休暇の有効期限が迫っているときに通知する方法(休暇失効通知)

休暇の有効期限が迫っているときに、対象従業員と指定した管理者にメール通知できます。事前設定の方法を解説します。

 

ご注意
「メールアドレス検証機能」でメールアドレスが未検証の場合や、有効期限が切れた場合には通知メールが届かなくなりますので、ご注意ください。

「メールアドレス検証機能」について詳細はこちらをご参照ください。

 

目次

 

前提

暇に有効期限が設定されていることが前提です。有効期限の設定方法はこちらの記事をご確認ください。

 

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設定方法

1. 設定 > その他 > [通知設定] > 画面左上の「休暇失効通知」をクリックします。

 

2. 以下の項目を設定して[対象選択]をクリックします。

 

項目 説明
通知タイミング設定 チェックをオンにし、通知時刻を設定します。
※「09:00」「09:30」はサーバー負荷軽減のため選択できません。
※日本時間にのみ対応しています。日本時間以外のタイムゾーンには未対応です。
通知1~3 通知するタイミングを設定します。3回まで通知できます。

 

【例】 「有休」 有効期限: 2018 / 10 / 01 ~ 2020 / 09 / 30

失効通知は「 30 日前」で設定。
→ 通知は、2020 / 09 / 01 に届く。

 

3. 切り替わった画面で、[+新規登録]をクリックします。

 

 

4. 以下の項目を設定して[登録]をクリックします。

 004.png

 

項目 説明
対象所属 通知を行なう対象の所属を選択します。複数の所属を選択可能です。
雇用区分 通知を行なう対象の雇用区分を選択します。複数の雇用区分を選択可能です。
従業員へのメール通知 従業員へ通知するかどうかを選択します。
管理者へのメール通知

通知を行なう管理者を選択します。複数の管理者を選択可能です。

 

ポイント
管理者への通知は、[選択]をクリック後すると以下の画面が表示され、どの管理者へ送るのかも設定できます。通知先の管理者は複数選択可能です。

 

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通知メールの内容

・従業員に届くメール

 

・管理者に届くメール

 

 

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補足

通知対象選択は、複数設定が可能です。

 

例えば、「管理者への通知は全従業員分送りたい。しかし従業員本人への通知は特定の所属のみ行いたい」場合、以下のように設定します。

 

1. まず、「全従業員分の通知を管理者に送る」ための通知対象設定を行います。

 

「条件」 > 「対象所属/雇用区分」は「全て」を選択。

この時、「アクション」 > 「従業員へのメール通知」は「通知しない」を選択し、「管理者へのメール通知」では通知先の管理者を選択します。

 

2. 次に、「特定の所属の従業員本人へ通知を送る』ための通知対象設定を行います。

 

「条件」 > 「対象所属」で「特定の所属」を選択。

「アクション」 > 「従業員へのメール通知」は「通知する」を選択し、「管理者へのメール通知」は先程と同様に通知先の管理者を選択します。

 

3. 「休暇失効通知対象設定」の画面に戻ると、以下の並び順になっています。

 

「通知対象設定」は優先度の​上から順にチェックして従業員の所属・雇用区分が合致したものが適用されます。そのため、優先度の並び順は、詳細に設定している「通知対象設定」(例 所属を絞っている、雇用区分を絞っている 等)を上に移動させる必要があります。優先度の並び順は、左側にある「 ∧ 」「 v 」で移動できます。

 

(2) の「 ∧ 」をクリックし移動させ、[優先度を保存]で確定します。

 

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