかる

従業員は、自分の勤怠にどのような対応が必要かを確認しなければなりません。たとえば、打刻漏れや打刻とスケジュールの不整合、エラー勤務が発生した場合には、勤怠内容を確認して適切な申請・修正を行う必要があります。

これらの操作は、タイムカードを開いて勤怠内容を確認し、「どこに対応が必要なのか」を自分で判断する必要がありました。メール通知を利用できる場合でも、メールアドレスの登録状況や通知設定によっては、対応漏れに気づきにくいケースがあります。

【管理者側の課題】未対応者の確認と個別の声掛けが発生する

管理者が毎月の勤怠を締めるうえでは、打刻漏れ・エラー勤務の修正や、打刻とスケジュールの不整合の解消が必要になることがあります。未対応のままでは、締め処理前の確認や集計に時間がかかる場合があります。

これらの対応が完了していない場合、管理者は「誰が・どの日に・何を対応していないか」を確認し、対象者へ個別に声掛けを行う必要があります。とくに締め処理直前は確認業務が集中しやすく、勤怠締めが遅れると、その後の集計や給与計算にも影響しやすくなります。

従業員のタイムカード上で「対応が必要な処理」を確認できれば、従業員は自分の未対応内容に気づきやすくなり、管理者も個別催促に入る前に自主的な対応を促しやすくなります。

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勤怠締めに向けた従業員の確認フロー

従業員は複数の画面を探し回らなくても、まず「対応が必要な処理」を確認すれば現在対応すべき内容を把握できます。

従業員自身で対応を進めやすくなるため、管理者による個別の声掛けの負担を軽減できます。

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「対応が必要な処理」で確認できる内容

「対応が必要な処理」では、勤怠締め前に確認しておきたい、以下の3つの項目が表示されます。

• エラー勤務
• 打刻なし / スケジュールあり
• 打刻あり / スケジュールなし

画面を開いた当日を基準に、前月度・当月度の勤怠状況をチェックできます。

対象となる処理が表示されている場合、従業員は打刻申請やスケジュール申請を行います。日頃から確認することで、勤怠締め前の対応漏れを防ぎやすくなります。

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KING OF TIME 勤怠管理での操作イメージ

タイムカードで「対応が必要な処理」に気づく

従業員タイムカードには、対応が必要なデータがある場合に「対応が必要な処理」の通知欄が表示されます。PC版ではタイムカード上部、モバイル版ではTOP画面に表示され、「詳細はこちらのリンクから参照ください。」から詳細を確認できます。

「対応が必要な処理」の画面で未対応内容をまとめて確認する

「対応が必要な処理」画面では、エラー勤務や打刻とスケジュールの不整合を対象日単位で確認できます。項目ごとに、勤務日・申請状況・勤怠状況など、対応判断に必要な情報を確認できます。

対象日に未承認の申請がある場合、「申請あり」と表示されます。申請済みかどうかも同じ画面で確認できるため、重複した申請を避けながら対応を進めやすくなります。

一覧から必要な操作へ進む

各項目には、解消に必要な操作へのボタンやリンクが表示されます。たとえばエラー勤務であれば打刻申請・打刻編集・スケジュール申請などへ進めます。

• エラー勤務：対象日の勤怠状況を確認し、必要に応じて打刻申請・スケジュール申請などを行う
• 打刻なし / スケジュールあり：打刻漏れの有無を確認し、必要に応じて打刻申請などを行う
• 打刻あり / スケジュールなし：勤務予定を確認し、必要に応じてスケジュール申請などを行う

