契約書を紙で取り交わすと、印刷して相手に渡し、署名済みの書類を回収し、ファイルに綴じて保管する――といった作業が積み重なっていきます。あとから必要な書類を探すのに手間がかかることもあるかもしれません。一方で、店舗や訪問先、入社時などその場で相手と顔を合わせる契約では、「今ここで紙に署名してもらうほうが早い」と感じることもあります。KING OF TIME 電子契約では、そうした対面の契約もその場でPC・タブレット上で締結できる「対面契約」機能を追加しました。
本記事では、紙の契約を電子化するメリットと、新機能の活用方法を紹介します。
この記事でわかること
- 紙の契約を電子化すると、契約業務がどう変わるか
- 「対面契約」をどのような場面で活用できるか
-
対面契約を行うときの基本的な流れ
目次
- 紙の契約書を電子化すると何が変わる？
- 対面でも電子契約を使える KING OF TIME「対面契約」
- 「対面契約」を活用できる4つのシーン
- KING OF TIME「対面契約」の特徴
- KING OF TIME 電子契約で対面契約を行う手順
- よくある質問
- お役立ちコンテンツ
紙の契約書を電子化すると何が変わる？
紙の契約書では、契約書を印刷して相手方へ渡し、署名・押印後に回収して保管します。郵送する場合には、発送や返送の対応も必要です。
KING OF TIME 電子契約では、電子化に対応できる契約について、作成・送付・署名・保管といった一連の手続きを電子上で進められます。そのため、印刷や郵送、紙のファイリングなど、紙を扱うために行っていた業務を見直せます。
また、電子化のメリットは「締結するとき」だけではありません。KING OF TIME 電子契約では、締結した書類を電子上で管理できるため、契約後に紙のファイルから書類を探すといった管理方法も見直せます。
ご注意
契約書や書類の種類によっては、電子化や交付方法について個別の法令上の要件があります。すべての紙書類を一律に電子化できるわけではありません。対象となる書類の要件を確認したうえで利用してください。
対面でも電子契約を使える KING OF TIME「対面契約」
KING OF TIME 電子契約の「対面契約」は、契約相手と同じ場所で、書類作成者のPCまたはタブレットを使って、その場で電子手書きサインを受けられる機能です。
従来のメール署名では、相手方アカウントを作成し署名依頼メールを送り、相手方自身の端末から契約内容を確認して署名してもらいます。
一方、今回リリースした「対面契約」では相手方にその場でPC・タブレットを渡して署名してもらいます。メールアドレスやKING OF TIME 電子契約の相手方アカウントは必要ありません。
項目 |
紙での対面契約 |
メール署名 |
対面契約 |
|---|---|---|---|
| 相手方への依頼 | 紙を渡す | メールで送信 | その場で端末を渡す |
| メールアドレス | 不要 | 必要 | 不要 |
| 署名に使うもの | 紙・筆記具など | 相手方自身の端末 | 書類作成者のPC・タブレット |
| 締結後 | 紙で管理 | 電子上で管理 | 電子上で管理 |
店舗や訪問先などで相手方が目の前にいる場合でも、メールで署名を依頼する必要がありました。「対面契約」では、こうした場面でもメールを送らず、対面したまま手続きを進められます。
「対面契約」を活用できる4つのシーン
「対面契約」は、これまで紙が残りやすかった対面での契約を電子化したい場合に活用できます。
【1】入社時の契約
新入社員の入社日に、雇用契約書等の内容を対面で確認し、その場で署名してもらうケースです。
入社時点では、従業員の業務用メールアドレスがまだ発行されていないこともあります。こうした入社時の書類手続きを、対面したまま進めたい場合に活用できます。
【2】店舗・窓口での契約
店舗や窓口でサービス内容を説明し、その場で契約してもらうケースです。
サービス内容を対面で説明し、その流れで契約手続きを進めたい場合に活用できます。
【3】訪問先での契約
営業担当者が顧客先を訪問し、契約内容を説明したうえで、業務委託契約や発注書等を締結するケースです。
紙の契約書を持参し署名後に回収する、または後日電子契約を利用してメール送付する運用に加え、PC・タブレットを使ってその場で電子契約を行う選択肢を持てます。
【4】対面契約とメール署名が混在する契約
社内の承認者は離れた場所にいて、取引先とは対面しているなど、署名者によって状況が異なるケースです。
