源泉徴収票のアップロード方法を解説します。
※源泉徴収票の全社員一括出力、CSVやエクセル形式でのエクスポートには対応していません。
※「全ての管理権限」または「源泉徴収票発行」の権限が付与されている管理グループの管理者だけが可能な操作です(詳細はこちら)。
目次
【手順1】PDFファイルの準備
1. お使いの給与計算システムなどから、源泉徴収票を以下の形式で出力します。
- PDF形式で出力します。
- 個人番号(マイナンバー)を印字しない形で出力します。
- 本人用と税務署提出用を出力し、本人には右側を利用します。
- A4サイズ以外のPDFも使用可能です。
※源泉徴収票の出力に関するご不明点は、お使いの給与計算システムのサポートセンターにお問い合わせください。
参考
・KING OF TIME 給与からのPDF出力
KING OF TIME 給与で年末調整機能を利用している場合、KING OF TIME 給与から源泉徴収票を出力できます。詳細は、こちらの記事をご参照ください。
・弥生給与(やよいの給与計算)からのPDF出力
弥生給与(やよいの給与計算)では「給与所得の源泉徴収票」(税務署提出用)および「給与支払報告書(個人別明細書)」の印刷画面で[個人番号を印字]欄のチェックを外すことで、マイナンバーを印字しないファイルが出力できます。
詳しくは以下のサイトをご参照ください(外部サイト:弥生給与 サポート情報)。
2. 源泉徴収票のPDFファイルに対して、ファイル名を1名分ずつ以下のように設定します。
「従業員コード」+「#」+「○○(従業員名、年度など任意の文字列)」
※「#」は半角を使用してください。
例えば、従業員コードが「1001」の場合、ファイル名を「1001#人事太郎.pdf」、「1001#人事.pdf」、「1001#令和〇年.pdf」などと設定します。
【手順2】源泉徴収票のアップロード
1. 管理画面 > 業務一覧 >[源泉徴収票発行]をクリックします。
2. アップロード画面が表示されます。【手順1】で用意した源泉徴収票のPDFファイルを、ドラッグアンドドロップまたは[ファイルを追加]で選択します。複数のファイルを同時にアップロードできます(最大500件)。
3. [PDFをアップロード]をクリックします。
エラーが表示される場合
以下が正しく指定されているかどうかをご確認ください。
- ファイル形式が「PDF」である
- ファイル名が「従業員コード#〇〇(任意の文字列)」となっている
- ファイル容量が1ファイルあたり1MB以下である
- ファイル数が500件以下である
- 「源泉徴収票発行」の権限が付与された管理者が、権限を割り当てられていない部署や役職の従業員をアップロードした場合
4. [次へ]をクリックします。
5. 源泉徴収票のタイトル、対象年、公開日、公開時刻などを指定し、[次へ]をクリックします。
過去の日時を設定した場合の挙動
「公開日」「公開時刻」に過去の日時を設定した場合、設定操作を行った翌日の0:00にメール配信されます。
例えば、2021年1月26日に以下の配信設定を行った場合、
- 支給日:2021年1月25日
- 公開時刻:7:00
2021年1月27日の0:00にメール配信されます。
6. 配信対象者の一覧が表示されます。「PDF」リンクから源泉徴収票のプレビューを確認できます。問題なければ[保存]をクリックします。
ポイント
指定した公開日時に源泉徴収票が公開され、対象従業員にメール通知されます。送信先はKING OF TIME 勤怠管理に登録したメールアドレスです。従業員画面での閲覧方法はこちらの記事をご参照ください。
ご注意
通知メールは、メールアドレス検証を経て有効化したメールアドレスだけに送信されます。
未検証または有効期限が切れたメールアドレスには送信されませんのでご注意ください。
詳細はこちらをご参照ください。
補足:アップロードした源泉徴収票の確認 / 編集方法
アップロードした源泉徴収票を、管理画面で確認 / 編集する方法はこちらの記事をご参照ください。