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運用のポイント

「対応が必要な処理」を活用する際は、従業員と管理者それぞれの役割を明確にしておくことが重要です。

従業員による日常的な確認と、管理者による必要に応じたフォローを組み合わせることで、対応漏れの早期解消や勤怠締め前の確認作業の効率化につながります。

ポイント1：従業員は日々の勤怠確認と修正・申請を習慣化する

従業員が日頃からタイムカードの「対応が必要な処理」を確認し、表示された項目について修正や申請を行う運用をおすすめします。

• 日々の確認： 打刻漏れやエラー勤務などを早期に発見し、必要な修正・申請を行う
• 締め日前の確認：未対応の項目が残っていないか最終確認し、勤怠締めに備える

ポイント2：管理者は従業員の自主的な対応を促す

管理者は、従業員が「対応が必要な処理」から未対応の項目を確認し、修正や申請を行えることを周知しましょう。従業員自身で対応する運用を定着させることで、管理者が一人ひとりの対応状況を確認して催促する負担を軽減できます。

また、勤怠締め前には管理者側でも未対応の勤怠がないか確認し、必要な場合に個別のフォローを行うことで、勤怠締めをスムーズに進められます。

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よくある質問

Q. 管理者から従業員への個別の声掛けを減らすには、どのように運用するとよいですか？

A. 従業員がタイムカードを開いた際に、まず「対応が必要な処理」を確認するルールを周知するのがおすすめです。日常的に確認する習慣がつけば、管理者は個別催促の対象を未対応者に絞りやすくなります。

Q. 月末・締め日前には、どの項目を重点的に確認するとよいですか？

A. エラー勤務、打刻なし / スケジュールあり、打刻あり / スケジュールなしの3項目すべてを重点的に確認します。いずれも前月度・当月度がチェック対象です。日々の確認で早めに解消し、締め日前に未対応が残っていないかを再確認する運用がおすすめです。

Q. 「申請あり」と表示された場合、あらためて申請する必要がありますか？

A. 「申請あり」は、対象日に未承認の申請があることを示します。まずは申請内容や承認状況を確認してください。すでに必要な申請を行っている場合は、重複して申請せず、管理者の確認・承認を待つなど、状況に応じた対応を行います。

Q. 打刻漏れやエラー勤務を減らすために活用できますか？

A. はい。従業員のタイムカードには、打刻漏れやエラー勤務などがある場合、「対応が必要な処理」として表示されます。

従業員自身がタイムカード上で対応が必要な内容に気づき、修正や申請などの対応を進められるため、管理者が個別に対応漏れを確認して声掛けする負担の軽減につながります。

日頃から従業員へ「タイムカードを開いた際に、対応が必要な処理が表示されていないか確認する」運用を周知しておくと、打刻漏れやエラー勤務の早期解消につながり、勤怠締めをスムーズに進められます。

Q. 毎月、同じ従業員に打刻漏れや申請漏れが発生する場合にも活用できますか？

A. はい。「対応が必要な処理」には、エラー勤務や打刻とスケジュールの不整合など、従業員自身で対応できる未処理の内容が表示されます。

従来のように管理者から指摘されて初めて気づくのではなく、従業員自身がタイムカードを確認することで、対応漏れに気づきやすくなります。
 

毎月同じような対応漏れが発生している場合は、月末や締め日前だけでなく、日常的にタイムカードを確認し、「対応が必要な処理」が表示されていればその都度対応する運用を案内するとよいでしょう。未対応をため込まない運用にすることで、締め日前の確認や催促の負担軽減にもつながります。

Q. スマートフォンを中心に勤怠管理している従業員にも活用できますか？

A. はい。モバイル版タイムカードのTOP画面にも通知欄が表示され、そこから「対応が必要な処理」画面へ進めます。

Q. 管理者が締めた期間も「対応が必要な処理」に表示されますか？

A. いいえ。管理者によって締め済みの範囲は、対応が必要な処理として表示されません。

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お役立ちコンテンツ

• 【従業員画面】「対応が必要な処理があります」の確認 / 操作方法(PC)
• 【従業員画面】「対応が必要な処理があります」の確認 / 操作方法（モバイル）
• 【従業員画面】打刻忘れや打刻ミスをした場合の打刻申請方法（PC / モバイル）
• 【従業員画面】スケジュール変更 / 休暇取得の申請方法（PC / モバイル）
• 勤怠を締める方法 / 締めを解除する方法

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