たとえば、社内承認者：メール署名 → 訪問先の相手方：対面契約 → 社内承認者：メール署名という流れです。遠隔で署名する人と対面で署名する人が混在する場合でも、対面する相手だけ紙に切り替えることなく、同じ電子契約上で手続きを進められます。
KING OF TIME「対面契約」の特徴
【1】相手方のメールアドレスがなくても利用できる
対面契約者は氏名を登録して利用します。署名依頼メールを送信しないため、相手方のメールアドレスを入力する必要はありません。また、対面契約者がKING OF TIME 電子契約のユーザーアカウントを持っている必要もありません。
【2】PC・タブレットで電子手書きサインを受けられる
書類作成者のPC・タブレットを相手方へ渡し、契約書の内容を確認してもらったうえで、画面上に電子手書きサインを入力してもらいます。
書類の設定に応じて、フリーテキストやチェックボックスへの入力も可能です。契約内容をその場で説明しながら署名まで進められます。
【3】メール署名と対面契約を組み合わせられる
署名者ごとに「メール署名」「対面契約」を設定できます。
社内の承認はメールで進め、顧客や取引先との対面部分だけ「対面契約」にするといった使い分けができます。
【4】署名済み書類の控えをQRコードで渡せる
署名済み書類の控えは、書類作成者が表示するQRコード（※）を対面契約者自身のスマートフォンなどで読み取ることで取得できます。紙の控えを印刷して渡す方法だけでなく、電子データでその場で受け取ってもらうことができます。
※QRコードは株式会社デンソーウェーブの登録商標です。
KING OF TIME 電子契約で対面契約を行う手順
「対面契約」は、機能種別が「契約締結」の書類で利用できます。対面契約の開始・署名にはPCまたはタブレットを使用します。
ご注意
スマートフォンから対面契約を開始することはできません。署名済み書類の控えを受け取る際のみスマートフォンを利用できます。
基本的な流れは次のとおりです。
署名方法を設定 → サイン位置を設定 → 書類を送信 → 端末を渡して署名 → 控えを案内 → 締結後の書類を確認
1. 署名者の署名方法を「対面契約」にする
新規書類作成の「書類情報入力」画面で署名者を追加し、署名者ごとに署名依頼方法を設定します。
署名依頼方法は「メール署名」が初期設定になっているため、対面で署名してもらう相手について「対面契約」に切り替えます。「対面契約」を選択すると、メールアドレスの代わりに「対面契約者氏名を入力」欄が表示されるので、署名する方の氏名を入力してください。
2. 電子手書きサインの位置を設定する
「印影配置」画面で対面契約者を選択し、PDF上の署名してもらう位置に「電子手書きサイン」をドラッグ＆ドロップします。
対面契約者には、次の入力項目を設定できます。
- 電子手書きサイン
- フリーテキスト
- チェックボックス
電子手書きサインは、対面契約者1名につき1か所設定します。フリーテキストやチェックボックスは、書類の内容に応じて複数設定できます。
対面契約者がいる場合は、すべての対面契約者について「電子手書きサイン」の位置を設定すると、次の画面へ進めます
3. 書類を送信して対面契約を開始する
書類内容を確認して「送信」します。
対面契約者を1名以上含む書類を送信すると、書類作成者には対象書類のURLを記載した通知メールが届きます。たとえば、社内のPCで書類を作成しておき、店舗や訪問先で別のPC・タブレットから対象書類を開く場合、このメールから書類詳細画面へアクセスできます。
対面契約は、設定した署名順に沿って進みます。
補足
現在の署名順が対面契約者になると、書類詳細画面に「対面契約を開始」ボタンが表示されます。対面契約者より前にメール署名者が設定されている場合は、その署名者の署名が完了するまで対面契約は開始できません。
4. 端末を相手方に渡して署名してもらう
書類詳細画面で「対面契約を開始」を選択すると、端末引き渡し画面が表示されます。
書類名と署名する方の氏名を確認したら、PC・タブレットを相手方へ渡し、「署名画面へ進む」から署名を開始します。
相手方は契約書の内容を確認し、設定されている項目に入力します。電子手書きサインのほか、書類によってはフリーテキストやチェックボックスへの入力も行います。
すべての必須項目を入力すると「署名」を選択できるようになり、署名すると書類作成者の書類詳細画面へ戻ります。
電子手書きサイン入力画面
補足
契約内容に修正が必要な場合は、署名画面から書類を差し戻すこともできます。詳しい操作方法はこちらをご確認ください。
5. 締結状況を確認し、相手方へ控えを案内する
署名後は書類詳細画面で締結状況を確認します。
後続の署名者がいる場合は、設定した署名順に沿って手続きを進めます。すべての署名が完了すると締結済みとなります。
対面契約が完了した署名者には、書類詳細画面にチェックマークとQRコードのアイコンが表示されます。QRコードのアイコンを選択すると「署名済み書類の控え」をダウンロードするためのQRコードが表示されます。対面契約者が自身のスマートフォンでQRコードを読み取ることで、署名済み書類の控えをダウンロードできます。
書類詳細画面
署名済み書類の控え
ご注意
QRコードは書類の作成者にのみ表示されます。対面契約者には署名完了メールが送信されないため、書類作成者は必ず対面契約者にQRコードを提示してください。QRコードからアクセスする署名済み書類のダウンロードURLの有効期限は32日間です。
6. 締結後の署名情報を確認する
対面契約が完了すると、書類詳細画面から署名済み書類や署名日時を確認できます。
署名完了証明書にも署名方法が記録され、対面契約を行った署名者については「対面契約（電子手書きサイン）」と記録されます。メール署名者と対面契約者が混在している場合も、それぞれの署名方法を署名完了証明書から確認できます。
このように「対面契約」では、その場で電子手書きサインを受けるだけでなく、署名後の書類や署名日時、署名方法まで電子上で確認できます。紙で契約書を回収・保管する運用から、締結後の確認・管理まで含めた電子化につなげられます。
よくある質問
Q. 紙の契約書を電子契約にすると何が変わりますか？
A. 対応する契約について、作成・送付・署名・保管を電子上で進められるため、印刷や郵送、紙のファイリングなどの業務を見直せます。
Q. KING OF TIME 電子契約の「対面契約」とは何ですか？
A. 契約相手と対面している場面で、書類作成者のPCまたはタブレットを使い、その場で電子手書きサインを受けられる機能です。
Q. 紙で行っている対面契約はすべて電子化できますか？
A. すべての契約を一律に電子化できるわけではありません。契約書・書類によっては電子化や交付方法に法令上の要件があるため、対象書類を確認してください。
Q. 対面契約では相手方のメールアドレスが必要ですか？
A. いいえ。対面契約者は氏名を登録して利用するため、メールアドレスは必要ありません。
Q. 相手方はKING OF TIME 電子契約のアカウントが必要ですか？
A. いいえ。対面契約者がKING OF TIME 電子契約のユーザーアカウントを持つ必要はありません。
Q. スマートフォンで対面契約できますか？
A. 対面契約の開始・署名にはPCまたはタブレットを使用します。スマートフォンは、署名済み書類の控えをQRコードから取得する際などに利用できます。
Q. メール署名と対面契約を1つの書類で併用できますか？
A. はい。署名者ごとに「メール署名」「対面契約」を設定し、設定した署名順に沿って手続きを進められます。
Q. 対面契約をした後、相手方は署名済み書類をどのように受け取りますか？
A. 対面契約者の署名が完了すると、書類作成者の書類詳細画面にQRコードアイコンが表示されます。相手方自身のスマートフォンでQRコードを読み取り、署名済み書類の控えをダウンロードできます。
Q. 雇用契約にも対面契約を利用できますか？
A. はい、可能です。新入社員の入社時に、雇用契約書などの内容を一緒に確認し、その場で署名してもらうといった活用ができます。相手方のメールアドレスを登録する必要がないため、業務用メールアドレスがまだ発行されていない場合にも利用できます。KING OF TIME 人事労務を利用して雇用契約書を作成する場合はこちらもご参照ください。
なお、労働条件の明示には法令上の要件があります。対象となる書類や交付方法が要件を満たしているかをご確認ください。
Q. 対面契約で署名した日時や署名方法は後から確認できますか？
A. はい。書類詳細画面で署名情報を確認でき、署名完了証明書にも署名方法が記録されます。
お役立ちコンテンツ
今回ご紹介した「対面契約」やKING OF TIME 電子契約について、詳しい設定・操作方法は関連コンテンツをご参照ください。
- 「KING OF TIME 電子契約」の機能紹介
- 「KING OF TIME 電子契約」の利用開始方法
- 対面契約の利用方法
- KING OF TIME 電子契約 活用例
- KING OF TIME 人事労務の従業員情報を使用した書類の作成方法